Von Angesicht zu Angesicht – So meistern Sie erfolgreich Videokonferenzen

Die grundlegende Kommunikation innerhalb und zwischen Unternehmen hat sich komplett verändert. War das klassische Meeting über Jahre ein grundlegendes Mittel für Verhandlungen oder Gespräche, liefert die IT heute die Infrastruktur für verbesserte Kommunikation. Videokonferenzen etablieren einen einfachen Kontakt von Angesicht zu Angesicht – und das auf der gesamten Welt.

Welche Rolle spielt die Videokonferenz in der Kommunikation?

Besonders in jungen Unternehmen und in jenen, welche die aktuellen Lösungen der Technik nutzen, ist die Videokonferenz längst zu einem Standard geworden. Moderne Programme erlauben es, dass die Teilnehmer an jedem Ort der Welt – sofern ein Zugang zum Internet vorhanden ist – ihre Konferenzen auf die Art und Weise abhalten, als würden sie im Büro zusammen sitzen.

Das stärkt den Zusammenhalt und sorgt für viele neue Szenarien, die im Alltag von Interesse sein könnten. Diese Form der Kommunikation erfordert natürlich eine gewisse Umstellung. Es wichtig, dass man an jedem Ort der Welt für eine solche Konferenz erreichbar ist. Und trotz des gerade gewählten Umfelds die besten Ergebnisse abliefert.

Das wichtigste Werkzeug ist eine gute Vorbereitung auf die Videokonferenz. Sofern es möglich ist, sollte man sich den Termin so freihalten, dass man entweder tatsächlich im Büro ist oder wenigstens in einer Umgebung, die das Internet und Ruhe garantiert. Nichts ist störender, als wenn man plötzlich aus der Konferenz fliegt, weil sich das Internet vor Ort als zu schwach erweist. Auch das grundsätzliche Profil in den verschiedensten Netzwerken sollte gut geführt sein: Nicht selten nutzen die Teilnehmer die Gesprächspausen, um sich einmal einen Überblick über die anderen Teilnehmer in der Konferenz zu verschaffen.

Grundlegende Kommunikation während einer normalen Videokonferenz

Auch grundsätzliche Organisation ist bei einer solchen Konferenz ebenso wichtig, wie bei einer normalen Tagung. Da es aber aufgrund des Mangels an Mimik, Gestik und Präsenz schwieriger ist, die verschiedenen Teilnehmer zu synchronisieren und zu steuern, müssen auch andere Schwerpunkte gelegt werden. Dazu gehören Moderation, Ablaufliste und fest zugeteilte Sprechzeiten. Hier einige Punkte, die dabei helfen können, dass die Videokonferenz am Ende organisiert abläuft:

• Reihenfolge: Geht es in der Konferenz um eine Diskussion zu einem Thema, sollte zu dem Beginn des Gesprächs eine Reihenfolge festgelegt werden. So kommen sich die Teilnehmer mit ihren Beiträgen nicht in die Quere.
• Tagesordnung: Gerade dann, wenn verschiedene Themen in der Videokonferenz zu besprechen sind, sollten bereits vor dem Meeting alle Teilnehmer über die Tagesordnung informiert werden. Das hilft beim zügigen Ablauf.
• Kein Small-Talk: Es ist zwar verlockend mit dem Kollegen vom anderen Kontinent in das Gespräch zu kommen, blockiert aber die Zeit der anderen Teilnehmer. Man sollte sich daher im Gespräch auf die Fakten beschränken und eventuellen Small-Talk auf eine spätere Zeit verlegen.

An sich ist die Kommunikation in einer solchen Videokonferenz also nicht so unterschiedlich zu einem normalen Meeting vor Ort. Ein wichtiger Unterschied ist, dass die Teilnehmer an den verschiedensten Orten der Welt sein können, wenn sie sich in das Gespräch einklinken. Und natürlich sind dadurch auch die Kosten geringer und die Effizienz höher. Es ist anzunehmen, dass die Videokonferenz in den kommenden Jahren noch mehr an Bedeutung gewinnen wird. Immerhin sind Homeoffice und Vernetzung ebenso beständig wie die Globalisierung. Ein wenig Training hilft dabei, dass man sich auch bei den Videokonferenzen wohlfühlt und somit erfolgreich damit arbeiten kann.

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