Die Ivy-Lee-Methode: Mehr Effizienz bei der Arbeit

Im Büro wachsen auf dem Schreibtisch Papierberge und privat wachsen einem die Aufgaben über den Kopf. Es gibt Zeiten, da bricht vollkommen das Chaos aus. Es ist Land unter und man greift nach jedem vermeintlich rettenden Strohhalm. Der Kalender quillt über vor Einträgen, es werden noch und nöcher To-Do-Listen erstellt und es wird an jeder Ecke gearbeitet, doch am Ende sieht es so aus, als wäre überhaupt kein Fortschritt zu verbuchen.

Wer sich jetzt denkt, das treffe auf seine derzeitige Situation zu, sollte sich unbedingt mit der Ivy-Lee-Methode auseinandersetzen. Sie bietet die Möglichkeit, die anfallenden Aufgaben effizient zu lösen, und ist noch dazu in der Anwendung denkbar einfach. Man muss nur einen Plan mit fünf Punkten befolgen. Wer hingegen (aktuell) nicht wirklich unter Stress leidet, kann die Methode somit für eine Effizienzsteigerung im Rahmen der gegebenen Arbeit nutzen oder sie sich schlicht für später vormerken.

Was ist die Ivy-Lee-Methode?

Benannt nach dem auch als Unternehmensberater tätig gewesenen Publicity-Experten Ivy Lee sieht seine Methode den folgenden Ablauf vor:

  • Zuerst werden sechs Aufgaben für den morgigen Tag notiert.
  • Die Aufgaben bekommen Prioritäten beigemessen und sie werden dementsprechend sortiert.
  • Am nächsten Tag startet man mit der Aufgabe 1. Es gibt keine Ausreden, kein „noch eben schnell etwas Anderes checken“.
  • Sobald die Aufgabe erledigt ist, werden die bevorstehenden Aufgaben kontrolliert.
  • Hat sich etwas an deren Priorität geändert? Ist unter Umständen zwischenzeitlich eine enorm wichtige Aufgabe dazu gekommen oder hat sich eine andere von selbst erledigt? Notwendige Änderungen werden in die Liste eingearbeitet.
  • Die nächste Aufgabe der aktualisierten Liste ist an der Reihe.

So geht es weiter bis zum Ende des Tages. Dann wird für den bevorstehenden Tag wieder eine Liste nach diesem Schema erstellt und entsprechend abgearbeitet.

Was ist bei der Anwendung zu beachten?

Auch die beste Technik nützt wenig, wenn sie nicht richtig angewandt wird. Die nachfolgenden Tipps sind aber keine speziellen Besonderheiten der Ivy-Lee-Methode, sondern sind grundsätzlich im Zeitmanagement zu beachten:

  • Aller Anfang ist schwer, aber es ist wichtig, den ersten Schritt überhaupt erst zu machen. Wenn jemand nur halbherzig an eine Sache herangeht, braucht er sich am Ende nicht über mangelnde Ergebnisse zu wundern.
  • Konsequent bleiben: wenn bei der Abarbeitung alte Verhaltensmuster wieder hervortreten und nebenher E-Mails gecheckt und aktiv in Gruppenchats mitdiskutiert wird, dann sinkt die Produktivität wieder. Die Konzentration leidet und folglich auch die Ergebnisse. Fokus und Konzentration sind wichtig!
  • Realistische Aufgabenstellung. Bei der Zusammenstellung und der Sortierung von Aufgaben sollte man realistisch bleiben. Wenn an erster Stelle etwas wie „die Welt retten“ (gerne auch „Verzehnfachung des Umsatzes/der Ausbringungsmenge innerhalb eines Tages“) steht, dann wird jede Methode scheitern. Manche Ziele lassen sich nicht mit nur einem Schritt erreichen. Ebenso wenig darf man sich in belanglosen Bagatellen verlieren.

Zusammenfassung

Die Ivy-Lee-Methode hilft, die Zeit im (Berufs-)Alltag besser einzuteilen und effektiver zu arbeiten. Sie ist einfach in der Handhabe und vielleicht ist das ja das entscheidende Argument, das dafür spricht: Alles, was benötigt wird, sind fünf Minuten Zeit, ein Stift und ein Blatt Papier.

Es werden sechs Aufgaben für den nächsten Tag notiert und hinsichtlich ihrer Priorität geordnet. Am nächsten Tag wird mit der wichtigsten Aufgabe mit der Nummer 1 begonnen. Sobald diese fertig ist, kann die Liste aktualisiert werden. Am Ende des Tages gibt es eine neue Liste.

Die Methode von Ivy Lee ist es definitiv Wert, ausprobiert zu werden. Charles M. Schwab, der Präsident von Bethlehem Steel, zahlte seinerzeit Lee für die Beratung 25.000 Dollar, eine beachtliche Summe für das Jahr 1918. Wer also nach einer Möglichkeit sucht, dem ausufernden Wust von Aufgaben effizient zu begegnen, sollte die erprobte Ivy-Lee-Methode nicht verschmähen.

Abbildung: #181198591 | © mast3r – fotolia.com

  • Marion Schomacher

    Die Inhaberin der Website upgreat.de

    Marion Schomacher ist Geschäftsführerin von UPGREAT®. Als BDVT zertifizierte Trainerin, Beraterin und Coach hat sie sich nicht nur auf Business-, Führungskräfte- und Karriere-Coaching spezialisiert, sondern bietet auch Seminare und Workshops zu Themen wie Kommunikation, Konflikt-Management, Softskills, und Teamentwicklung. Sie verfügt über langjährige Führungserfahrung in einem international agierenden Umfeld.   

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