ICE Matrix – praktisches Priorisierungstool für Unternehmen

In vielen Unternehmen müssen mehrere Aufgaben parallel erledigt werden. Auch bei der Projektdurchführung gibt es immer wieder Phasen, in denen sich mehrere Optionen für die nächsten Schritte ergeben. Bei der Suche nach effizienten Maßnahmen, zum Beispiel im Marketing, bei der Kundenbetreuung oder im Projektablauf, werden ebenfalls häufig vielfältige Ideen gesammelt. Gleichzeitig sind die Kapazitäten in Unternehmen begrenzt, weshalb sich in solchen Situationen immer die Frage stellt: Welche Handlungsalternative sollte zuerst umgesetzt werden? Eine ICE Matrix hilft dabei, fundierte Entscheidungen bezüglich der Priorisierung von Aufgaben zu treffen und so das Framework klar zu definieren.

Definition – was versteht man unter einer ICE Matrix?

ICE ist im unternehmerischen Zusammenhang ein Akronym für die Begriffe Impact, Confidence und Ease, zu Deutsch Auswirkung, Auswirkungszuversicht und Einfachheit. Beim ICE Scoring geht es demnach darum, mögliche Handlungsoptionen hinsichtlich dieser drei Kategorien einzuschätzen. Diejenige Option, die am Ende die höchste Punktzahl aufweist, ist die vielversprechendste und sollte deshalb mit erhöhter Priorität umgesetzt werden. Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die Kategorien Impact, Confidence und Ease.

Impact – die Auswirkung

Bei der Betrachtung des Impacts geht es darum, den potenziellen Einfluss einer Maßnahme auf den Erfolg des Gesamtprojekts abzuschätzen. Dies kann zum Beispiel durch folgende Fragestellung geschehen:

Wie hoch schätzen Sie das Erfolgspotenzial dieser Maßnahme ein?

Bei jeder Fragestellung erfolgt anschließend ein Scoring mit einer Skala von 0 (nicht erfolgversprechend) bis 10 (überaus erfolgversprechend).

Confidence – die Auswirkungszuversicht

Auch wenn eine Maßnahme in der Theorie ein hohes Erfolgspotenzial hat, bedeutet dies nicht automatisch, dass auch ihre Umsetzung in die Praxis erfolgreich ist. Das Gegenteil könnte der Fall sein, wenn KundInnen die durchgeführte Maßnahme nicht annehmen. Deshalb wird mithilfe einer ICE Matrix eine weitere Kategorie überprüft, die Confidence oder Auswirkungszuversicht. Eine geeignete Fragestellung hierfür lautet:

Wie hoch schätzen Sie die Erfolgsaussicht dieser Maßnahme ein?

Auch hier sollen die Befragten ein Scoring auf der Grundlage einer Skala von 0 bis 10 vornehmen.

Ease – die Einfachheit

Zuletzt wird mithilfe einer ICE Matrix eine Aussage über den Aufwand getroffen, der mit der Umsetzung einer Maßnahme entsteht. Dies bezeichnet man als Ease, also Einfachheit. Hierfür kann folgende Fragestellung verwendet werden:

Wie einfach ist Ihrer Meinung nach die Umsetzung dieser Maßnahme?

Die zur Verfügung stehende Skala für das Scoring reicht dabei abermals von 0 (sehr aufwendig) bis 10 (äußerst einfach).

Umsetzung – so läuft das ICE Scoring ab

Für die Erstellung einer ICE Matrix benötigen Sie als Unternehmer also mehrere Einschätzungen bezüglich Impact, Confidence und Ease der zur Auswahl stehenden Maßnahmen. Hierfür eignen sich Befragungen der Mitarbeitenden. Mithilfe eines Fragebogens oder einer Online-Umfrage lassen sich die Einschätzungen aller Beteiligten relativ schnell und unkompliziert einholen. Danach können Sie für jede Kategorie der ICE Matrix den Durchschnittswert ermitteln, der die Grundlage für die anschließende Berechnung des ICE Scores darstellt.

