Projektarbeit bringt mehr Flexibilität in die Arbeitswelt

Projektbezogene Tätigkeiten sind längst nicht mehr die Ausnahme in der Arbeitswelt, sondern ergänzen die klassische lineare Arbeitsorganisation. Ob unternehmensintern oder durch die Auslagerung an externe Freelancer; die Projektarbeit ist für viele bereichsübergreifende Aufgaben eine ideale Organisationsform.

Was versteht man unter Projektarbeit?

Tätigkeiten und Aufgaben, die nicht immer wieder anfallen und eine feste Deadline zur Fertigstellung haben, lassen sich in einzelnen Projekten realisieren. Sie zeichnen sich durch ein klar definiertes Ziel aus, das unter Einhaltung von Vorgaben zu Fristen und Ressourcen flexibel erreicht wird. Außerdem legt das Projektmanagement einen konkreten Zeitrahmen für den Beginn und den Abschluss des gesamten Projekts fest. Die Aufgaben eines Projektes sind häufig durch eine besondere Komplexität gekennzeichnet und erfordern daher die Aufmerksamkeit qualifizierten Projektpersonals.

Worin unterscheiden sich Projektarbeit und Linienarbeit?

Auch im Rahmen von klassischer Linienarbeit gibt es Aspekte, die ähnlich wie in der Projektarbeit ablaufen. Für viele Unternehmen ist es jedoch zunehmend interessanter, die volle Aufmerksamkeit der Beteiligten auf ein befristetes Projekt zu lenken, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal ist jedoch, dass ein Projekt klare Anfangs- und Endpunkte besitzt, während die routinemäßige Linienarbeit sich mit ständig wiederkehrenden Aufgaben befasst. Auch diese können hochspezialisiert sein, bleiben dann aber in der Regel im Verantwortungsbereich einer einzelnen Abteilung oder einzelner MitarbeiterInnen. Bei der Projektarbeit arbeiten die Beteiligten hingegen bereichsübergreifend für eine begrenzte Zeit zusammen. Finden sich spezielle Fähigkeiten nicht im eigenen Unternehmen, engagieren Projektmanager gerne Freelancer auf dem freien Markt. Die meisten Projektarbeiten zeichnen sich durch mehr Abwechslung vom üblichen Arbeitsalltag aus. Außerdem lassen sich die Aufgaben innerhalb der allgemeinen Zeitfenster relativ flexibel gestalten, so dass die Mitarbeitenden eine größere kreative Freiheit genießen. Die Einbeziehung von Home Office und extern tätigen Kräften ist hierbei ein besonders effektives Feature.

Wie funktioniert die Projektorganisation?

Die Organisation von Projekten kann je nach Umfang extrem komplex ausfallen. Daher sollte das Projektmanagement von erfahrenen Leuten ausgearbeitet und umgesetzt werden. Gerade bei der erstmaligen Einführung von Projektarbeit als Arbeitsform sind unternehmens- und aufgabenspezifische Aspekte zu beachten, die sich individuell stark unterscheiden können. Die Auswahl der einzelnen Teams gehört zu den größten Herausforderungen für das Projektmanagement. Für die MitarbeiterInnen bieten sich gleichzeitig neue Chancen, ihre Fähigkeiten im Rahmen eines Projekts zu optimieren und sich stärker zu engagieren, was bei der üblichen starren Arbeitsform im linearen Betrieb üblicherweise nicht der Fall ist.

Gutes Projektmanagement ist besonders wichtig

Für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts muss Ihr Unternehmen über ein gutes Projektmanagement verfügen. Sinnvolle Planung und effiziente Organisation der einzelnen Teams und Aufgaben sind essentiell. So darf die Zeitplanung trotz aller Flexibilität niemals die Fristen außer Acht lassen. Die Erhaltung einer vernünftigen Work-Life-Balance ist sowohl für interne als auch externe Beschäftigte wichtig. Hierfür bietet sich der Einsatz von digitalen Zeiterfassungsmodellen an, zumal diese auch die Kontrolle des Arbeitsfortschritts durch die Projektleitung erleichtern.

