Mehr Zeit für das Wesentliche – Dank der Eisenhower Matrix

Egal, ob es um die Budgetallokation für die verschiedenen Abteilungen geht, Verträge mit (neuen) Geschäftspartnern zu verhandeln sind oder vielleicht eine interne Umstrukturierung ansteht: Hier sind Manager und Führungskräfte in der Pflicht. Auch die Verantwortung für das Krisenmanagement obliegt meist einer dieser Personen. Dazu kommen noch diverse Meetings sowie Anrufe und Mails aus dem Tagesgeschäft – kein Wunder, dass ein gutes Zeitmanagement von Vorteil ist, um nicht den Überblick zu verlieren oder gar eine wichtige Deadline zu verpassen. Um dieses Problem zu lösen, hat sich ein Tool bereits seit Jahrzehnten besonders bewährt: die Eisenhower Matrix.

Die Eisenhower Matrix: simpel, aber effizient

Das Beste an dieser Methode ist ihre einfache Anwendbarkeit. Sie soll auf den ehemaligen amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgehen, der seine Aufgaben stets danach priorisiert und abgearbeitet haben soll. Der Trick dahinter: Alle Aufgaben finden einen Platz in einer 2×2-Matrix – und basierend darauf ergibt sich die Priorisierung der To-Dos. Es zeigt sich zudem: Anschließend heißt es delegieren, delegieren und noch mal delegieren.

Besseres Zeitmanagement dank Übersicht

Alle Aufgaben – die am besten bereits vorab auf einer To-Do-Liste oder Ähnlichem festgehalten wurden – bekommen nach zwei Kriterien Platz in einem einen von vier Quadranten. Deshalb bezeichnet man sie auch als A-, B-, C- und D-Aufgaben, in Anlehnung an ein weiteres Prinzip des Zeitmanagements: das sogenannte ABC-Prinzip.

Die beiden Kriterien zur Aufgabeneinteilung sind Wichtigkeit (wichtig vs. unwichtig) und Dringlichkeit (dringend vs. nicht dringend). Wichtig bedeutet in dem Fall, dass die Aufgabe zum Erreichen der Unternehmensziele vonnöten ist (oder umgekehrt, dass das Nichterledigen der Aufgabe negative Konsequenzen hat) und dabei einen entsprechend großen Einfluss hat. Und dringend bedeutet, dass die Aufgabe eine Deadline in naher Zukunft hat und daher möglichst sofort zu erledigen ist.

Die Matrix ist erstellt – so gehts weiter

Wenn alle Aufgaben in den entsprechenden Quadranten untergebracht sind, können Sie ablesen. Manche Aufgaben müssen Sie selbst erledigen, andere können Sie delegieren.

A-Aufgaben (wichtig und dringend): Selbst erledigen und zwar sofort

B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend): Selbst zu einem festgelegten Zeitpunkt erledigen.

C-Aufgaben (nicht wichtig, aber dringend): sofort erledigen, aber wenn möglich delegieren

D-Aufgaben (weder wichtig noch dringend): Können ignoriert werden. Deshalb ist auch die Bezeichnung „Papierkorb“-Aufgaben geläufig.

Vor- und Nachteile der Methode

Insbesondere die Vorteile dieses Prinzips liegen direkt auf der Hand: Die Matrix ist für jedermann leicht anwendbar, schafft einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben und gibt zeitgleich auch Handlungsempfehlungen, was wann (und in gewisser Weise auch von wem) erledigt werden sollte.

Doch dieses Zeitmanagement-Tool hat auch Nachteile. Es gibt z. B. keine festen Kriterien dafür, wann eine Aufgabe als wichtig einzustufen ist. Zudem ist nicht klar, wie oft die Matrix aktualisiert werden sollte.  Auch ihre Alltagstauglichkeit außerhalb des militärischen Bereichs wurde über die Jahre hinweg schon mehrfach angezweifelt.

Fazit

Der Knackpunkt ist der menschliche Faktor! Denn um die Eisenhower Matrix richtig nutzen zu können, ist einiges an Selbstdisziplin und zwischenmenschlichem Geschick gefordert. Es gilt nicht nur, streng zwischen wichtig und dringend zu unterscheiden. Anschließend sind A-Aufgaben direkt zu erledigen, Termine für die B-Aufgaben festzulegen und C-Aufgaben gezielt an kompetente Mitarbeiter zu delegieren. Insbesondere mit Letzterem tun sich viele aus den verschiedensten Gründen schwer.

Richtig und regelmäßig angewandt, ist dieses Prinzip jedoch eine effiziente Zeitmanagement-Methode. Wer die 2×2-Matrix umsetzt und die genauen Zeitfenster für seine To-Dos gegebenenfalls mithilfe von weiteren Methoden (wie der Pomodoro-Technik) festlegt, hat den Kampf gegen die Aufgabenflut schon fast gewonnen – und damit mehr Zeit für das Wesentliche. Und das wiederum sollten Sie am besten gleich zu Beginn eines Arbeitstages erledigen, wenn die Konzentration hoch ist.

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