Personalplanung

Personalplanung

Ein wichtiger Aspekt des Human Resources Managements ist die Personalplanung. Sie ist als Teil der Unternehmensplanung ein Abbild der Ziele unternehmerischen Handelns, d.h. durch die Personalplanung lassen sich die Ziele des Unternehmens erreichen, gleichzeitig zeigt sie jedoch auch den Erfolg der vorausgegangenen Überlegungen.

Es wird zwischen zwei Formen der Personalplanung unterschieden: die strategische und die operative Variante.

Strategische Personalplanung Operative Personalplanung
Zeitrahmen Langfristig Kurz- bis mittelfristig
Maßnahmen Ausbildungen, unbefristete Stellen, Traineeprogramme Befristete Stellen, Aushilfsstellen
Vorteile
  • Langfristige Arbeitsverhältnisse fördern Identifikation mit Unternehmen
  • höhere Planungssicherheit bei Budgetierung
  • Weiterentwicklung in laufenden Prozess
  • Flexibilität bei unvorgesehenen Entwicklungen
  • vorhandenes Potenzial am Arbeitsmarkt nutzbar
Nachteile
  • Fehleranfälligkeit bei nicht zutreffenden Progrosen
  • Mitunter fehlende Konstanz im Personal
  • Know-How geht verloren
Geeignet für Mittelständische Unternehmen mit langfristigen Ambitionen Firmen im Saisongeschäft

Teilaspekte der Personalplanung

Um ein Unternehmen und dessen zu erreichende Ziele mit dem dafür notwendigen Personal zu versorgen, bedarf es verschiedener einzelner Schritte, die zusammen die Maßnahmen der Personalplanung ergeben. Um eine erfolgreiche Personalplanung durchzuführen, ist es erforderlich, Einblick in die Unternehmensstrategie zu haben und eine enge Verzahnung zwischen Personalabteilung und anderen Abteilungen zu erreichen. Auf diesem Weg ist ein effizientes Planen des für den Unternehmenserfolg maßgeblichen Personals möglich. Die Gesamtheit der Personalplanung besteht aus verschiedenen Teilaspekten:

  • Personalbestandsplanung: am Anfang eines Planungsprozesses steht die Bestandsaufnahme, die feststellt, welches Personal bereits zur Verfügung steht
  • Personalbedarfsplanung: stellt sicher, dass im aktuellen und zukünftigen Betrieb ausreichend Personal mit der geeigneten Qualifikation vorhanden ist, um die Aufgaben, vor denen das Unternehmen steht, zu bewältigen
  • Personalbeschaffung: Planen der Maßnahmen, über die geeignete Kandidaten für das Unternehmen gewonnen werden können und deren Umsetzung
  • Personalentwicklung: Planung der Fortbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, um qualifizierte Kandidaten an das Unternehmen zu binden
  • Personaleinsatzplanung: Monitoring des vorhandenen Personals mit dem Fokus auf kurzfristige Bedarfsänderungen, etwa wegen dringender Projekte oder Ausfall einzelner Arbeitskräfte
  • Personalkostenplanung: finanzielle Rahmenplanung des Personalbestands, mit der Grundlage gegebener Ausgaben, z.B. Berücksichtigung von Tariferhöhungen
  • Personalfreisetzung: Koordination von Altersteilzeitmodellen und befristeten Beschäftigungsverhältnissen

3 Stufen der Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung kann über ein 3-Stufen-Modell visualisiert werden. Die drei Stufen sind:

  1. Ermittlung der künftigen Mitarbeiterzahl
  2. Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs
  3. Ermittlung des Netto-Personalbedarfs

Im ersten Schritt wird das bestehende Personal in Kategorien eingeteilt. Dabei spricht man von qualitativer Bestandsplanung. Pro Kategorie werden dann die jeweiligen Zugänge addiert, während Abgänge subtrahiert werden. Als Ergebnis dieser Berechnungen steht der künftige Personalbedarf pro Kategorie fest.

Im zweiten Schritt wird der Brutto-Bedarf, um die Erreichung der Unternehmenssziele zu ermöglichen, ermittelt. Der Brutto-Bedarf errechnet sich aus der Addition des Einsatzbedarfs und des Reservebedarfs. Dieser wird in die Planung mit aufgenommen, um eventuelle Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit abzufedern. Bei Nicht-Berücksichtigung der Reserve bzw. mangelnder Quantität der Reserve kann das Erreichen des Unternehmensziels eventuell gefährdet werden. Die Reserve wird anhand der einzelnen Kategorien festgelegt. So besteht beim CNC-Fräser ein höheres Risiko des Arbeitsausfalls durch Betriebsunfälle als bei der Bürokraft.

Im dritten Schritt wird der Netto-Personalbedarf ermittelt. Dabei wird der ermittelte Bruttobedarf dem künftigen Mitarbeiterbestand gegenübergestellt. Diese Berechnung kann entweder zu einer Unter- oder einer Überdeckung des Bruttobedarfs kommen. Bei einer Unterdeckung, d.h. wenn der zukünftige Ist-Personalbestand nicht dem Bruttobedarf entspricht, besteht ein Ersatzbedarf. Dieser bezeichnet diejenigen Mitarbeiter, welche neu eingestellt werden müssen, um den Sollpersonalbestand der aktuellen Planungsperiode zu erreichen. Besteht ein Zusatzbedarf, müssen neue Stellen geschaffen werden.

Koordination

Die Personalplanung ist ein essenzieller Bestandteil des Personalmanagements und der Ausgangspunkt für weiterführenden Maßnahmen. Der Austausch zwischen Geschäftsführung, Abteilungsleitern und Personalmanagement stellt eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Personalplanung dar.

Die einzelnen Teilaspekte der Personalplanung sind, analog zur Organisation im Unternehmen, nicht losgelöst voneinander zu betrachten, sondern bauen aufeinander auf, ergänzen und bedingen sich gegenseitig. So ist bspw. die Koordination von Altersteilzeitmaßnahmen bereits in der Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen. Gleiches gilt auch für die finanziellen Aspekte des Personalmanagements.

Der Personalplanungsprozess ist fortlaufend, beginnt mit der Gründung eines Unternehmens und begleitet seinen Betrieb über den gesamten Zeitraum des Bestehens. Gerade deshalb ist eine gute, fundierte Personalplanung für den Unternehmenserfolg entscheidend.

Ideales Personalmanagement

Der Idealzustand im Personalmanagement würde darin bestehen, dass zu jedem Zeitpunkt die richtigen Mitarbeiter auf den richtigen Positionen installiert sind, durch Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen die Bindung ans Unternehmen gelingt und gleichzeitig der Arbeitsaustritt älterer Mitarbeiter abgefangen werden kann.

Bei krankheitsbedingten Ausfällen oder dringenden Projekten werden die vorhandenen Kräfte sinnvoll verteilt. Alle personalbezogenen Kosten sind vorausgesehen. Für Eventualitäten ist ein Freiraum in der Planung vorgesehen.

  • Marion Schomacher

    Die Inhaberin der Website upgreat.de

    Marion Schomacher ist Geschäftsführerin von UPGREAT®.
    Als BDVT zertifizierte Trainerin, Beraterin und Coach hat sie sich nicht nur auf Business-, Führungskräfte- und Karriere-Coaching spezialisiert, sondern bietet auch Seminare und Workshops zu Themen wie Kommunikation, Konflikt-Management, Softskills, und Teamentwicklung. Sie verfügt über langjährige Führungserfahrung in einem international agierenden Umfeld.