18-Minuten-Regel

Ein schneller Check der Mails, ein kurzes Gespräch mit der Kollegin, schnell mal zwischendurch die eine Akte zu Ende bearbeiten – und schon endet der Arbeitstag. Man stell sich die klassische Frage, wo eigentlich die ganze Zeit geblieben ist. Warum fällt es uns so schwer, dauerhaft effizient und erfolgsorientiert zu arbeiten? Eine klare Antwort gibt der US-Autor Peter Bregman. Seiner Meinung nach lassen sich nicht zufriedenstellende Arbeitsergebnisse in der Regel auf eine im Grunde einfache Ursache zurückführen. Seiner Ansicht nach gelingt es den meisten Berufstätigen im Alltag nicht, die richtigen Prioritäten zu setzen. Um dieses Problem erfolgreich zu lösen, entwickelte Bregman ein zugleich simples wie geniales Konzept: die 18-Minuten-Regel.

Was hat es mit der 18-Minuten-Regel auf sich?

18 Minuten sollen ausreichen, um von jetzt auf gleich seine Zeit effektiv zu nutzen und am Abend mit einem zufriedenen Lächeln den Bildschirm zuzuklappen? Was sich komplex anhört, funktioniert in der Praxis nach einfachen Regeln. Im Gegensatz zu vielen anderen Zeitmanagement-Konzepten nimmt Bregman dabei nicht nur einen Tag in den Blick. Stattdessen fokussiert er das große Ganze. Wer jeden Tag 18 Minuten investiert, verbessert seine Prioritätensetzung grundlegend – und kann damit seine Potenziale voll ausschöpfen.

Wie sieht die 18-Minuten-Regel im Alltag aus?

Bregmans Ansatz beinhaltet drei wesentliche Komponenten, die Sie in Ihren Büroalltag einfach integrieren können. Los geht es noch vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn mit 5 Minuten, in denen Sie sich voll und ganz der Planung des Tages widmen. Welche Aufgaben müssen heute unbedingt erledigt werden? Welche Termine sind bereits im Vorfeld festgelegt und daher unumgänglich? Sind Störungen zu erwarten und wie möchten Sie damit umgehen? Wer diese Faktoren bedenkt, geht laut Bregman zielgerichtet an die Arbeit. Somit nutzt er gerade die besonders produktive erste Arbeitsphase effektiv.

Eine Stunde ist um? Nun folgt der sich ständig wiederholende Punkt 2 des Programms. Einmal in der Stunde nehmen Sie sich über den Tag verteilt jeweils circa eine Minute Zeit, um über die vergangenen 60 Minuten zu reflektieren. Haben Sie die Stunde wie gewünscht genutzt? Was können Sie im kommenden Abschnitt besser machen? Bei einem 8-stündigen Arbeitstag ergeben sich auf diese Weise insgesamt acht Minuten für die kurzen Zwischenreflexionen.

Punkt 3 des Konzeptes umfasst schließlich die letzten fünf der 18 Minuten. Zum Ende des Arbeitstages nutzen Sie diese Zeitspanne, um die Geschehnisse der vergangenen Stunden noch einmal zusammenfassend zu reflektieren. Neben dem Blick auf das, was am nächsten Tag ansteht und noch getan werden muss, ist dabei auch Aufmerksamkeit für das Erreichte zentral. Rufen Sie sich Ihre Fortschritte ins Gedächtnis und genießen Sie anschließend den wohlverdienten Feierabend!

Worauf beruht der Erfolg der 18-Minuten-Regel?

Kennen Sie das Problem mit Aufgaben, die Sie regelmäßig hinauszögern, sodass der Berg im Laufe der Zeit immer höher und höher wird? Verbringen Sie einen Großteil Ihrer Zeit mit alltäglichen Aufgaben, die viel Mühe kosten, aber wenig Ertrag bringen? Mit der 18-Minuten-Regel lässt sich diesen beiden Zeitfallen wirksam vorbeugen. Statt nach kurzfristigen Erfolgen zu streben und dabei das große Ganze aus den Augen zu verlieren, verfolgen Sie mithilfe der 18 Minuten täglicher Selbstreflexion langfristige Ziele und erreichen diese auf kontinuierlichem Weg.

Die 18-Minuten-Regel in der Praxis

Müssen es nun tatsächlich die exakten 5 Minuten oder die 1 Minute zwischendurch sein? Eindeutig nein. Im Kern besagt die 18-Minuten-Regel, regelmäßig, wenn möglich mehrmals am Tag, das eigene Handeln zu hinterfragen und auf der Basis dieser Analyse für die Zukunft Prioritäten zu setzen. Weniger entscheidend als die Dauer der Reflexion ist die bewusst selbstkritische Auseinandersetzung mit den Dingen, mit denen Sie Ihre Zeit füllen. Getreu dem Motto: „Die Zeit lässt sich nicht zurückholen“ gelingt es mit dem Konzept, bewusster zu handeln – und damit den eigenen Zielen tatsächlich näher zu kommen.