Tactical Meetings

Schon wieder ein Meeting, bei dem deine Anwesenheit zwar erforderlich ist, du dich aber überwiegend überflüssig fühlst. Kommt dir dieser Gedanke vertraut vor, dann darfst du dich bei dem sogenannten Taktik-Format auf eine Überraschung gefasst machen. Schließlich hebt sich dieses erheblich von klassischen Alternativen ab.

Dass das Meeting nicht wie so oft ergebnislos im Sand verläuft, dafür sorgt allein die strukturierte Agenda. Und auch die übliche Langeweile, die meist in einer Unterforderung aufgrund mangelnder Beteiligung und Einflussnahme begründet liegt, ist hier nicht zu befürchten. Schließlich fußt das Tactical ebenso wie das Governance Treffen in der sogenannten Holacracy (Holokratie), einem agilen Organisationsmodell, das ganz auf die Selbstverantwortung autonomer Teams setzt. Anstatt dich also zurückzulehnen und abzuschalten, ist hier deine aktive Mitarbeit gefragt.

Einführung in das Tactical Meeting

Doch was ist Sinn und Zweck der hier zur Diskussion stehenden taktischen Zusammenkünfte? Worin zeichnen sie sich aus?

Auf den Punkt gebracht handelt es sich dabei um zumeist wöchentlich stattfindende strukturierte operative Meetings. Ziel ist es, potenzielle Hindernisse aus dem Weg zu räumen und zeitnahe Antworten auf dringende Fragen zu finden. Im Rahmen der Holacracy arbeiten die Teams, die sich aus Mitarbeitenden in flexiblen Rollen zusammensetzen, selbst an denkbaren Lösungen. Im Gegensatz zu traditionellen, von starren Führungsebenen gekennzeichneten Hierarchien läuft der Prozess der Entscheidungsfindung in Tactical Meetings gleichberechtigt, transparent und dezentral ab.

Tactical versus Governance Meetings

Innerhalb der Holacracy und anderer agiler Organisationen gibt es zwei bedeutende Meeting-Formate: Tactical und Governance. Letztere finden in der Regel einmal im Monat statt und dienen primär dazu, Verantwortlichkeiten, Rollen und Prozesse zu klären und bei Bedarf anzupassen. Governance beschreibt in diesem Zusammenhang sowohl den Ordnungsrahmen als auch das Zusammenwirken von Regeln und anderen Faktoren, die für die Leitung von Organisationen und Projekten maßgeblich sind. Anders ausgedrückt stehen hier die Struktur sowie neue Rollen und Regulierungen der Organisation im Mittelpunkt. Entscheidungen werden in Form eines Konsens getroffen. Im Fachjargon spricht man von einem sogenannten integrativen Prozess.

Bei den wöchentlichen taktischen Zusammenkünften wiederum liegt der Schwerpunkt auf dem operativen Tagesgeschäft. Entsprechend werden essenzielle Informationen und Updates ausgetauscht, Herausforderungen angegangen und Hürden, die einem reibungslosen Verlauf von Projekten und Aktionen im Wege stehen, überwunden. Entscheidungen sind rollenbezogen und erfolgen ad hoc.

Ablauf von Tactical Meetings in der Holacracy: eine klare Struktur für mehr Effizienz

Dass viele Zusammenkünfte nach herkömmlichem Format oftmals ergebnislos bleiben, bestätigen zahlreiche Erfahrungswerte. Ein in diesem Kontext wichtiges Merkmal der Holacracy ist die konsequente Strukturierung von Prozessen. In Bezug auf Meetings, die von einem sogenannten Facilitator geleitet werden, bildet generell ein kurzes Check-in den ersten Punkt der Agenda. Dieses gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit, anzukommen und hundertprozentig präsent zu sein. Wie der Name bereits vorschlägt, besteht die Hauptaufgabe des Facilitators darin, Gruppenprozesse zu erleichtern und gemäß der vorgegebenen Strukturen zu steuern. Nach einer Prüfung der Checkliste, oder genauer des Status sich wiederholender Aufgaben folgen Updates zu einzelnen Projekten. Um nicht von der vorgegebenen Reihenfolge abzuweichen, ist das Vorbringen von Unklarheiten, Anmerkungen und Anregungen ebenfalls an einen festen Rahmen gebunden. Anlaufstelle ist der Facilitator, der im Anschluss an die Übersicht zum Stand der Projekte die jeweiligen Punkte in die Besprechungs-Agenda aufnimmt.