Vorteile und Nachteile von Projektarbeit beachten

Arbeitgeber profitieren von der großen Individualisierbarkeit der Aufgabenstellung im Rahmen von Projekten. Sie eröffnen den Beschäftigten die Chance, mehr von sich zu zeigen und schöpfen gleichzeitig den gesamten Fähigkeitspool aus. Statt langweiliger Routine erzeugen Projektaufgaben immer neue Herausforderungen, die mit einem höheren Maß an Eigeninitiative bewältigt werden. Dies kommt der Motivation der Teilnehmenden zugute. Stark motivierte und engagierte Teams können Projekte sehr viel gezielter und schneller abschließen als bei unflexibler Lineararbeit. Allerdings gibt es auch gewisse Risiken, die mit der Projektarbeit einhergehen. Fehlt es an regelmäßigem Feedback zwischen den Teams und der Projektleitung, kann die Übersicht verloren gehen. Bemerkt die Projektleitung beispielsweise nicht, dass einzelne Teammitglieder oder ganze Teams am Rande der Überlastung stehen und die Kooperation mit anderen Teams nicht reibungslos funktioniert, kann das Projektziel aus dem Ruder laufen. Tatsächlich gilt die Überlastung der Mitarbeitenden als eines der häufigsten Risiken bei Projektarbeit, insbesondere bei der gleichzeitigen Befassung mit mehreren Projekten und zu engen Deadlines. Sind die Beteiligten überlastet, leidet nicht nur die Motivation, sondern auch die Arbeitsqualität.

Wichtige Vorteile von Projektarbeit im Überblick:

• Projekte haben klar definierte Zielvorgaben, anhand derer sich der Erfolg direkt ablesen lässt.
• Bereichsübergreifende Projektorganisation führt zu einer Konzentration spezieller Fähigkeiten der unterschiedlichen MitarbeiterInnen.
• Teamarbeit erzeugt wichtige Synergieeffekte.
• Klare Zuständigkeiten für jeden Abschnitt des Projekts.
• Förderung von Eigeninitiative und Eigenverantwortung.
• Ständiger Vergleich von Planung und Ergebnisanalyse verbessern die Steuerungsmöglichkeiten.

Mögliche Nachteile von Projektarbeit im Überblick:

• Projektarbeit kann äußerst aufwändig sein.
• Das Scheitern eines Projekts wird für alle Beteiligten sofort sichtbar.
• Projektarbeit kann die Routinearbeit der Linienorganisation beeinträchtigen. Daraus ergeben sich häufig firmeninterne Spannungen.
• Der Projekterfolg ist eng mit der Qualität der Projektorganisation verknüpft und für alle ersichtlich.

Fazit: Wann eignet sich die Projektarbeit als Arbeitsform für ein Unternehmen?

Die Projektarbeit sollte nicht nur deshalb von einem Unternehmen eingeführt werden, weil es sich um einen arbeitstechnischen Trend handelt. Vielmehr sollten EntscheidungsträgerInnen zuerst alle Vor- und Nachteile gegeneinander abwägen. Fallen beispielsweise neue Aufgaben an, die (zunächst) nur einmal umzusetzen sind, ist ein befristetes Projekt oft zielführender. Gleiches gilt, wenn ein besonderes Maß an Kreativität bei der Umsetzung gefragt ist. Das Sammeln von Ideen zur Erarbeitung neuer Konzepte oder die Planung bestimmter Ereignisse wie Messeauftritte sind bestens für die Umsetzung innerhalb eines Projekts geeignet.
Es lohnt sich meist nicht, solche Aufgaben einer ganzen Abteilung zu stellen, die nebenbei noch die normale Alltagsarbeit erledigen muss. MitarbeiterInnen, die für Projekte eingesetzt werden, sollten Sie folglich von ihren normalen Tätigkeiten ganz oder zumindest teilweise freistellen. Weniger geeignet ist die Projektarbeit für Unternehmen, in denen häufig wiederkehrende Aufgaben für die jeweiligen Spezialisten in ihren festen Bereichen anfallen. Hier sind selten neue Impulse gefragt, sondern das rasche Abarbeiten der Aufgaben im Rahmen erprobter Abläufe. Projektarbeit unterbricht diese Routine und sollte in solchen Unternehmen eher die Ausnahme bleiben.

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