Optimale Vorbereitung auf Meetings in Unternehmen

Eine betriebliche Zusammenkunft dient dem Informationsaustausch und der Festlegung künftiger Ziele in Arbeitsteams. Zur Steuerung eines konstruktiven Gesprächsverlaufs ist eine gezielte Vorbereitung des Meetings notwendig. Das Management umfasst primär die Festlegung aller relevanten Themen. Auch auf weitere wesentliche Punkte ist zu achten, damit die Veranstaltung von Erfolg gekrönt ist.

Wir zeigen, worauf es beim Vorbereiten des Meetings ankommt, welche Strategien sich dafür bewährt haben und auf welche Hilfsmittel zur Präsentation wichtiger Inhalte du nicht verzichten solltest.

Meeting vorbereiten: Verlauf der Besprechung sorgfältig planen

Mit der Anberaumung einer Besprechung verfolgt Ihr Unternehmen bestimmte Ziele. Damit das Meeting konstruktiv verläuft und zu Ergebnissen führt, die profitabel sind, ist eine gute Vorbereitung elementar.

Orientiere dich bei der Planung des Meetings an Strategien, die sich in zahlreichen Unternehmen bereits als erfolgreich erwiesen haben.

Ziel festlegen und Tagesordnung erstellen

Lege das Ziel der Besprechung und die Themen fest. Auf dieser Grundlage erstellst du eine Tagesordnung, die du den Teilnehmenden rechtzeitig vorab bekannt gibst. Priorisiere wichtige Themen und stelle diese an den Anfang des Gesprächs, damit ihnen die höchste Aufmerksamkeit zukommt.

Zusätzliche Informationen und wichtige Unterlagen lässt du allen Beteiligten am besten ein bis zwei Tage im Voraus zukommen. Dies erleichtert ihnen eine gezielte Vorbereitung.

Kreis der Teilnehmenden überschaubar halten

Je überschaubarer die Anzahl der Teilnehmenden ist, umso leichter gelingt die Gesprächsführung. Entscheidungsfindungen fallen leichter, wenn nicht zu viele MitarbeiterInnen in Diskussionen verwickelt sind.

Daher achte, abgesehen von wöchentlichen oder monatlichen Besprechungen für das gesamte Arbeitsteam, auf eine gezielte Auswahl der Teilnehmenden. Lade nur Personen ein, die Wesentliches zur Diskussion beitragen können. Sind komplizierte Themen zu erörtern, die ein hohes Fachwissen erfordern, kann es Sinn machen, externe Experten einzubeziehen. Plane dafür eine ausreichende Vorlaufzeit ein und organisiere einen Ersatz für den Fall, dass ein geladener Experte kurzfristig absagt.

Verantwortlichkeiten vorab festlegen

Vor Beginn der Sitzung sollte feststehen, wer sie moderiert und wer das Protokoll erstellt.

In periodischen Teambesprechungen übernimmt in der Regel die Führungskraft die Gesprächsleitung. Geht es um fachbezogene Themen zu bestimmten Projekten, obliegt der Projektleitung die Moderation der Besprechung. In Sitzungen zu Fachthemen, die eine hohe betriebliche Erfahrung und detailliertes Fachwissen erfordern, ist es möglicherweise sinnvoll, Personal aus der höheren Führungsebene oder langjährige Betriebsangehörige mit der Leitung der Besprechung zu betrauen.

Der Protokollführer erfüllt eine zentrale Funktion, denn die Dokumentation der Gesprächsinhalte und Ergebnisse ist von entscheidender Bedeutung. Oft knüpfen weitere Versammlungen an Inhalte vorausgehender Besprechungen an. Diese Aufgabe übernimmt deshalb am besten ein Mitarbeiter mit einer guten Auffassungsgabe und einer hohen Gewissenhaftigkeit.

Wie lange darf die Sitzung dauern?

