Fokuszeit: Ruhiger arbeiten ohne störende Unterbrechungen

Firmenleitungen und Vorgesetzte erwarten von ihren MitarbeiterInnen eine effektive Arbeitsleistung in hoher Qualität. Eine Voraussetzung für Effizienz und Produktivität ist ein Umfeld, das eine durchgehende Konzentration auf wesentliche Tätigkeiten ermöglicht. Telefonanrufe, Gespräche, das Lesen von E-Mails und die Teilnahme an Meetings sind kontraproduktiv, da sie den Arbeitsfluss unnötig unterbrechen.

Viele Betriebe planen daher feste Zeiten ein, in denen ein störungsfreies Arbeiten im Vordergrund steht. Wie die Einrichtung der Fokuszeit gelingt, was dabei zu beachten ist und welche Hürden es gibt, erfährst Du in diesem Beitrag.

Zeit für fokussiertes Arbeiten: Was ist das eigentlich?

Anspruchsvolle Aufgaben am Arbeitsplatz erfordern Kontinuität und eine durchgehend hohe Konzentration. Selbst Routinetätigkeiten sind effektiver zu bewältigen, wenn dabei keine laufenden Unterbrechungen stattfinden. Eine tägliche Fokuszeit schafft günstige Rahmenbedingungen, in denen ein Arbeiten ohne Ablenkung gelingt.

Der amerikanische Informatikprofessor und Autor Cal Newport prägte in diesem Zusammenhang den Begriff „Deep Work“. Gemeint ist damit ein Arbeitsprozess, der nicht ständig durch Telefonanrufe, Ansprache durch KollegInnen oder KundInnen und anderweitige Einflüsse unterbrochen wird. Jede Ablenkung schmälert die Produktivität erheblich, denn kannst Du in einem Arbeitsvorgang Gedanken nicht zu Ende führen und sofort umsetzen, geht viel Zeit sinnlos verloren. Du bist nach jeder Störung gezwungen, Dich erneut in den vorab begonnenen Prozess einzufinden. Neben einem Zeitverlust entstehen dadurch Frustration und unnötiger Stress. In der Zeit, die alle Störquellen ausschaltet, bleibt die Motivation bedeutend besser erhalten.

Warum tägliche Fokuszeiten im Kalender wichtig sind

Eine Fokuszeit ist nicht als Ausnahmesituation gedacht, in der wenigstens irgendwann einmal ein störungsfreier Arbeitsablauf möglich ist. Vielmehr sind regelmäßig, am besten täglich, bestimmte Zeiten als Deep-Work-Phase im Kalender einzuplanen. Sie schaffen einen Freiraum zur Bewältigung wichtiger Aufgaben. Die Fehlerquote und Stressanfälligkeit sinken in Phasen, die Du für das Arbeiten ohne Ablenkung nutzt.

Gleichwohl ist es wichtig, sich auch in der intensiven Arbeitsphase regelmäßig kleine Pausen zu gönnen, um die Konzentration und somit eine hohe Produktivität aufrechtzuerhalten. Die Verteilung und Dauer der Pausen sind individuell einzuplanen. Es gibt Empfehlungen, etwa spätestens alle 60 bis 90 Minuten eine kurze Pause von fünf bis zehn Minuten einzulegen, in der Dein Gehirn eine Verschnaufpause bekommt. Hilfreich kann es sein, diese Pausen für kleine Betätigungen zu nutzen, die Dich entspannen.

Modelle für Fokuszeit

Zur Etablierung fester Zeiten zum ungestörten Arbeiten gibt es in Unternehmen unterschiedliche Ansätze. Die Fokuszeit ist entweder nach dem organisationalen Modell eingerichtet oder sie gehört zum individuellen Zeitmanagement jedes Mitarbeiters.

Beim organisationalen Modell richtet die Betriebs- oder Teamleitung feste Zeiten ein, die die Erledigung bestimmter Aufgaben ohne Störungen gewährleisten. Die vorgegebene Zeitspanne, etwa täglich von 10 bis 12 Uhr, gilt für das gesamte Arbeitsteam.

Denkbar ist die Einrichtung einer Zeit für ungestörte Einzelarbeit gleich zu Beginn des Arbeitstags oder von zwei bis drei Stunden im Anschluss an eine Teambesprechung am Morgen. In manchen Unternehmen bieten sich einzelne Fokustage an. Dabei ist beispielsweise jeder Mittwoch oder jeder Dienstag und Donnerstag komplett für das konzentrierte Arbeiten reserviert.

