Das Pareto-Prinzip im Zeitmanagement

Wer beruflich erfolgreich sein will, der wird sich früher oder später mit den Methoden des Zeitmanagements auseinandersetzen müssen. Denn erfolgreich wird in der Regel der, der vor allem effizient und effektiv arbeitet. Es geht also nicht darum, die meisten Zeitstunden mit seinem Business zu verbringen, sondern während seiner Arbeitszeit möglichst produktiv zu sein.

Ein sehr wichtiges Prinzip, dass jeder dabei kennen sollte, ist das sogenannte Pareto-Prinzip. Was das Pareto-Prinzip ist und wie Sie es in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was versteht man unter dem Pareto-Prinzip?

Bei dem Pareto-Prinzip handelt es sich um einen theoretischen Ansatz, der auf zahlreiche Lebensbereiche und Situationen angewendet werden kann. Viele bezeichnen das Pareto-Prinzip auch als die 80-20-Regel. Dabei handelt es sich jedoch nicht nur um ein theoretisches Konzept, sondern um Erkenntnisse, die wissenschaftlich nachgewiesen sind.

Beispielsweise werden in den meisten Unternehmen 80 % aller Umsätze von nur 20 % aller Kunden generiert. Die restlichen 80 % sorgen dagegen für die anderen 20 % des Umsatzes. Darüber hinaus ist beispielsweise 80 % des weltweiten Vermögens auf 20 % der Bevölkerung verteilt und umgekehrt. Des Weiteren ist es bei den meisten Menschen so, dass 80 % der Kommunikation über das Smartphone mit nur 20 % aller gespeicherten Kontakte stattfindet. Die anderen 20 % sind somit auf 80 %, also alle restlichen Kontakte verteilt.

Diese Beispiele ließen sich unendlich weit fortführen. Im Kontext des Zeitmanagements bedeutet diese Regel, dass 80 % des Ergebnisses in nur 20 % der aufgebrachten Zeit erzielt werden. Lediglich die letzten 20 % einer Aufgabe werden in 80 % der gesamten Arbeitszeit generiert.

Mit der 80-20-Regel zu mehr Produktivität im Arbeitsalltag

Wenn Sie die 80-20-Regel im Arbeitsalltag anwenden, so können Sie Ihre Produktivität nicht nur um einen Bruchteil, sondern um ein Vielfaches steigern. Es ist weitgehend ineffektiv, 80 % der zur Verfügung stehenden Zeit für die letzten 20 % eine Aufgabe zu verwenden. Wenn Sie sich diese Regel bewusst machen, dann wird Ihnen schnell klar, wie viel Zeit Sie mit dem Pareto-Prinzip sparen können. Jedoch ist die Anwendung nicht ganz einfach, da Sie selbstverständlich jede Aufgabe bis zu Ende ausführen müssen. Vermutlich gibt es in Ihrem Beruf also einige Aufgaben, die Sie nicht einfach bei 80 % abschließen und zur Seite legen können. Wie Sie die 80-20-Regel dennoch nutzen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

So nutzen Sie das Pareto-Prinzip für Ihren beruflichen Erfolg

Die Tatsache, dass rund 80 % der gesamten Arbeitszeit für die letzten 20 % eine Aufgabe Verwendung finden, liegt häufig am Perfektionismus. Gerade angehende Unternehmer und auch Angestellte, die in ihrem Berufsleben vorankommen möchten und sehr ehrgeizig sind, legen häufig eine zu große Portion Perfektionismus an den Tag. Sie wollen ihre Leistung auf dem höchsten Niveau präsentieren. Im Grunde genommen ist diese Denkweise für einen erfolgreichen Menschen auch vollkommen normal und gut. Sehr zeitsparend ist sie jedoch nicht, weshalb dieser Denkansatz langfristig nicht zum Erfolg führt. Erfolgreiche Menschen schaffen es, sich von dem perfektionistischen Denken zu distanzieren, sind im Allgemeinen mutiger und setzen Dinge in kurzer Zeit um, ohne lange darüber nachzudenken. „Machen statt reden“ ist hier das Motto. Wichtig ist also, dass Sie Ihre Aufgaben zwar abschließen, jedoch nicht zu perfektionistisch dabei sind.

Darüber hinaus sollten Sie unwichtige Aufgaben streichen oder delegieren. Die meisten Menschen verbringen nämlich zu viel Zeit mit Aufgaben, die nicht maßgeblich zu ihrem Erfolg beitragen und sie somit nicht voranbringen. Um herauszufinden, welche Aufgaben das In Ihrem Berufsleben sind, sollten Sie sich in Ruhe etwas Zeit nehmen und darüber nachdenken. Fertigen Sie dazu beispielsweise eine Liste an, auf der Sie alle Aufgaben, die Sie tagsüber erledigen, festhalten. Schauen Sie diese Liste dann durch und ordnen Sie die einzelnen Aufgaben verschiedenen Kategorien zu. Klassifizieren Sie dabei beispielsweise Aufgaben, die „dringend“ sind, die „wichtig“ sind, die „wichtig und dringend“ sind und die gar nichts von beiden sind. Wenn Sie einen besseren Überblick darüber haben, welche Aufgaben über Ihren Erfolg entscheiden, können Sie sich diesen Aufgaben besser widmen. So gelangen Sie zu einem viel besseren Zeitmanagement, was Sie beruflich langfristig erfolgreicher machen wird.

Alle Tipps auf einen Blick

• Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus
• Setzen Sie Dinge lieber schnell um, anstatt lange darüber nachzudenken
• Delegieren oder streichen Sie unnötige Aufgaben
• Kategorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
• Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die Sie voranbringen

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