Keep It Smart And Simple!

Keep It Smart and Simple oder kurz K.I.S.S. ist ein Prinzip des erfolgreichen Selbstmanagements.

Es bedeutet, dass wir uns in einer Zeit von rasanten Veränderungen bei gleichzeitig hohen Leistungsanforderungen auf das Wesentliche konzentrieren.

Mit der K.I.S.S.-Methode gelangen hart arbeitende Manager, Experten und Unternehmer gleichzeitig zu mehr innerer Zufriedenheit.

Was bedeutet K.I.S.S.?

Es ist eine Methode des Selbstmanagements, die nicht mit dem Zeitmanagement gleichzusetzen ist. Vielmehr steuern Menschen nach dieser Methode ihr Leben auf beruflicher und privater Ebene so, dass ihre Leistungsfähigkeit bei gleichzeitiger Balance erhalten bleibt. Viele Menschen erreichen ihre Ziele nicht, weil sie sich zu viel vornehmen. Sie müssen diese daher mehr „smart and simple“ formulieren. Auch smart lässt sich übrigens als Akronym verwenden, nämlich für die deutschen Wörter

• s – spezifisch,
• m – messbar,
• a – attraktiv,
• r – realistisch und
• t – terminiert.

Das ist eine etwas willkürliche (weil deutsche) Interpretation, die dennoch sehr treffend erscheint. Etwas „simple“ zu halten bedeutet unter anderem, Ziele zeitlich zu terminieren und den Weg zum Ziel in überschaubare Etappen einzuteilen – wiederum mit terminierten Zwischenzielen.

Eine gute Methode ist die Verwendung von Wochentagen für wiederkehrende Aufgaben – montags wird der Wochenplan erstellt, mittwochs wird er verifiziert, dienstags gibt es ein operatives Meeting, freitags eine Überblicksrechnung und so fort.

Priorisierung nach Effektivität und Effizienz

Ziele sind stets zu priorisieren, wobei die Prioritäten nach Effektivität und Effizienz bei der Erreichung sortiert werden müssen. Das bedeutet: Ein bestimmtes Ziel erzeugt einen großen Effekt, wenn es der Manager erreicht. Doch er muss hinterfragen, wie viel Aufwand die Erreichung kostet. Möglicherweise ist dieser Aufwand so hoch, dass die angestrebte Effektivität verpufft. Vielleicht lassen sich kleinere Ziele mit einem nicht so großen Effekt wesentlich effizienter erreichen und sollten daher eher priorisiert werden.

Instrumente für das Selbstmanagement

Verschiedene Instrumente unterstützen das Vorhaben, „smart and simple“ zum Ziel zu kommen. Sie betreffen das Selbstmanagement:

• Dokumentation: Täglich zum Feierabend sollten eine Aufgabe, ein Termin, eine Delegation oder eine Information dokumentiert werden.
• Aufgabe/Serienaufgabe: Aufgaben bedeuten eine Eigenaktivität, so das Schreiben einer Mail, das Erstellen einer Präsentation oder eine Delegation. Aufgaben haben einen Endtermin. Serienaufgaben kehren periodisch wieder, zum Beispiel wöchentlich, monatlich oder jährlich.
• Delegation: Hierbei wird eine andere Person aktiv. Entweder übernimmt sie eine an sie delegierte Aufgabe oder die Überwachung einer Aufgabe.
• Termin: Dieser ist mit einer Uhrzeit gekoppelt, Aufgaben und Delegationen hingegen nicht unbedingt. Der Terminkalender sollte alle Termine – berufliche und private – auf einen Blick darstellen.
• Information: Zum Verständnis werden Informationen ohne besondere Terminierung abgelegt.

Wie führt K.i.S.S. zu einem ausgeglicheneren Leben?

Auch wenn die Organisation des Selbstmanagements auf den ersten Blick aufwendig erscheint, reduziert es doch am Ende den tagtäglichen Aufwand. Es verschafft uns nämlich einen Überblick über unsere wirklich wesentlichen Aufgaben, die Prioritäten und unsere Termine. Damit strukturiert es den Tag und ermöglicht die Reduktion unserer Aufwände.

Weniger ist oft mehr: Wer sich nicht mit Zielen überfordert, erreicht die wichtigen Ziele besser. Dazu dient eine bestimmte Serienaufgabe: Es ist nützlich, täglich zehn Minuten lang darüber nachzudenken, was denn wirklich wichtig ist. Manche Menschen priorisieren die falschen Dinge im Leben und überfordern sich allein dadurch.

Auch ist eine Trennung zwischen beruflichen und privaten Zielen sehr wichtig. So wäre es falsch, die eigene Hochzeit erst für den Moment zu planen, in welchem eine bestimmte Karrierestufe erreicht wurde. Die private Beziehung, die zu so einem wichtigen Schritt führt, hängt nur sehr bedingt vom eigenen Karrierestatus ab.

Durch die Reduktion auf wesentliche Ziele erhöht sich wiederum die Selbstmotivation. Mit K.i.S.S. wenden sich Menschen denjenigen Dingen zu, die sie wirklich begeistern.

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