Individuelles Zeitmanagement erlaubt allen MitarbeiterInnen die eigenständige Festlegung von Fokuszeiten nach Bedarf. Hier sind eine gute Selbsteinschätzung und Eigenverantwortung sowie eine kooperative Führungskraft vonnöten.

Praktische Umsetzung des ungestörten Arbeitens

Wenn Fokuszeiten eingerichtet sind, bedeutet das nicht, dass sie automatisch frei von Ablenkungen sind. Um Störungen tatsächlich auszuschalten, sind aktiv Maßnahmen zu ergreifen.

Eine wirkliche Auszeit von Störquellen erreichst Du mit:

• Einem Schild an der Tür mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“
• Einstellung von Benachrichtigungen in der Software
• Terminierung der Fokuszeit im Kalender

In allen gängigen Programmen für die Büroarbeit lassen sich Benachrichtigungen einstellen, die für einen festgelegten Zeitraum E-Mail-Popups und Chatbenachrichtigungen deaktivieren.

Ist im Team eine individuelle Einrichtung ablenkungsfreier Arbeitsphasen vereinbart, terminierst Du selbst Zeitblöcke im Kalender als Fokuszeit.

Wie viel Zeit für Deep Work ist sinnvoll?

Wie viel Zeit für das Arbeiten ohne Störungen einzuplanen ist und in welcher Regelmäßigkeit, richtet sich nach den individuellen Anforderungen jedes Unternehmens.

Entscheidend ist, genug Phasen einzuplanen, die es MitarbeiterInnen ermöglichen, wichtige Aufgaben mit hoher Konzentration zu erledigen. In vielen Unternehmen reichen drei bis vier Stunden täglich oder alternativ ein bis zwei ganze Arbeitstage pro Woche aus, um die angestrebte Produktivität zu erreichen. Die restlichen Zeiten stehen für Besprechungen, die Bearbeitung von Kundenanfragen sowie Teamarbeit offen.

Hürden bei der Umsetzung

Um die Fokuszeit wirklich ihrem Zweck entsprechend zu nutzen, ist es wichtig, sich selbst an klare Regeln zu halten. Es reicht nicht aus, bestimmte Zeiten einzuplanen und Störquellen auszuschließen. Auch eine tatsächliche Konzentration auf wesentliche Aufgaben innerhalb der dafür eingeplanten Zeit ist notwendig.

Beachte diese wichtigen Regeln, um den Erfolg des konzentrierten Arbeitens nicht zu gefährden:

• Bearbeite nur die wesentlichen Aufgaben, für die die Fokuszeit vorgesehen ist.
• Lass Dich durch andere Gedanken nicht ablenken. Hast Du eine wichtige Idee oder fällt Dir ein, was unbedingt noch zu erledigen ist, dann notiere das und beschäftige Dich später damit.
• Ziehe Dich am besten in einen Raum zurück, in dem Du tatsächlich ungestört arbeiten kannst. Dies gilt vor allem, wenn Du im Großraumbüro sitzt. Ist dies nicht möglich, dann schütze Dich mit geeigneten Mitteln, wie Kopfhörern, vor störenden Geräuschquellen.

Eine Herausforderung bei der Einrichtung ablenkungsfreier Arbeitszeiten ist, das richtige Maß dafür zu finden. Eine ausgewogene Balance zwischen Kollaboration und Einzelarbeit entscheidet vielfach über den Erfolg eines Teams. Bei der individuellen Einplanung der Deep-Work-Phasen ist daher eine Abstimmung unter den Teammitgliedern nötig, welche Zeiten für Besprechungen und gemeinsame Aktivitäten freigehalten werden.

Fokuszeit ermöglicht höhere Effizienz am Arbeitsplatz

Ausreichende Konzentration für die Erledigung zentraler Aufgaben bringen MitarbeiterInnen in einer Umgebung auf, die frei von Störquellen ist. Dafür sind Fokuszeiten vorgesehen, in denen Beschäftigte keine Telefonate, Chats und E-Mails beantworten. Diese Phasen sind auch frei von Meetings und einer Zusammenarbeit im Team. Wichtig ist eine sinnvolle Verteilung der Arbeitszeiten ohne Ablenkung und eine gute Balance zwischen Einzelarbeit und der Kollaboration mit KollegInnen.

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