Amazon Memo

Mehr Klarheit bei offenen Fragen – so hilft das Amazon Memo selbst bei komplexen Problemen.

Vielleicht gehört es zu Deinen beruflichen Aufgaben, regelmäßig Sitzungen zu leiten und dabei im Team mit allen Anwesenden eine Antwort auf offene Fragen zu finden. Bislang hast Du das Meeting mit einem Vortrag oder einer über PowerPoint erstellten Präsentation begonnen. Doch ist dieses Vorgehen noch zeitgemäß? Jeff Bezos hat für den Versanddienstleister Amazon mit dem Amazon Memo bereits vor mehr als zwei Jahrzehnten ein alternatives Konzept eingeführt, das sich in immer mehr Unternehmen etabliert. Aber was genau ist das eigentlich – und wie kannst Du es direkt in Deinen Alltag integrieren?

Altbewährtes neu denken: Die Abkehr von lieb gewonnenen Traditionen

Amazon gilt als Unternehmen, das sich nicht scheut, moderne Wege zu beschreiten. So ist die interne Kultur davon geprägt, schnelle und effiziente Entscheidungen zu treffen. Kommunikationskanäle wurden verkürzt, Meetings umgestaltet und die in vielen anderen Konzernen gelebte Hierarchie auf den Kopf gestellt. Manches, was sich in konkurrierenden Firmen etabliert hatte, wurde hier gnadenlos verändert. So wie etwa das Vorstellen eigener Ideen: Während es vielfach noch immer üblich ist, dafür Vorträge oder PowerPoint-Präsentationen zu halten, empfand Amazon-Gründer Jeff Bezos beide Vorgehensweisen schon zur Jahrtausendwende als nicht klar genug. Entsprechend bat er seine Mitarbeitenden in einer E-Mail aus dem Juni 2004, künftig das sogenannte Amazon Memo zur Darstellung aller relevanten Informationen zu verwenden. Ein Konzept, das den an einer Sitzung beteiligten Personen dabei helfen soll, ohne Umwege das gewünschte Ergebnis zur offenen Frage zu finden – und das auch Du nutzen kannst.

Was ist das: Ein Blick auf das Amazon Memo

Bezos hatte erkannt, dass die Art und Weise, wie Meetings in vielen Unternehmen eingeleitet wurden, nicht zielführend war. Während normale Vorträge meist zu detailliert ausgearbeitet wurden und die Zuhörenden dabei den Kerngehalt des Themas aus den Augen verloren, waren die mit PowerPoint erstellten Präsentationen zu oberflächlich und erlaubten somit keine tiefgründige Auseinandersetzung mit einem Sachverhalt. Die Einführung des Amazon Memos – gerne auch als Amazon 6-Pager bezeichnet – knüpft daran an: Die Methode sieht vor, dass Du die notwendigen Informationen auf einem bis sechs Blatt Papier ausformulierst und sie am Anfang eines Gespräches den Teilnehmenden einer Sitzung zum Lesen vorlegst. Nachdem sich alle Personen in das Thema eingearbeitet haben, findet ein offener und konstruktiver Austausch statt, bei dem idealerweise direkt mit der Suche nach dem gewünschten Ergebnis begonnen werden kann.

Sinnvolle Änderungen: Die Unterschiede gegenüber der PowerPoint-Präsentation

In der Kürze liegt üblicherweise die Würze – jedenfalls in der Regel dort, wo ein Meeting begonnen und eine knappe Übersicht über die zu besprechenden Themen sowie die zu beantwortenden Fragen gegeben wird. Ein Konzept, dem PowerPoint folgt: Auf wenigen Schautafeln konntest Du mit übersichtlichen Stichpunkten die wichtigen Informationen darlegen. Den Anwesenden hast Du dabei zumindest einen oberflächlichen Einblick in den Sachverhalt ermöglicht – offene Details wurden anschließend gemeinsam geklärt. Das Amazon Memo weicht von diesem Vorgehen ab. Hier übergibst Du den Lesenden ausformulierte Sätze, die oftmals eine tiefergehende Auseinandersetzung mit der Ausgangslage des Unternehmens erlauben. Ebenso führst Du die Zuhörenden nicht durch die gesamte Präsentation, vielmehr sollen alle Anwesenden eigenständig den 6-Pager lesen – sie sind somit gefordert, sich Gedanken zu machen und sich vielleicht sogar erste Lösungsansätze für das zu findende Ergebnis zu überlegen.

