Schluss mit ineffektiven Meetings

8 Tipps für effiziente und erfolgreiche Meetings

Wie viel Zeit verbringen Sie täglich oder wöchentlich in Meetings? Wie viel Prozent der Meetings sind wirklich effektiv und führen zu messbaren Ergebnissen und wie viele waren eigentlich überflüssig? Wie viele wurden zeitlich gnadenlos überzogen, so dass Sie in Ihrer Tageplanung in Schleudern gerieten?

Meetings kosten Zeit und Geld. Viele Meetings sind nicht effektiv, da sie unzureichend vorbereitet sind, das Ziel nicht klar ist oder die falschen Teilnehmer eingeladen wurden. Auf Dauer lässt die „Meetingmoral“ der Teilnehmer nach, sie lassen sich entschuldigen oder kommen unvorbereitet, was Diskussionen und Entscheidungen in die Länge zieht. Als Teilnehmer hat man selbst nur bedingt Steuerungsmöglichkeiten.

Als Führungskraft entscheiden in der Regel Sie über Ihre eigenen Teammeetings. Sorgen Sie für eine gute Stimmung in Ihren Meetings, indem Sie relevante Themen auf die Agenda bringen, Ihre Meetings interessant gestalten und den Teilnehmern das Gefühl geben, etwas zu bewirken, indem z.B. die geplanten Aktionen nicht im Sande verlaufen und Erfolge kommuniziert werden. Um dies zu erreichen, müssen Meetings nicht en passant ablaufen, sondern gut geplant und vorbereitet werden:

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihre Meetings so vorzubereiten, damit sie möglichst effizient und effektiv sind:

Die Notwendigkeit bestimmen
Sinnvoll sind Meetings vor allem, wenn Informationen verarbeitet werden sollen, um Unklarheiten und Probleme zu lösen, um Konflikte beizulegen und um das Gruppengefühl zu stärken

Weniger sinnvoll sind sie, um Informationen weiter zu geben, dies geht besser schriftlich. Auch Entscheidungen in der Gruppe zu treffen, ist schwierig, da eine Gruppe sich nicht gern fest legt. Wichtig ist in dem Fall, dass wirklich die richtigen Entscheidungsträger als Teilnehmer anwesend sind, und keine Vertreter.

Ziele bestimmen
Überlegen Sie vorher, was genau Sie mit dem Meeting erreichen wollen – und stecken Sie das Ziel nicht zu hoch, weniger ist oft mehr!

Teilnehmer festlegen und einladen
Wählen Sie genau aus und laden Sie nur die Teilnehmer ein, die für das Meeting unverzichtbar sind. Überlegen Sie, wer für die Zielerreichung der Besprechung wichtig ist z.B. als

  • Entscheidungsträger,
  • Personen, die Informationen brauchen,
  • Fachleute, die Informationen liefern etc….

Informieren Sie Ihre ausgewählten Teilnehmer rechtzeitig über den Termin der Besprechung, so dass sie den Termin im Kalender blocken können.

Klären Sie für sich Ihre Erwartungen an die Teilnehmer
Überlegen Sie, was Sie von den Teilnehmern wollen oder brauchen. Informationen, Unterstützung, Ideen?

Agenda festlegen
Die Agenda ist ein Plan der zu besprechenden Themen und definiert Aufgaben und Verantwortlichkeiten – und deshalb ist sie für ein Meeting unverzichtbar. Sammeln Sie Ihre Agendapunkte und legen Sie für jedes Thema Prioritäten und Kategorien fest. Als Kategorien eignen sich z.B.

  • Entscheidung,
  • Information,
  • Diskussion bzw. Meinungsbildung und
  • Planung/Organisation.

Beachten Sie auch, dass die Agenda nicht zu umfangreich und detailliert sein sollte – besprochen werden die Themen im Meeting!

Zeitlichen Ablauf kalkulieren
Planen Sie für jeden Agendapunkt eine realistische Zeit ein. Und berücksichtigen Sie auch, dass Sie ca. alle 1,5 Stunden eine kurze Pause einplanen. Es hat sich erwiesen, dass Pausen in diesem Rhythmus eine positive Auswirkung auf die Effektivität der Gruppenarbeit haben. – Sie als Moderator und Leiter des Meetings sind für die Einhaltung der Zeit verantwortlich und sollten den Zeitplan immer im Auge haben.

Agenda verschicken
Die Agenda samt organisatorischer Informationen verschicken Sie rechtzeitig vor dem Meeting – berücksichtigen Sie die Zeit, die die Teilnehmer benötigen, um sich auf das Meeting vorzubereiten – spätestens 3 Tage vor dem Termin, sollte jeder die Agenda kennen. Bitten Sie die Teilnehmer um Rückbestätigung – und ggf. um zusätzliche Themen/Änderungen.

Ergebnisse festhalten
Bestimmen Sie, in welcher Form Sie die Ergebnisse festhalten wollen. Wichtig ist ein Aktionsplan, in dem alle beschlossenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten samt Terminvorgabe fest gehalten werden. Dieser Aktionsplan sollte dann als Basis für das nächste Meeting in der Runde dienen. Ein Protokoll fasst die Ergebnisse detaillierter zusammen z.B. für Teilnehmer, die nicht anwesend sein konnten

Meetingplan festlegen
Finden in der gleichen Gruppe von Teilnehmer regelmäßige Meetings statt, ist es sinnvoll, einen Terminplan zu verabschieden z.B. für das gesamte Fiskaljahr. Dann können die Termine im Kalender geblockt werden und dies macht eine erneute Terminsuche und –absprache überflüssig.

  • Marion Schomacher

    Die Inhaberin der Website upgreat.de

    Marion Schomacher ist Geschäftsführerin von UPGREAT®. Als BDVT zertifizierte Trainerin, Beraterin und Coach hat sie sich nicht nur auf Business-, Führungskräfte- und Karriere-Coaching spezialisiert, sondern bietet auch Seminare und Workshops zu Themen wie Kommunikation, Konflikt-Management, Softskills, und Teamentwicklung. Sie verfügt über langjährige Führungserfahrung in einem international agierenden Umfeld.   

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