10 Regeln für ein effektives Zeitmanagement

Es gibt meinen Weg und es gibt deinen Weg, aber den Weg, den gibt es nicht. Nietzsche

Im Zeitmanagement gibt es nicht wirklich eine Methode, die für jeden Persönlichkeitstypen oder jede Arbeitsumgebung passend ist. Jahrelang galten die klassischen Methoden als die einzig wahren. Die Arbeitswelt hat sich gewandelt und nicht zuletzt durch den technischen Fortschritt ist eine große Beschleunigung zu spüren.

Zeit lässt sich nicht wirklich „managen“, denn sie verrinnt unaufhörlich, egal was wir tun. Wir können nur versuchen, sie effektiver zu nutzen, um damit unsere „To Dos“ schneller und effektiver zu erledigen und am Ende mehr Zeit für uns zu haben.

Ohne Tipps und Regeln geht das bei den meisten nicht. Hier habe ich einige zusammen gestellt – suchen Sie sich aus, welche zu Ihnen passen. Natürlich sind die meisten bekannt – denn auch beim Thema Zeitmanagement gibt es nichts wirklich Neues, dennoch macht es hin und wieder Sinn, sich einige Regeln in Erinnerung zu rufen.

1. Zielen

Wie beim Schießen mit Pfeil und Bogen sollte man auch bei allen anderen Vorhaben zuerst zielen! Richten Sie Ihr tägliches Tun an Ihren eigenen Zielen aus. Ist Ihr Ziel, demnächst die Karriereleiter um eine Stufe nach oben zu erklimmen, dann sollte all ihr Handeln strategisch danach ausgerichtet sein. Wollen Sie bis zum Ende des Jahres einen Marathon schaffen, dann sind auch hier Ihre Aktivitäten zielgerichtet.

2. Vorbereiten

Dies ist zwar eine „klassische“ Zeitmanagement Regel – dennoch erleichtert sie den Tageseinstieg immens: Planen Sie am Abend den nächsten Tag schriftlich, aber lassen Sie einen Zeitpuffer für Unerwartetes! In der Regel sollte man max 60% der zur Verfügung stehenden Zeit verplanen.

3. Prioritäten setzen

Auch ein Klassiker: Wichtiges zuerst tun – Unwichtiges lassen! Hierzu gibt es die Eisenhower Matrix oder die ABC Analyse. Klar, die sind den meisten bekannt. Dennoch: Wie oft erwischen Sie sich dabei, wie Sie gerade etwas total Unwichtiges oder nicht Dringendes tun? Wie oft entdeckt man bei der Internet-Recherche interessante verwandte Themen und Links, denen man folgt…. Und schon sind 15 Minuten vergangen. Fragen Sie sich immer „Tue ich in diesem Moment das wirklich Dringende/Wichtige? Vorsicht auch vor der Tyrannei der Dringlichkeit! Nicht alle dringenden Dinge sind wirklich wichtig!!

4. Zusammenfassen

Diese Regel fällt in den Bereich Arbeitstechniken: Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen und arbeiten Sie sie im Block ab, auch Telefonate, Beantwortung von Mails, etc! lassen sich bündeln.

5. Vereinfachen

Teilen Sie komplexe oder schwierige Aufgaben in kleine Schritte auf. Um den Überblick zu behalten, legen Sie für die einzelnen Schritte dann eine Reihenfolge und die Erledigungstermine fest!

6. Andere tun lassen

Nicht alles müssen Sie (selbst) machen. Überlegen Sie beim Delegieren: Was soll gemacht werden? Wer könnte es tun/hat die Kompetenz und die Ressourcen? Warum soll es überhaupt erledigt werden? Wie soll das Ergebnis aussehen? Bis wann muss es fertig sein?

Üben Sie Nein-Sagen und wehren Sie Ihre Zeitdiebe freundlich ab. Kollegiale Unterstützung ist lobenswert, überlegen Sie dennoch, ob die gewünschte Hilfe in Ihren Zeitplan passt. Wenn nicht – lehnen Sie ab!

7. Abschirmen

Um effektiv Dinge abzuarbeiten, richten Sie sich störfreie Zeiten ein. Tragen Sie sich diese als Termin in Ihren Kalender und halten Sie diese auch ein!

8. Rücksicht nehmen

Die lieben Meetings und Termine – die Zeitfresser Nummer eins! Für Ihre eigenen Termine und Meetings versuchen Sie, keine Termine zu verschieben, sich nicht zu verspäten und nicht zu Überziehen! Die wichtigste Frage vorab ist sicherlich: Ist dieses Meeting überhaupt notwendig? Was ist das Ziel bzw. was soll das Ergebnis sein und wie viel Zeit wird benötigt?

9. Telefonieren

Häufig ist Telefonieren die schnellste Methode eine Frage zu klären. Ist dies Sache komplexer, passt ein spontaner Anruf nicht immer gut. Vereinbaren Sie hierfür vorab einen Telefon bzw. Gesprächstermin oder fragen Sie Ihren Gesprächspartner, wann Sie nochmals anrufen können.

10. Erfolge genießen

Ist eine Sache erfolgreich erledigt, stürzt schon die nächste auf uns ein. Meist erledigen wir ohnehin verschiedene Dinge gleichzeitig. Umso wichtiger ist es, Erledigtes als Erfolg wahr zu nehmen! Halten Sie einen Moment inne und belohnen sich selbst und andere, die am Erfolg beteiligt waren.

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