Stimme den Zeitrahmen auf die Fülle der Themen ab. Dabei ist es entscheidend, die Dauer auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Dauert eine betriebliche Besprechung länger als eineinhalb Stunden, besteht die Gefahr, dass die Konzentration der Teilnehmenden abnimmt.

Denke an die rechtzeitige Reservierung eines geeigneten Besprechungsraums oder Sitzungssaals und statte diesen mit der notwendigen Technik aus.

Themen festlegen und Meeting vorbereiten: Wie viel Zeit ist dafür nötig?

Zum Management der betrieblichen Sitzung gehört eine ausreichende Vorbereitungszeit. Um einen zielführenden Gesprächsverlauf zu gewährleisten, stimme die Vorbereitungszeit gut auf die geplante Dauer des Meetings ab.

Eine gute Vorbereitung dauert mindestens so lang wie das Meeting selbst. Allerdings erfordern komplexe Thematiken oft eine noch längere Planung und Organisation. Insbesondere, wenn externe ReferentInnen einzuladen sind, ist ein höherer Zeitaufwand nötig.

„Nutzlose“ Meetings mit produktiven Inhalten füllen

Die wöchentliche Teambesprechung ist eine Routine, die Teilnehmende mitunter als lästige Pflichtveranstaltung empfinden, die keinen echten Nutzen bringt. Damit genau dieser Eindruck nicht entsteht und die Zeit für regelmäßige Teambesprechungen sinnvoll genutzt ist, bedürfen auch diese einer guten Planung und Vorbereitung.

Wichtig ist es, die wöchentlichen Zusammenkünfte mit konkreten Inhalten zu füllen.

Mögliche Themen sind:

• Überblick über die aktuellen Arbeitsergebnisse
• Gibt es Probleme bei der Umsetzung vereinbarter Ziele?
• Informationen über Änderungen von Rahmenbedingungen, die für die Arbeit relevant sind
• Neue Ziele festlegen und Aufgaben neu verteilen

Entscheidend ist eine stringente Moderation, um die Besprechung nicht durch überflüssige Darstellungen oder endlos lange Monologe einzelner Teilnehmender zu sehr ausufern zu lassen.

Gibt es einmal keinen Anlass für eine Besprechung, ist es möglicherweise besser, sie in der betreffenden Woche abzusagen. Dasselbe gilt, wenn MitarbeiterInnen unter einem verstärkten Termindruck arbeiten und eigentlich keine Zeit für das Gespräch haben. Eine gute Einschätzung der Situation durch die Führungskraft und Flexibilität sind entscheidend für ein gutes Gelingen der turnusmäßigen Gesprächsrunden.

Hilfsmittel für die Besprechung im Unternehmen

In modernen Unternehmen sind eine Reihe technischer Hilfsmittel zur Präsentation von Inhalten in Meetings unverzichtbar. Kaum eine Mitarbeiterversammlung kommt ohne einen Beamer und eine Leinwand aus. Bei kurzen Teambesprechungen sind Flipcharts beliebte Mittel zur Veranschaulichung von Inhalten.

In Firmen, in denen Teilnehmende der Konferenz aus dem Homeoffice zugeschaltet sind, bedarf es einer Softwareausstattung, die deren Einbindung ermöglicht.

Achte darauf, das nötige Equipment zur anschaulichen Präsentation von Inhalten bereitzustellen, wenn du das Meeting vorbereitest.

Fazit: Meeting vorbereiten – worauf ist zu achten?

Das gewissenhafte Management eines Meetings im Unternehmen schafft die Basis für einen erfolgreichen Verlauf und zufriedenstellende Ergebnisse. Wenn du die Besprechung vorbereitest, achte daher auf eine gezielte Auswahl relevanter Themen und die Einladung Teilnehmender, die konstruktive Beiträge leisten. Für ein gutes Gelingen der Zusammenkunft sind nicht zuletzt die Auswahl eines geeigneten Raums und seine optimale technische Ausstattung entscheidend.

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