Kollaboratives Arbeiten

Kollaboratives ArbeitenKollaboratives Arbeiten ist in den meisten Unternehmen gut bekannt und wird allgemein begrüßt, jedoch längst nicht überall durchgeführt.

Es sind zwar verschiedene Tools und Softwarelösungen bekannt, allerdings führen viele von ihnen nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Für kollaboratives Arbeiten sind einige Voraussetzungen zu erfüllen, damit es wirklich die Produktivität eines Teams steigert.

Klare Richtlinien und methodische Vorbereitung

Es gibt wichtige Grundlagen rein technischer Natur für die Anwendung von Collaboration-Tools. Eine schnelle Internetverbindung, passende Softwaretools und leistungsfähige Computer gelten als obligatorisch.

Hier ist das größte Potenzial beim kollaborativen Arbeiten auszumachen. An dieser Stelle sind auch die größten Schwachpunkte zu finden. Für die Unternehmen ist es entscheidend, eine Einführung neuer Tools methodisch vorzubereiten. Die Mitarbeiter benötigen eine Schulung zu den Grundlagen des kollaborativen Arbeitens.

Im Rahmen dieser Schulung geht es unter anderem um folgende Fragen:

  • Welche Ziele sollen mit kollaborativen Arbeitsmethoden und Tools erreicht werden?
  • Wo liegen Vorteile für die Mitarbeiter durch kollaboratives Arbeiten im Vergleich zu bisherigen Arbeitsmethoden?
  • Welche Prinzipien und Punkte sind beim kollaborativen Arbeiten zu beachten?
  • Wie flexibel darf und kann kollaboratives Arbeiten in der Firma gestaltet werden?
  • Welche Erwartungen herrschen auf Leitungsebene in Bezug auf kollaborative Arbeiten?

Diese Fragen dienen einerseits der Orientierung von Mitarbeitern und andererseits der Planung auf Leitungsebene. Mit dieser Grundlage lässt sich das kollaborative Arbeiten vorbereiten und einführen.

Kriterien für Collaboration Tools

Es gibt eine unüberschaubare Zahl an Tools und Diensten für die Kollaboration. Die Anbieter sind unter anderem Google, Box, Dropbox, Zoho, Microsoft und 37signals. Sie versprechen durchweg erstklassige Lösungen für die kollaborative Arbeit. Die Angebotsfülle macht die Auswahl schwierig. Entscheider sollten sich möglicherweise nicht allein auf die Funktionen konzentrieren, sondern von ihren Zielen ausgehen.

Relevante Aspekte sind beispielsweise

  • die Aufgaben und Arbeiten, die ein Tool abdecken soll,
  • schon bestehende Infrastruktur und ihre Systeme,
  • die stationäre und mobile Hardware der Teams und einzelner Mitarbeiter,
  • Vertragsgestaltung bestehender Mobilfunkverträge,
  • die Systemkenntnisse der Mitarbeiter sowie
  • das langfristig zur Verfügung stehende Budget.

Aus diesen Aspekten lässt sich ein Pflichtenheft entwickeln. Es erleichtert deutlich die Auswahl des passenden Tools. Unternehmen sollten dabei auf Skalierbarkeit achten, welche das Tool zukunftssicher macht. Das beste System bringt nur zeitweise etwas, wenn es sich nicht anschließend an neue Anforderungen anpassen lässt.

Die Organisation von Teams für das kollaborative Arbeiten

Kollaboratives Arbeiten praktizieren viele Teams schon unbewusst. Sie arbeiten gemeinsam an Projekten und stimmen sich dabei intern ab. Ein Thema wird das softwaregestützte kollaborative Arbeiten, wenn das Unternehmen neue Tools und Konzepte einführt sowie deutlich flexibler die Teamarbeit organisieren möchte – beispielsweise durch Home Office Tätigkeiten. In der Vorbereitung bemerken Mitarbeiter guter Teams in der Regel, dass sie einige der vorgestellten Strategien bereits intuitiv angewendet haben. Diese schon funktionierenden Routinen lassen sich nutzen. Sie können in neue Strukturen eingebracht werden. Wenn diese klar und transparent sind sowie Zuständigkeiten und Richtlinien enthalten, bieten sie den Teammitgliedern Sicherheit und erleichtern die Einarbeitung weiterer Mitarbeiter. Klare Strukturen erleichtern zudem die Arbeit von Vorgesetzten. Die Qualitätssicherung lässt sich besser durchführen, Abläufe und Arbeitsprozesse werden nachvollziehbar.

Fazit zur Einführung von Collaboration Tools

Die Tools für kollaboratives Arbeiten erleichtern die Teamarbeit deutlich. Ihre Auswahl muss sich nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens richten. Die Teams sind optimal auf die Arbeit mit diesen Tools vorzubereiten, was am besten gelingt, wenn die Zielsetzungen und Funktionen klar kommuniziert werden. Mitarbeiter müssen die Vorteile und den Nutzen der Tools deutlich verstehen. Sie sollten in die Vorbereitung mit eingebunden werden.

Abbildung: #188200051 | ©mast3r – fotolia.com
  • Marion Schomacher

    Die Inhaberin der Website upgreat.de

    Marion Schomacher ist Geschäftsführerin von UPGREAT®. Als BDVT zertifizierte Trainerin, Beraterin und Coach hat sie sich nicht nur auf Business-, Führungskräfte- und Karriere-Coaching spezialisiert, sondern bietet auch Seminare und Workshops zu Themen wie Kommunikation, Konflikt-Management, Softskills, und Teamentwicklung. Sie verfügt über langjährige Führungserfahrung in einem international agierenden Umfeld.   

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