Employee Self Service -

In Bereichen des öffentlichen Lebens, etwa am Flughafen oder der Supermarktkasse, hat sich Self Service längst bewährt. Warum also dieses längst bewährte Konzept nicht auch in der Arbeitswelt Einzug halten lassen? Die Lösung lautet Employee Self Service, kurz ESS. Hierbei handelt es sich um ein recht junges Modell, welches MitarbeiterInnen im Personalwesen deutlich entlasten kann. Diese softwarebasierte Lösung kann grundsätzlich in jedem Unternehmen eingesetzt werden. Wir verraten, für welche Firmen das Modell besonders attraktiv ist.

Wie funktioniert Employee Self Service genau?

Inhalt des Artikels "Employee Self Service – Entlastung für Unternehmen und Beschäftigte"

1 Wie funktioniert Employee Self Service genau?
2 Was beinhaltet der Employee Self Service?
3 Welche Vorteile bringt der Employee Self Service Prozess?
4 Vereinfachen Sie Ihren Prozess!
5 Wer profitiert vom Employee Self Service?
6 Darauf sollten Sie beim Kauf Ihrer Software achten
7 Employee Self Service verringert Verwaltungsaufwand

Der Employee Self Service ermöglicht es dank eines digitalen Tools, dass MitarbeiterInnen künftig selbst kleine Änderungen vornehmen können. Das erfolgt in der digitalen Personalakte, die für jeden Angestellten im System angelegt ist. Anstatt für jede Kleinigkeit auf den direkten Vorgesetzten zuzugehen, können unter anderem Arbeitszeiten, Änderungen an den Stammdaten oder Urlaubswünsche selbst gepflegt werden.

Inwieweit das erfolgen kann und welche Befugnisse der Einzelne hat, entscheidet natürlich die Betriebsleitung. Grundsätzlich kann Employee Self Service auf verschiedene Arten erfolgen. Einige Betriebe nutzen Tabellenverarbeitungsprogramme wie Excel, bieten den Service über das Intranet an oder wählen spezielle Software. Diese hat sich in der Praxis besonders bewährt.

Was beinhaltet der Employee Self Service?

Der Employee Self Service umfasst grob drei Bereiche. Zum einen werden in diesem Management alle Daten des Unternehmens gesammelt. Alle MitarbeiterInnen können dort auf beliebige Stammdaten, Ausschreibungen oder offene Stellenanzeigen zugreifen. Weiterhin dient die Software dazu, Personalstammdaten zu pflegen. Für die Angestellten ist das sinnvoll, denn sie haben stets einen aktuellen Überblick über ihre Überstunden oder den Resturlaub.

Alle diese Daten sind in der virtuellen Personalakte gespeichert. Der letzte Punkt ist der Wichtigste im Prozess des Employee Self Service: Das Firmenmanagement muss einen Genehmigungsprozess erstellen. Diesen muss jeder Vorgang durchlaufen, der im Prozess eingegeben wird. Stellen MitarbeiterInnen etwa einen Antrag auf Urlaub, wird dieser automatisch an die zuständige Person im Personal Management weitergeleitet. Jede Änderung, die im Prozess vorgenommen wird, wird also ausführlich geprüft.

Welche Vorteile bringt der Employee Self Service Prozess?

Die Vorteile des Employee Self Service liegen klar auf der Hand: Das Personal in der Lohnabteilung wird deutlich entlastet und hat mehr Zeit für andere Aufgaben. Die MitarbeiterInnen können zwar selbst ihre Arbeits- und Abwesenheitszeiten eintragen, werden aber durch die Software dabei ständig kontrolliert. Voraussetzung dafür, dass die Software einwandfrei funktioniert, ist ein ordnungsgemäß angelegtes Rechte Management. Ist das einmal erledigt, sparen Sie sich als ArbeitgeberIn sehr viel Verwaltungsaufwand!

Für die MitarbeiterInnen wiederum ist die digitale Akte ebenfalls von Vorteil. So haben sie einen Anlaufpunkt, wo sie nicht nur ihre Arbeits- und Fehlzeiten eintragen, diverse Fortbildungen anmelden oder Urlaub einreichen können. Auch finden sie so schneller geeignete Ansprechpartner, wenn ein spezielles Problem vorliegt oder können ein Mitarbeitergespräch verabreden. Vor allem in sehr großen Firmen ist dieser Service daher vorteilhaft.