Berechnung – so ermitteln Sie den ICE Score

Wenn Ihnen die Durchschnittswerte aus den MitarbeiterInnen-Befragungen der einzelnen ICE-Kategorien vorliegen, können Sie daraus den ICE Score berechnen. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: die Multiplikation der Einzelwerte und die Ermittlung des Durchschnitts. Bei der Multiplikation der drei Einzelwerte aus den Kategorien Impact, Confidence und Ease ergibt sich ein Wert, der zwischen 0 und 1.000 liegt. Unterschiede bei der Bewertung der einzelnen Maßnahmen treten hier sehr deutlich hervor, denn schon ein Unterschied von einem Bewertungspunkt lässt die Ergebnisse signifikant voneinander abweichen. Während eine Bewertung von 4 – 6 – 8 zum Beispiel zum Ergebnis 192 führt, fällt das Ergebnis bei der Bewertung 4 – 6 – 9 mit 216 merklich höher aus.

Alternativ können Sie allerdings auch den Durchschnitt der einzelnen Kategorien bilden. Dabei müssen Sie sich bei der anschließenden Interpretation und Priorisierung der Maßnahmen jedoch stets vor Augen halten, dass schon geringfügige Abweichungen in der ICE Matrix auf deutliche Unterschiede hinweisen. Die Bewertung einer Maßnahme mit den Werten 4 – 6 – 8 würde in diesem Fall zum Beispiel zum Durchschnitt 6 führen, während die Bewertung 4 – 6 – 9 einen nur leicht höheren ICE Score von 6,33 zur Folge hätte.

Interpretation – so werten Sie den ICE Score aus

Die Interpretation einer ICE Matrix ist relativ simpel: Je höher das Scoring, desto mehr Priorität sollte dieser Maßnahme bei der Umsetzung eingeräumt werden. Gerade deshalb ist es allerdings umso wichtiger, dass die Fragen für die Befragung der Mitarbeitenden überlegt gestellt werden. Eine Bewertung mit 10 muss in jeder Kategorie das erfolgversprechendste Ergebnis sein. Deshalb ist eine Frage wie „Wie aufwendig schätzen Sie die Umsetzung dieser Maßnahme ein?“ nicht zulässig, weil hier ein möglichst niedriger Wert wünschenswert ist.

Vor- und Nachteile einer ICE Matrix

Wie jedes Tool liefert auch die ICE Matrix Vor- und Nachteile für Unternehmen. Vorteilhaft ist in jedem Fall, dass der ICE Score dabei hilft, eine fundierte Entscheidung bei der Umsetzung mehrerer zur Auswahl stehender Methoden zu treffen. Dadurch lässt sich ein stabiles Framework schaffen, das in einem Projekt als Unterstützung dient.

Andererseits müssen Sie sich auch darüber im Klaren sein, dass der ICE Score auf der Befragung der Projektbeteiligten oder der Mitarbeitenden beruht. Letztendlich handelt es sich also nur um subjektive Meinungen und Einschätzungen. Je mehr Befragungen sie durchführen lassen, desto aussagekräftiger wird der ICE Score; dennoch lässt sich nicht ausschließen, dass mehrere Fehleinschätzungen das Gesamtergebnis deutlich verzerren.

Fazit

Für Unternehmen kann es oft wettbewerbsentscheidend sein, welche Strategie sie in einem Projekt verfolgen. Gerade deshalb fällt es vielen UnternehmerInnen schwer, eine Entscheidung zu treffen, wenn mehrere vielversprechende Optionen zur Auswahl stehen. Bei der Priorisierung der Maßnahmenumsetzung kann eine sogenannte ICE Matrix hilfreich sein, die Optionen bezüglich ihrer Auswirkungen, der Auswirkungswahrscheinlichkeit und der Einfachheit bei der Umsetzung einschätzt. Je höher der ermittelte Score, der auf Einschätzungen der beteiligten MitarbeiterInnen beruht, dabei ausfällt, desto höher sollte die spätere Priorisierung der dazugehörigen Maßnahme ausfallen.

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