Was ist Regelkommunikation?

Regelkommunikation

Bei der Regelkommunikation handelt es sich um eine geplante, regelmäßige Form der Kommunikation, die den Informationsfluss in Unternehmen und Organisationen regelt und damit ihre Handlungsfähigkeit verbessern soll. Dabei sind die Besprechungen so weit standardisiert wie möglich. Das heißt, Zeitrahmen und Ziele des Meetings sind genau festgelegt.

Es lässt sich zwischen interner und externer Regelkommunikation unterscheiden. Die interne Regelkommunikation dient über organisierte Informationsrunden dem Austausch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten und sorgt für die optimale Gestaltung von Arbeitsabläufen. Unter externer Regelkommunikation versteht man die kontinuierliche Kommunikation mit Kunden zu verschiedenen Anlässen, etwa Firmenevents oder Newslettern.

Welche Vorteile bietet Regelkommunikation im Arbeitsleben?

Ein standardisierter Kommunikationsfluss führt zu mehr Motivation und zu einer höheren Identifikation der Mitarbeiter mit den Unternehmenswerten. Das Ergebnis sind ein besseres Arbeitsklima und eine höhere Leistungsbereitschaft beim Einzelnen.

Eine gut funktionierende Regelkommunikation ermöglicht es vor allem Führungskräften, Informationen und Feedback zu verschiedenen Handlungsfeldern zu erhalten. Dabei geht es nicht nur um fachliche Fragen, sondern auch solche der Zusammenarbeit und die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Der Aufbau einer Regelkommunikation ist also im Sinne jeder Führungskraft. Die Mitarbeiter erwarten, dass man mit ihnen spricht, sich austauscht, sie Informationen bekommen und ihre eigenen Meinungen und Ideen Gehör finden.

Führungskräfte haben die Möglichkeit, zwei Arten von Gesprächssituationen zu schaffen: Einzel- und Teamgespräche. Im Sinne der Regelkommunikation ist es wichtig, dem jeweiligen Gespräch einen formalen Charakter zu geben.  Dazu gehört, sie frühzeitig anzukündigen, einen verbindlichen Termin festzulegen und zu sagen, worum es im Gespräch gehen soll. Somit hat der Mitarbeiter Zeit, sich vorzubereiten und findet sich nicht in einer möglicherweise unangenehmen Gesprächssituation „zwischen Tür und Angel“ wieder.

Bei richtiger Umsetzung der Regelkommunikation entstehen Verbesserungen in Arbeitsabläufen und -prozessen, da für jeden jederzeit klar ist, wann und wie oft Meetings stattfinden, wer daran teilnimmt und welche Themen besprochen werden. Meetings, die den Zeitrahmen sprengen, werden durch die Vorabdefinition konkreter Themen verhindert. Das Delegieren von Aufgaben und Verteilen von Verantwortlichkeiten fällt leichter, Wissen wird gebündelt und die allgemeine Transparenz erhöht.

Welche Regeln sollten eingehalten werden?

Wie der Name schon sagt, folgt die Regelkommunikation gewissen Regeln und sollte darauf angelegt sein, feste Zeiträume für Kommunikationsevents schaffen. Kommunikationsformen nach der Regelkommunikation können sein:

  • Gruppengespräche, Workshops, Teambuilding-Maßnahmen – diese sollten regelmäßig und zu vorher festgelegten Zeiten stattfinden
  • Kurze Daily Updates zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten
  • In Projekten: Meetings des Projektteams beziehungsweise der Teilprojektteams, Statusberichte, Meilensteinsitzungen

Eine gut ausgebaute Regelkommunikation regelt unter anderem:

  • wann wer mit wem kommuniziert
  • welche Themen besprochen werden
  • was für die Treffen vorzubereiten beziehungsweise mitzubringen ist
  • welche Entscheidungen auf welche Art und Weise getroffen werden
  • wer die jeweiligen Treffen leitet

Was sind Prozessschritte auf dem Weg zu einer guten Regelkommunikation? 

Wie bereits erwähnt müssen anfangs Zeiten, also feste Termine, Rhythmus und Dauer des Treffens bestimmt werden. Außerdem wird ein Ort festgelegt und bekanntgegeben, wer das Treffen leitet beziehungsweise dazu einlädt. Vor dem ersten Treffen sollte auch schon feststehen, welche Personen sinnvollerweise teilnehmen. Zudem sollten die Tagesordnungspunkte feststehen. Der letzte Punkt soll dafür sorgen, dass das Meeting thematisch und zeitlich nicht ausufert. Auch Verantwortlichkeiten sollten vorab definiert sein – wer lädt ein, wer organisiert, wer leitet und moderiert, wer protokolliert die Ergebnisse? Daneben kann es hilfreich sein, „Spielregeln“ für die Kommunikation festzulegen – also etwa das Ausschalten der Handys während der Treffen zu vereinbaren.

Abbildung: #89617258 | (c) mast3r – fotolia.com

  • Marion Schomacher

    Die Inhaberin der Website upgreat.de

    Marion Schomacher ist Geschäftsführerin von UPGREAT®.
    Als BDVT zertifizierte Trainerin, Beraterin und Coach hat sie sich nicht nur auf Business-, Führungskräfte- und Karriere-Coaching spezialisiert, sondern bietet auch Seminare und Workshops zu Themen wie Kommunikation, Konflikt-Management, Softskills, und Teamentwicklung. Sie verfügt über langjährige Führungserfahrung in einem international agierenden Umfeld.

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