Intelligentes Zeitmanagement

Intelligentes Zeitmanagement – Der Weg zu mehr Freiheit und Lebensqualität. Die fortschreitende Technisierung unseres Alltags vereinfacht zwar einerseits viele Prozesse und Abläufe, wirft aber andererseits zahlreiche Probleme auf. Denn durch Smartphones, Tablets, Notebooks etc. können wir uns immer und überall auf dem Laufenden halten, ignorieren dabei aber oft die Tatsache, dass diese Informationen auch ver- und bearbeitet werden müssen. Ein weiterer Nebeneffekt ist, dass oftmals eine umgehende Reaktion auf eingehende Nachrichten erwartet wird. Dies ist längst nicht mehr eine „Unart“ der Kollegen, sondern auch Familie und Freunde neigen dazu, den Druck durch eine weitere kurze Nachfrage zu erhöhen. Denn wer hat nicht fast durchgehend seine kleinen technischen Spielzeuge griffbereit neben sich liegen?

Stop and Go behindert den Arbeitsprozess

Um allen Erwartungen gerecht zu werden, unterbrechen viele Menschen ihre aktuelle Tätigkeit, um nur rasch auf eine E-Mail oder WhatsApp zu antworten. Dadurch wird der Gedankenfluss unterbrochen, abgelenkt und anschließend wieder auf die ursprüngliche Route zurückgeführt. Dieser Umweg kostet aber Zeit! Es ist weitaus sinnvoller seine Konzentration auf eine Aufgabe zu beschränken und erst nach deren Abschluss, eine neue Tätigkeit aufzunehmen.

Minimaler Zeitaufwand, maximaler Gewinn

Die Fähigkeit organisiert und effektiv zu arbeiten ist nicht genetisch vorprogrammiert. Jeder kann lernen, gesetzte Ziele mit minimalem Zeitaufwand zu erreichen, ohne dabei eine Qualitätsminderung seiner Leistung in Kauf zu nehmen. Den Einstieg ermöglicht Ihnen eine einfache Formel: Selbstmanagement und Organisation.

Methoden des Zeitmanagements

Prioritäten setzen nach der ABC Analyse oder der Eisenhower Matrix

Beide Methoden dienen als Stützhilfe für eine effektive Tagesplanung. Durch richtiges Gewichten der Aufgaben kann die To-Do-Liste schneller abgearbeitet werden, ohne dabei den Überblick und sich gleichzeitig in mehreren Jobs zu verlieren. So orientiert sich beispielsweise die Eisenhower Matrix an vier einfachen Oberpunkten: Wichtig und dringend; wichtig, aber nicht dringend; nicht wichtig, aber dringend; weder wichtig noch dringend.

Unterstützung gegen Zeiträuber – Parkinson’sches Gesetz und Pareto-Prinzip

Mit Hilfe des Parkinson’schen Gesetzes werden Limits definiert. Diese helfen Ihnen, sich ausschließlich auf eine Tätigkeit und dies innerhalb eines straff definierten Zeitraums zu konzentrieren. Sie benötigen Informationen über ein bestimmtes Produkt und wissen aus Erfahrung, dass Sie ca. eine Stunde für Ihre Recherche benötigen. Probieren Sie es aber mal mit nur 30 Minuten und OHNE zwischendurch einen kurzen Blick in Ihre E-Mails, auf Ihr Handy oder irgendwelche privat für Sie relevanten Infoseiten im World Wide Web zu werfen. Wie viel Zeit benötigen Sie jetzt?

In eine ähnliche Richtung geht das Pareto Prinzip. Es ist auch unter dem Begriff 80/20 Regel bekannt und stellt kurz gesagt den Zusammenhang zwischen Aufwand und Ergebnis her. Ursprünglich handelt es sich hierbei um eine vom italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto entwickelte Wahrscheinlichkeitsberechnung. Übertragen auf die Tagesgestaltung kann mit Hilfe des Pareto-Prinzips die Relation von Zeit und Leistung verbessert werden. Auch hier sind Entscheidungen gefordert. Wer nach diesem Prinzip agiert, versucht 80 Prozent der anfallenden Arbeit in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen Das funktioniert nur, wenn man sich auf die „ertragsreichen“ Aufgaben fokussiert – und nicht zu perfektionistisch ist.

ALPEN Methode

Die von Lothar J. Seiwert (dt. Redner & Autor) entwickelte Methode ermöglicht durch die Erstellung einer simplen Tabelle den Tagesablauf zu strukturieren und genau im Auge zu behalten. Dabei werden die Punkte wie folgt untergliedert:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten eintragen

• Länge/ Dauer einschätzen

• Pufferzeiten einplanen

• Entscheidungen treffen, d.h. Prioritäten setzen

• Nachkontrolle

Lernen erfolgreich zu Arbeiten

Zeitmanagement Seminare vermitteln Ihnen neben allgemeingültigen Methoden auch Wissen, wie Sie Ihren Tag individuell und nachhaltig organisieren können. Durch den richtigen Umgang mit unerwünschten Störungen, zeitintensiven Nebentätigkeiten oder persönlichen Aversionen gegen gewisse Aufgaben lernen Sie, schneller ans Ziel zu gelangen und somit mehr Freiraum für Ihre eigenen Bedürfnisse zu schaffen.


Dieser Artikel wurde veröffentlicht am 08.11.2012.
  • Marion Schomacher

    Die Inhaberin der Website upgreat.de

    Marion Schomacher ist Geschäftsführerin von UPGREAT®. Als BDVT zertifizierte Trainerin, Beraterin und Coach hat sie sich nicht nur auf Business-, Führungskräfte- und Karriere-Coaching spezialisiert, sondern bietet auch Seminare und Workshops zu Themen wie Kommunikation, Konflikt-Management, Softskills, und Teamentwicklung. Sie verfügt über langjährige Führungserfahrung in einem international agierenden Umfeld.