Alpen-Methode

Bei der sogenannten ALPEN-Methode handelt es sich um einen Ansatz zum Selbstmanagement. Diese Methode hilft dabei, den Tagesplan bestmöglich zu strukturieren, um dadurch letztendlich produktiver zu sein. Die richtige Organisation ist ein unerlässlicher Bestandteil von Produktivität. Darüber hinaus ist die ALPEN-Methode nicht besonders kompliziert, sodass sie jeder in seinem Alltag anwenden kann.

Bedeutung des Begriffs

Der Begriff „Alpen“ hat dabei nichts mit einem Gebirge zu tun. Stattdessen steht jeder einzelne Buchstabe für einen der fünf Schritte, die bei dieser Methode relevant sind.

Die fünf Schritte der ALPEN-Methode und die Bedeutung des Akronyms:

  • A = Aufgaben und Aktivitäten auflisten
  • L = Länge der Aufgaben abschätzen
  • P = Pufferzeit einplanen
  • E = Entscheidungen treffen
  • N = Nachkontrolle durchführen

1. Aufgaben und Aktivitäten auflisten

Im ersten Schritt geht es darum, alle Aktivitäten und Aufgaben des Tages aufzulisten. Dabei sollten Sie keine Aufgaben außer Acht lassen. Auch vermeintlich kleine Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails oder das Führen eines Telefonats sollen mit auf die Liste.

Möchte man die ALPEN-Methode nicht nur im beruflichen Kontext, sondern auch im Privatleben anwenden, so kann man sogar jene Aufgaben, die nicht in den beruflichen Kontext fallen, ebenfalls notieren, sofern sie nicht ohnehin einem bestimmten Zeitfenster zugeordnet sind.

2. Länge der Aufgaben schätzen

Im zweiten Schritt wird dann abgeschätzt, wie lange jede einzelne Aufgabe ungefähr dauert. Diese Abschätzung bringt gleich zwei positive Effekte für das Zeitmanagement mit sich: Zum einen hilft die Abschätzung bei der Planung an sich, damit Sie die einzelnen Tätigkeiten realistisch in den Tagesplan integrieren können. Zum anderen geben diese Zeitangaben aber auch vor, wie lange man sich mit einer Aufgabe beschäftigen möchte.

Intuitiv versuchen wir nämlich, uns an diese Zeitfenster zu halten und vergeuden somit nicht unsere Zeit. Wer sich beispielsweise vornimmt, alle seine E-Mails innerhalb von 30 Minuten abzuarbeiten, der wird automatisch viel schneller und effektiver arbeiten als jemand, der für das Beantworten von E-Mails zwei Stunden Zeit einplant.

3. Pufferzeit fest einplanen

Danach integrieren Sie die sogenannten Pufferzeiten. Da unvorhergesehene Ereignisse, Unterbrechungen und Störfaktoren regelmäßig auftreten, ist davon abzuraten, 100 % der zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen.

Deshalb sieht die ALPEN-Methode vor, nur 60 % des Tages für die jeweiligen Aufgaben zu verplanen und 40 % der Zeit als Pufferzeit zu berücksichtigen. Davon sollen 20 % für unvorhergesehene Aufgaben oder Ereignisse und die anderen 20 % für soziale Interaktionen zur Verfügung stehen.

4. Entscheidungen treffen

Im vierten Schritt müssen Sie wichtige Entscheidungen bezüglich des Tagesplans treffen. Fällt mit einem Blick auf den gesetzten Plan auf, dass Sie nicht alle Aufgaben innerhalb eines Tages erledigen können, da die Zeit nicht ausreicht, so müssen Sie Aufgaben priorisieren. Sie sollten also ermitteln, welche Aufgaben möglicherweise unwichtig sind und der Agenda für den nächsten Tag Platz finden.

Darüber hinaus sollten Sie die abgeschätzten Längen der Aufgaben kritisch hinterfragen. In manchen Fällen kann eine Aufgabe auch in einem kürzeren Zeitabschnitt erledigt werden. Welche Aufgaben besonders wichtig und welche eher unwichtig sind, können Sie zum Beispiel mit dem Eisenhowerprinzip ermitteln.

5. Nachkontrolle durchführen

Um von der ALPEN-Methode wirklich profitieren zu können, sollten Sie den letzten Schritt in keinem Fall vernachlässigen. Hierbei geht es um die Nachkontrolle und somit darum, zu überprüfen, ob Sie den festgelegtne Plan umsetzen konnten und wo die Schwachstellen lagen. Wenden Sie diese Methode regelmäßig an, so werden die Schätzungen immer genauer und letztendlich wird damit das eigene Zeitmanagement fortlaufend besser. Fällt bei der Nachkontrolle beispielsweise wiederholt auf, dass eine bestimmte Aufgabe länger gedauert hat als vermutet, können Sie in Zukunft gleich zu Beginn der Planerstellung mehr Zeit für diese Aufgabe reservieen. Je öfter Sie diese Methode des Zeitmanagements anwenden, desto besser funktioniert sie. Dranbleiben lohnt sich also.

Fazit & Zusammenfassung

Die einzelnen Schritte der ALPEN-Methode können wie zu Beginn des Artikels bereits dargestellt, anhand des Akronyms (siehe oben) zusammengefasst werden. Dabei sollte keiner der fünf Schritte ausgelassen werden, da die Methode nur dann funktioniert, wenn alle Schritte in der entsprechenden Reihenfolge umgesetzt werden.

Mit etwas Geduld führt dieser Ansatz zu einem immer besser werdenden Selbstmanagement und somit auch zu mehr Produktivität im Alltag und im Beruf.

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