Präsentation von Tensions und Feedback-Runde: elementare Phasen des Tactical Meetings

Gegenüber herkömmlichen Meetings, die scheinbar demokratischen Prinzipien folgen, letztendlich jedoch im Chaos enden, verlaufen taktische Zusammenkünfte sehr geordnet. Um willkürliche und zeitraubende Fragen in der Eingangsphase zu vermeiden, gibt es die Feedback-Runde. In der Praxis sieht das so aus, dass alle Teammitglieder nach der Vorstellung eines Programmpunktes die Gelegenheit haben, Fragen zu stellen und Vorschläge zu diskutieren. Bei dem jeweiligen Thema handelt es sich in der Regel um Spannungen (Tensions), sprich Probleme, die den Fortschritt des Projektes beeinträchtigen können. Angestrebt wird die nachhaltige Beseitigung dieser Hindernisse, um einen störungsfreien Prozess zu gewährleisten. Kommt es bereits nach den ersten Rückmeldungen zu einer von allen akzeptierten Lösung, folgt der nächste Besprechungspunkt. Gibt es Einwände, so werden so lange Anpassungen vorgenommen, bis diese aus dem Wege geräumt sind. Grünes Licht erhält der jeweilige Lösungsansatz, wenn die Frage des Facilitators, ob die einbringende Person alles erhalten hat, was sie braucht, positiv beantwortet wird.

Letzter Punkt auf der Agenda: die Check-out-Runde

Ebenso wie beim Governance Meeting wird das taktische Pendant mit dem Zusammentragen von Reflexionen zu dem Treffen beschlossen. Dabei haben nacheinander alle Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Eindrücke in aller Kürze wiederzugeben. In Bezug auf das Format ähnelt der letzte Punkt der Agenda dem Check-in. Denn auch für diese Phase ist kein Austausch in Form von Diskussionen vorgesehen.

Zusammengefasst bilden beim Tactical Meeting kurzfristige Ziele, aktuelle Projekte und potenzielle Hindernisse den Hauptgegenstand. Spannungsfelder halten als Punkte der Agenda Einzug. Das Grundanliegen der Zusammenkunft besteht darin, die operative Handlungsfähigkeit des Teams zu gewährleisten. Lassen sich die Spannungen nicht bei einer taktischen Sitzung lösen, so kann eine Anpassung der Organisationsstruktur im Rahmen eines Governance Treffens erforderlich sein.

Vorteile des Taktik-Formats außerhalb der Holacracy nutzen

Die Vorteile von taktischen Zusammenkünften der Holacracy liegen klar auf der Hand. Im Vergleich zum herkömmlichen Pendant zeichnet sich die vorgestellte Variante durch eine klare Agenda, eine daraus resultierende erhöhte Effizienz sowie rasche Beseitigung operativer Herausforderungen aus. Das Ergebnis ist eine störungsfreie Weiterführung und erfolgreiche Beendigung laufender Projekte. Sollten sich bestimmte Spannungen nicht beseitigen lassen, so bildet das Tactical eine solide Grundlage für eine spätere Anpassung beim Governance Treffen.

Stellt sich eigentlich nur noch die Frage, ob sich das Taktik-Format abgesehen von der Holacracy auch in anderen Organisationen einsetzen lässt. Werden entsprechende Anpassungen vorgenommen, so lautet die Antwort ja. Für traditionelle Führungsstrukturen heißt dies unter anderem, dass Mitarbeitende ihre Themen ohne Rollen in die Agenda einbringen. Ein weiterer wichtiger Punkt, den es bei einer Übertragung auf traditionelle Organisationen im Vorfeld zu klären gilt, ist die Entscheidungsgewalt, die in der Holacracy in Form von Rollenkompetenzen und Konsens geregelt ist.

Bildnachweis: #516966426 | © Nuthawut – stock.adobe.com