Hutprinzip-Sinnvolles Verteilen von Aufgaben in einer Gruppe

Im Berufsleben gibt es immer wieder Situationen, in denen Dinge organisiert werden müssen: Seminare, Lernreisen und ähnliche Gruppenaktivitäten können nur reibungslos ablaufen, wenn alle Aufgaben gerecht und sinnvoll verteilt werden. Dabei ist es oftmals ratsam, dass nur eine Person oder eine kleinere Personengruppe für bestimmte Bereiche zuständig ist. Das Hutprinzip ist ein bewährtes Werkzeug in der Arbeitsorganisation, das Struktur schafft und sich zugleich inklusiv und partizipativ präsentiert.

Was genau ist das Hutprinzip eigentlich?

Sind in einem Unternehmen Entscheidungen zu treffen, müssen ganz unterschiedliche Aufgaben erfüllt werden. In diesem Zusammenhang hat sich herausgestellt, dass die Abläufe effizienter und strukturierter erfolgen können, wenn jeweils nur eine Person oder eine bestimmte Gruppe für einen spezifischen Aufgabenbereich verantwortlich ist. An dieser Stelle kommt das Hutprinzip ins Spiel.

Sie als Führungskraft stellen imaginäre Hüte zur Auswahl, welche sich die TeilnehmerInnen aufsetzen können und somit die anfallenden Aufgaben übernehmen. Auf diese Weise werden alle wichtigen Aufgaben verteilt und von Personen übernommen, die sich dieser Verantwortung gerne und vor allem freiwillig stellen.

Keineswegs dürfen Sie die Hüte einfach an MitarbeiterInnen vergeben, denn die Essenz des Hutprinzips ist die Freiwilligkeit und Inklusivität. Nur, wer die Verantwortung für einen bestimmten Aufgabenbereich gerne tragen möchte und sich dies zutraut, setzt sich den jeweiligen Hut auf. Insgesamt liegen der Strategie in der Arbeitsorganisation vier wichtige Grundsätze zugrunde:

• Freiwilligkeit
• Verantwortung
• Autonomie
• Vertrauen

Nur, wenn alle vier gleichermaßen Beachtung finden, kann das Prinzip funktionieren und sowohl die Abläufe bei der Organisation optimieren als auch die Zufriedenheit der Teilnehmenden erhöhen.

Wie funktioniert das Hutprinzip in der Praxis?

Das Hutprinzip hat in der praktischen Umsetzung drei Teile: die „Hutvergabe“, die „Hutträgerschaft“ und die „Hutabgabe“. Als übergeordnete Gruppenleitung stellen Sie den Teilnehmenden das Hutprinzip zunächst theoretisch vor und erklären die Grundsätze der beliebten Strategie.

Hutvergabe

Die „Hutvergabe“ beinhaltet das Benennen der zur Auswahl stehenden Hüte und der damit verbundenen Aufgaben. Dann haben die MitarbeiterInnen die Möglichkeit, sich einen Hut auszusuchen. Es muss an dieser Stelle nicht unbedingt eine Einzelperson sein, die einen Hut auswählt und aufsetzt: Auch kleinere Gruppen sind möglich. Sie überwachen diesen Prozess als Gruppenleitung, greifen aber nicht aktiv ein. Mit der „Hutvergabe“ geben Sie die Verantwortung ab und übertragen Sie vollständig an den/die Huttragenden. Wer den Hut aufhat, trifft alle relevanten Entscheidungen und ist dabei autonom, wodurch auch das Vertrauen der restlichen Gruppe in den/die Huttragenden gestärkt wird.

