Meetingmanagement

Besprechnung

Meetings haben einen schlechten Ruf: Viele Mitarbeiter verbringen mehr als die Hälfte der Arbeitszeit in Besprechungen. 60 % sagen, Meetings seien nicht produktiv. Die Hauptkritikpunkte sind die Länge der Besprechungen, vage oder nicht zufriedenstellende Ergebnisse bzw. keine Ergebnisse und das Kommunikationsverhalten der Teilnehmer.

Ineffektive Meetings gehören neben unklarer Kommunikation im Team und unklarer Zielsetzung zu den Top Zeitfressern.

Die Team- und Projektbezogene Arbeitsweise erfordert in der heutigen Arbeitswelt einen erhöhten Abstimmungsbedarf. Meetings, Besprechungen, Sitzungen sind an der Tagesordnung. Umso wichtiger ist es, die Sitzungen zielgerichtet und ergebnisorientiert zu leiten. Als Leiter sind Sie für die Vorbereitung, die Methodik und die Zielerreichung verantwortlich. Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg ist eine gründliche Vorbereitung, eine souveräne Leitung sowie eine konkrete Nachbereitung Ihrer Meetings.

Unsere Checklisten helfen Ihnen dabei:

Checkliste für die Vorbereitung

  1. Dauer festlegen: Wie viel Zeit steht zur Verfügung? Wie viel Zeit will ich verwenden?
  2. Agendapunkte sammeln und auswählen
    • Grund benennen: Warum will ich den Punkt auf die Agenda setzen?
    • Priorisieren & Auswählen: Wie dringend/wichtig ist der Punkt?
  3. Ziel definieren:
    Was will ich mit dem Punkt konkret erreichen?
  4. Arbeitsschritte und Vorgehen festlegen:
    • Wie will ich den Punkt mit der Gruppe bearbeiten?
  5. Reihenfolge der Agendapunkte fest legen z.B.
  6. Teilnehmer auswählen
  7. Logistik, Raum, Technik, Verpflegung organisieren
  8. Einladungen machen Teilnahme und Vorbereitung verbindlicher

Tipps für die Durchführung Ihres Meetings

  • Nutzen Sie Kommunikationstechniken um Gespräche und Diskussionen in Gang zu bringen:
  • Leiten Sie die Diskussion indem Sie
    • Den Meinungsaustausch unter den Teilnehmern fördern
    • Alle Teilnehmer aktivieren
    • Den roten Faden in der Hand behalten
    • Reagieren Sie angemessen auf Störungen, wenn diese den Arbeitsprozess gefährden
    • Halten Sie Zwischenergebnisse, offene Fragen, neue Themen, Ideen fest, indem Sie sie für alle sichtbar

Nachbereitung

  • Was müssen Sie tun, damit die getroffenen Entscheidungen auch umgesetzt werden
  • Mit wem müssen Sie sprechen? Wen müssen Sie informieren?

Protokoll

  • Als Erinnerungsstütze für die Teilnehmer
  • Als To Do Liste/Aktionsplan
  • Als Information für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten aber betroffen sind
  • Zur Vorbereitung für das nächste Meeting

Dieser Artikel wurde veröffentlicht am 12.10.2012.
  • Marion Schomacher

    Die Inhaberin der Website upgreat.de

    Marion Schomacher ist Geschäftsführerin von UPGREAT®. Als BDVT zertifizierte Trainerin, Beraterin und Coach hat sie sich nicht nur auf Business-, Führungskräfte- und Karriere-Coaching spezialisiert, sondern bietet auch Seminare und Workshops zu Themen wie Kommunikation, Konflikt-Management, Softskills, und Teamentwicklung. Sie verfügt über langjährige Führungserfahrung in einem international agierenden Umfeld.