Vereinfachen Sie Ihren Prozess!

Der Employee Self Service wirkt sich in erster Linie positiv auf den Verwaltungsaufwand im Personalbereich aus. Wenn die MitarbeiterInnen ihre Arbeitszeit, den Urlaub und den Krankenstand selbst einpflegen, haben Personal RecruiterInnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Dazu zählen unter anderem die Mitarbeiterbindung und Gewinnung von neuen MitarbeiterInnen.

Doch auch die MitarbeiterInnen profitieren natürlich stark von diesem Service. Kleine Dinge wie zum Beispiel eine Adressänderung können MitarbeiterInnen künftig selbst ins System einpflegen. Der HR gibt diese Änderungen dann nur noch frei, wenn sie in Ordnung sind. Das können zum Beispiel auch Urlaubsanträge, Überstunden oder Krankmeldungen sein. Alles in allem also eine deutliche Optimierung firmeninterner Prozesse. Ein weiterer Aspekt, der für ESS spricht: Wenn die MitarbeiterInnen ihre Daten selbst ins System einpflegen, erhöht das ihre Eigenverantwortung und damit verbunden ihr Interesse am Unternehmen. Auch ist die Fehlerquote nachweislich geringer, wenn eigene personenbezogene Daten eingegeben werden. ESS ist ein Prozess, der vollkommen digital erfolgt und damit nicht ortsabhängig ist.

Wer profitiert vom Employee Self Service?

In kleinen und mittelständischen Unternehmen mit bis zu 100 MitarbeiterInnen mag es für die Personalabteilung vergleichsweise einfach sein, den Überblick über Urlaub, aktuelle Überstunden und Arbeitszeit zu behalten. In Betrieben mit wesentlich mehr Angestellten aber hilft die Software nachweislich. Immerhin ist Employee Self Service abteilungsübergreifend, sodass letztendlich das ganze Unternehmen davon profitiert. Durch das intelligente Management profitieren aber auch die MitarbeiterInnen.

Sie können zu jeder Zeit ihre aktuellen Personaldaten einsehen und hier gegebenenfalls Änderungen vornehmen. Auch den aktuellen Stand des Urlaubs- und Überstundenkontos erkennen sie dank des Service. Sollten sich Stammdaten wie die Anschrift, der Familienstand oder der Name ändern, können MitarbeiterInnen das selbstständig aktualisieren, ohne den HR behelligen zu müssen. Ist der Angestellte krank, kann er ein entsprechendes Attest vom Arzt eigenständig in den Service hochladen. Die selbstständige Erfassung der Arbeitszeit sowie das Abrufen der eigenen Lohn- und Gehaltsabrechnung sind weitere Vorzüge, die der Employee Self Service bringt.

Darauf sollten Sie beim Kauf Ihrer Software achten

Damit die Prozessoptimierung reibungslos verläuft, ist eine gute Software von entscheidender Bedeutung. Achten Sie beim Kauf vor allem darauf, dass diverse Erinnerungsfunktionen vorhanden sind. Vor allem dann, wenn Urlaubsanträge oder Arbeitszeiten durch den Personalverantwortlichen freigegeben werden müssen, sollte eine automatische Erinnerung erfolgen.

Auch wenn MitarbeiterInnen Geburtstag haben, neue MitarbeiterInnen anfangen oder ein bestehender Arbeitsvertrag ausläuft, sind automatische Erinnerungen sinnvoll. Ein weiteres wichtiges Kaufkriterium ist, dass Zugriffsrechte innerhalb der Software individuell festgelegt werden können. Zu guter Letzt: Achten Sie darauf, dass das Programm selbsterklärend ist und alle MitarbeiterInnen gut damit zurechtkommen. So vermeiden Sie aufwändige und kostenintensive Schulungen. In der Praxis bewährt hat sich Software, auf welche die MitarbeiterInnen bequem auch von unterwegs aus über das Smartphone zugreifen können.