Klarer Aufbau: Der Inhalt des Memos

Allerdings zielt das neue System von Jeff Bezos nicht darauf ab, lediglich alle für das Meeting benötigten Informationen auf bis zu sechs Seiten niederzuschreiben. Denn beim Amazon Memo folgst Du einer strikten Struktur. So gibst Du auf den ersten ein bis anderthalb Seiten einen kurzen Blick auf die zu besprechenden Themen („Intro“), die gesetzten Ziele („Goals“) sowie die Grundsätze der Lösungsfindung („Tenets“). Auf einer weiteren Seite befasst Du Dich mit dem gegenwärtigen Stand des Unternehmens und somit der Notwendigkeit, eine konkrete Änderung herbeizuführen („Status“). Mit der nächsten Seite skizzierst Du die bislang eingeleiteten Maßnahmen und die damit erzielten Ergebnisse („Lessons learned“). Abschließend erteilst Du auf zwei bis drei Seiten einen Ausblick, welche Schritte sinnvoll sein könnten, um das bestehende Problem zu lösen und ein geeignetes Ergebnis zu entwickeln („Strategic Priorities“).

Vielfache Vorteile: Von der Information zum Ergebnis

Der Nutzen des Amazon Memos liegt darin, dass Du selbst komplexe Themen in kurzen Sätzen ausformulierst. Zunächst ist für Dich somit die Hürde zu überwinden, dass Du Dich mit den Fragen und zu findenden Antworten bereits tiefgründiger auseinandersetzt. Gleiches gilt für die Teilnehmenden des Meetings, die innerhalb von 10 bis 30 Minuten am Anfang des Gespräches nicht nur den 6-Pager lesen, sondern sich zugleich erste eigene Ideen überlegen sollen. Das konstruktive und kritische Denken aller Anwesenden wird dabei angeregt, die Teilnahme im Team gefördert, das Finden neuer Sichtweisen im gegenseitigen Austausch ermöglicht. Somit etablierst Du für das Unternehmen ein zeit- und kostensparendes Modell der Lösungsfindung, das in allen Abteilungen und Ebenen umgesetzt werden kann: Das Amazon Memo hat sich in Vieraugengesprächen ebenso bewährt wie in umfangreichen Sitzungen.

Nimm dir Zeit: So führst Du ohne PowerPoint durch das Meeting

Sicherlich wirst Du gerade beim Erstellen der ersten Amazon Memos spüren, dass sich das Denken und Arbeiten im Vergleich zur PowerPoint-Präsentation verändert. Sinnvollerweise gewöhnst Du Dich also bereits vor Deiner nächsten Sitzung an das Schreiben ausformulierter Sätze. Ob Du den Teilnehmenden des Meetings alle Informationen auf dem 6-Pager dann ausgedruckt auf Papier oder in digitaler Form für Smartphone und Tablet zur Verfügung stellst, entscheidest Du selbst. Gib den Anwesenden anschließend genug Zeit, das Memo zu lesen und eine eigene Sichtweise darauf zu finden. Plane daher anfangs lieber einige zusätzliche Minuten ein. Den daran anknüpfenden Diskurs kannst Du zwar moderieren. Ratsam ist es allerdings, mit flachen Hierarchie zu arbeiten und alle Wortmeldungen gleichwertig zu betrachten. Gemeinsam findet ihr bald das vom Unternehmen gewünschte Ergebnis.

Amazon Memo verändert die Kommunikation im Unternehmen

Amazon-Gründer Jeff Bezos hat im Jahre 2004 eine neue Methode etabliert, um Ideen, offene Fragen, zu lösende Probleme und ähnliche Sachverhalte am Anfang einer Sitzung vorzustellen. So verzichtest Du dafür künftig auf den üblichen Vortrag oder die PowerPoint-Präsentation – und schreibst stattdessen einen sogenannten 6-Pager, der auf bis zu sechs Seiten alle erforderlichen Informationen in ausformulierten Sätzen vermittelt. Gib dabei einen Überblick über das zu behandelnde Thema, die Wichtigkeit einer Veränderung, alle bisherigen Lösungsansätze sowie die gesetzten Ziele. Nachdem sich die Teilnehmenden des Meetings damit befassen konnten, führt ihr gemeinsam ein offenes Gespräch, in das sich alle Anwesenden mit eigenen Sichtweisen und Vorschlägen einbringen dürfen. Du führst somit den Austausch nicht an, sondern moderierst ihn im Sinne der sachlichen und objektiven Ergebnisfindung.

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