Hutträgerschaft und Hutabgabe: Eigenverantwortung im Fokus

Die „Hutträgerschaft“ bedeutet das eigentliche Erfüllen der mit dem Hut verbundenen Aufgaben. Abhängig vom gewählten Bereich werden die Hüte nicht immer zur selben Zeit aktiv: Es kann also sein, dass eine Gruppe bereits an ihren Aufgaben arbeitet, während andere noch inaktiv sind und erst auf ihren Einsatz warten. Sie müssen den Huttragenden unbedingt die Gelegenheit geben, sich zu bewähren und den Anforderungen gerecht zu werden. Die Gruppe merkt schnell, wenn der/die HutträgerInnen überfordert sind oder am Ende doch zu viel an sie oder an die Gruppenleitung weitergeben. Greifen Sie auch hier möglichst wenig ein: Sie haben aber durchaus das Recht und auch die Pflicht, den/die Huttragenden bei Bedarf daran zu erinnern, wer die Verantwortung trägt und die Entscheidungen treffen sollte.

Hutabgabe

Bei der „Hutabgabe“ handelt es sich um das Absetzen des Hutes, sei es, weil die anfallenden Aufgaben allesamt zur Zufriedenheit erledigt wurden – oder weil sich die Huttragenden überfordert fühlten und die Verantwortung nicht länger tragen konnten oder wollten. Letzteres ist natürlich möglichst zu vermeiden, um die Effizienz der Organisation beizubehalten und auch die Zufriedenheit aller Teilnehmenden zu gewährleisten. Huttragende sollten vor einer tatsächlichen Hutabgabe offen kommunizieren, dass sie Schwierigkeiten mit ihrer Verantwortung haben. In Ihrer Rolle als Gruppenleitung können Sie hier Hilfestellungen anbieten und etwa die Frage stellen, ob der Hut vielleicht weiterhin getragen werden kann, wenn Unterstützung durch andere Teilnehmende hinzukommt. Alternativ ist es auch möglich, den Hut an andere Menschen abzugeben, sofern sich diese freiwillig dazu bereit erklärt.

Herausforderungen beim Umsetzen des Hutprinzips

Wenn Sie das Hutprinzip etwa zum Organisieren eines Planungsmeetings oder bei der Durchführung einer Retrospektive anwenden, überwachen Sie den gesamten Prozess und sehen sich unter Umständen auch mit einigen Herausforderungen konfrontiert. Nicht immer werden sich zum Beispiel Menschen finden, die einen notwendigen Hut tragen möchten. Da die Übernahme der damit verbundenen Pflichten aber immer freiwillig erfolgen muss, können Sie übrig gebliebene Hüte nicht einfach so verteilen. Stattdessen können Sie aber darauf hinweisen, welche Konsequenzen bevorstehen, wenn ein Hut nicht übernommen wird. Schlimmstenfalls kann eine mangelnde Hutübernahme bedeuten, dass eine Veranstaltung vollständig abgesagt werden muss oder Abstriche im Umfang sowie in der Qualität in Kauf genommen werden müssen.

Ebenso kann es potenziell zu Schwierigkeiten kommen, wenn von teilnehmenden Menschen eine überraschende Hutabgabe verkündet wird. Dann stehen alle Beteiligten vor der Herausforderung, den unerwartet frei gewordenen Aufgabenbereich wieder angemessen zu besetzen. Handelt es sich um einen nicht essenziellen Hut, kann dieser unter Umständen „sterben“, also einfach nicht mehr zu besetzen. Ist es aber ein Hut, der unbedingt für ein geplantes Vorhaben benötigt wird, haben Sie letzten Endes die Möglichkeit, ihn im Zweifelsfall als Gruppenleitung selbst zu tragen.

Das Hutprinzip hilft bei der Organisation

Nicht umsonst ist das Hutprinzip eine oftmals bereits bewährte Strategie in der Arbeitsorganisation und Mitarbeiterführung. Überlassen Sie den Menschen in der teilnehmenden Gruppe selbst die Entscheidung, welche Aufgaben sie übernehmen möchten, steigern Sie die Effizienz und das Selbstbewusstsein und fördern zudem die Inklusion. Bei der Durchführung kommt es auf ein gewisses Fingerspitzengefühl und vor allem auch eine offene und deutliche Kommunikation an: So lassen sich firmeninterne Veranstaltungen wie Meetings, Lernreisen und vergleichbare Teamevents zum Vorteile aller organisieren und durchführen.

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