Office Management & Assistenz 4.0

Frau am Schreibtisch

Der Beruf der Assistenz erfährt einen Wandel wie nie zuvor. Grund dafür ist die Globalisierung, die Digitalisierung und generell die Veränderungen durch „New Work“ in der Arbeitswelt. 

Moderne Managementassistenzen müssen sich für die Zukunft positionieren und den Wandel proaktiv vorantreiben. Agilität und Offenheit für Neues verbunden mit einer Affinität für technische Neuerungen, sind gefragter denn je. Viele scheuen sich, sich aus ihrer Komfort-Zone zu wagen und sich auf Neues, Unbekanntes und Unvorhersehbares einzulassen. In unseren Trainings machen wir Sie bereit für die agile und digitale Zukunft. Alles was Sie mitbringen müssen, ist ein bisschen Mut und Interesse an diesen spannenden neuen Themen!

Dies ist eine beispielhafte Auswahl der Seminarinhalte zum Themengebiet „Office Management & Assistenz 4.0“. Gerne richten wir uns nach Ihren individuellen Wünschen.

Live und Online Trainings

Je nach Bedarf und Thema können wir Trainings auch als Onlineversion (Konferenz, Chat oder Webinar) konzipieren

Seminarinhalte

Laptop mit drübergelagertem Chart-Verlauf

  • New Work und Trends in der Arbeitswelt
  • Ihre digitale Positionierung als Assistenz – so machen Sie sich unentbehrlich
  • Change 4.0 als Chance nutzen
  • Nützliche digitale Tools kennen lernen (Kollaborationstools, Sprachassistenz, digitale Notizbücher etc.)
  • Künstliche Intelligenz, digitale Assistenten, Virtuelle Realität & Co.
  • Agile Methoden und digital Leadership

Pinnwand mit Klebezetteln

Viele Unternehmen haben sich auf die Fahne geschrieben „agil“ zu werden. Projektteams sollen „selbstorganisiert“ arbeiten, Hierarchien werden flach oder fallen zum Teil weg, der Chef delegiert nicht mehr jeden Auftrag oder ist nicht mehr alleiniger Entscheider sondern fungiert als „servant leader“. Hierdurch ändern sich auch die Rollen vieler Assistenzen und es kann ein gewisses Vakuum entstehen, was die eigenen Verantwortungsbereiche betrifft. Jetzt geht gilt es, den Mindshift zum agilen Arbeiten mitzugehen, sich richtig zu positionieren, um ein wertvolles Mitglied im Team zu werden.

  • Was ist Agilität? Agile Werte und was steckt dahinter?
  • Warum werden Unternehmen agil? Was ist der Mehrwert?
  • Welche Methoden (und Buzzwords) begegnen uns im agilen Kontext und wie funktionieren sie (was bedeuten sie)? Scrum, Kanban, Design Thinking etc.
  • Umgang mit Veränderungen: Veränderungen als Chance sehen und eigene Veränderungsbereitschaft steigern
  • Was verändert sich in der Rolle der Assistenz?
  • Was bedeutet selbstorganisiertes Arbeiten – wie gelingt der Switch vom Zuarbeiten zum selbstorganisierten Arbeiten im Assistenzbereich?
  • Was bedeutet „Projektassistenz“ im agilen Kontext
  • Die richtige Positionierung und sichtbar sein. Teammeetings als Plattform nutzen.

Laptop auf Schreibtisch

Grundlagen des Lean-Managements und der Lean-Administration:

  • Kaizen und 5S-Methode
  • Lean-Prinzipien
  • Nutzen des Lean-Managements

Büroorganisation optimieren

  • Zeitfresser/Verschwendung entdecken und reduzieren
  • Der organisierte Schreibtisch
  • Prioritäten setzen
  • Elektronische Wiedervorlage

E-Mail-Management (am Beispiel von MS Outlook)

  • E-Mail-Postfach aufräumen
  • Tipps zur E-Mail-Verwaltung: Termine, Aufgaben, Aufgabenliste etc.

Was unsere Kunden sagen

In Zukunft möchten wir in unserem Unternehmen einen virtuellen administrativen Support zur Verfügung stellen. Für eine Pilotphase wurden neue Mitarbeiter rekrutiert und durch ein mehrwöchiges Trainingsprogramm auf ihre zukünftigen Aufgaben vorbereitet. Wir haben Frau Schomacher beauftragt im Rahmen unseres Pilotprojektes die Kolleginnen und Kollegen vor Ort zu trainieren. Die englischsprachigen Soft-Skills Trainings fanden im Oktober 2017 in Asien statt. An zwei Standorten wurde je ein 2tägiges Training mit dem Fokus auf die Herausforderungen an Kommunikation und Interaktion im virtuellen Umfeld sowie ein 1tägiges Train-the-Trainer Programm durchgeführt.

Die Art und Weise, wie Frau Schomacher die Trainings durchgeführt hat, hat uns und den Teilnehmern sehr gut gefallen. Sie war sehr gut vorbereitet und ist individuell auf die Fragen und Bedürfnisse der Teilnehmer eingegangen. Man konnte spüren, dass sie viel eigene Erfahrung mitbringt und ihr das Thema wichtig ist. Die Trainings waren sehr gut strukturiert und den Teilnehmern fiel es leicht, ihr zu jedem Zeitpunkt zu folgen und sich aktiv einzubringen. Die Trainings waren sehr abwechslungsreich gestaltet mit zahlreichen Gelegenheiten zum Ausprobieren und zur Interaktion wobei auch der Spaß nicht zu kurz kam.

Vielen Dank für diese erfolgreiche Trainingsmaßnahme. Gerne kommen wir bei weiterem Bedarf wieder auf Frau Schomacher zu.

D. BachmannProjektlead

Hoher Anteil an praktischen Übungen. Auch über das Thema hinausgehende Fragen wurden ausführlich besprochen, sehr gut!

Thomas H.

Die Art und Weise, wie die Trainerin eine lockere Atmosphäre während des Seminars geschaffen hat, hat mir gut gefallen. Man hatte jederzeit das Gefühl, gut aufgehoben zu sein.

Martina R.

Besonders gefallen haben wir die praktischen Übungen, in denen man selbst gefordert war, und das Feedback darauf, des Weiteren viele kleine und hilfreiche Tipps.

Boris P.

Gefallen hat mir die abwechslungsvolle Arbeit mit Kollegen, das bewusste Kennenlernen der Stärken und Schwächen der einzelnen Typen, die Selbsteinschätzung über meine eigenen Stärken und Schwächen.

Gabi S.

Sehr nette Trainerin, abwechslungsreiches Seminar mit vielen Übungen – auf individuelle Wünsche wurde detailliert eingegangen

Alexandra M.

Besonders gut gefallen hat mir die Art der Vermittlung mit Theorieteil und Praxisübungen.

Judith G.

Sehr angenehmes Seminar-Klima. Super Führung durch die Dozentin. Verständliches Erläutern der Sachverhalte. Gute Tipps zur Umsetzung des Gelernten.

Michael S.