Wissenswertes um Holacracy Governance Meetings

Den Arbeitsprozess durch den Abbau von Spannungen optimieren: So lautet kurz und knapp das Hauptziel von sogenannten Holacracy Governance Meetings. Was es damit genau auf sich hat, welche AkteurInnen eingebunden sind und wie ein Meeting abläuft, erfährst Du neben weiteren wichtigen Aspekten in diesem Beitrag.

Begriffsklärung: Holacracy und Governance

Holacracy, im Deutschen auch Holokratie bzw. Holakratie genannt, bezeichnet ein spezifisches ganzheitliches Organisationsmodell. Der Wegfall klassischer Unternehmenshierarchien zählt zu den markantesten Charakteristika. An deren Stelle treten selbstgesteuerte Kreise und Rollen mit viel Raum für eigene Entscheidungen. Der Begriff Holakratie geht auf die griechischen Wörter „holos“ (ganz) und „kratia“ (Macht/Herrschaft) zurück. Im Unternehmenskontext ist hier also die Rede von einer Struktur, die nicht einzelne Führungspersonen, sondern die gesamte Organisation als Einheit ins Zentrum rückt.

Governance wiederum beschreibt in diesem Zusammenhang die Steuerung bzw. Führung von Unternehmen mittels gezielter Prozesse, Strukturen und Prinzipien.

Zusammengefasst ist die Holakratie eine Governance-Variante, die sich durch Dezentralisation, selbstständige Organisation sowie Verlagerung von Kompetenzen auszeichnet. Konkret äußert sich Letztere in dem Delegieren von Entscheidungen an Hierarchieebenen, die ursprünglich keinerlei Führungsverantwortung innehatten.

Weitere Besonderheiten der Holakratie Governance: Rollen, Kreise und mehr

Doch nicht nur traditionelle Management-Strukturen fallen bei dem hier diskutierten ganzheitlichen Organisationsmodell weg. Auch starre Stellenbeschreibungen gehören nunmehr der Vergangenheit an. Stattdessen übernehmen MitarbeiterInnen dynamische Rollen mit klarer Autorität und Verantwortlichkeit, die an den jeweils aktuellen Arbeitsbedarf angepasst werden. Teams wiederum finden sich in sogenannten Kreisen zusammen, die einer speziellen „Verfassung“ unterliegen. Dabei handelt es sich um ein verbindliches Dokument, das die Konditionen der Zusammenarbeit vorgibt. Innerhalb dieses Regelwerks haben die Kreise die Möglichkeit, eigenständige Entscheidungen zu treffen. Selbstmanagement und eine Verteilung von Führungsgewalt auf das gesamte Team ersetzen einstige Manager. Eine klare Struktur und bis ins kleinste Detail definierte Rollen stellen sicher, dass diese Governance-Variante nicht im Chaos endet. Dass sich Holacracy Meetings von Zusammenkünften in anderen Governance-Modellen unterscheiden, verwundert nach einem Einblick in die wichtigsten Charakteristika sicherlich nicht.

Governance Meetings im Holacracy Modell

Von Holakratie-Taktik-Meetings, die sich auf operative Aufgaben konzentrieren, grenzen sich Governance Meetings durch ihren Fokus auf den Rahmen ab. Entsprechend dienen sie unter anderem dazu, die Organisationsstruktur anzupassen, Befugnisse sowie Rollen zu klären und integrative Entscheidungen zu finden. Bei letztgenanntem Ziel handelt es sich um den Oberbegriff eines eindeutig definierten Governance-Prozesses im Rahmen von Governance Meetings. Dieser steht ganz im Zeichen einer Anpassung von Rollen, Zielen und Abläufen. In der Praxis finden sich die jeweiligen Teams bzw. Kreise zusammen, um strukturelle Fragen zu besprechen und Entscheidungen bezüglich eventuell anstehender Strukturänderungen zu treffen. Das vorrangige Ansinnen besteht in einer verbesserten Zusammenarbeit, die letztendlich den Grundstein für den Erfolg einer Organisation bildet. Die Holakratie greift dabei auf strukturierte Prozesse zurück, die etwa die Definition von Entscheidungsbefugnissen und Verantwortlichkeiten sowie die Anpassung von Richtlinien anstreben. Ein wesentliches Thema in Meetings sind zudem Rollen, die bei Bedarf geändert, entfernt oder kreiert werden.

Der Facilitator als unverzichtbarer Akteur in Governance Meetings

Bei einem vom Kreis selbst organisierten Holacracy Governance Meeting spielt der sogenannte „Facilitator“ eine essenzielle Rolle. Als Vermittler bzw. Moderator unterstützt er das Team dabei, die Ziele des jeweiligen Meetings zu erreichen. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Prozess, der den Vorgaben der Holacracy Verfassung unterliegt. Als neutraler Akteur, der für 6 bzw. 12 Monate vom Kreis gewählt wurde, sorgt er dafür, dass die Meetings strukturiert und fair ablaufen. Den Anfang macht eine eingehende Prüfung der Rahmenbedingungen. Sind diese optimal oder gibt es beispielsweise räumliche Einschränkungen? Müssen zeitliche Limits berücksichtigt werden? Und wie sieht es mit der Internetverbindung aus? Eine Klärung dieser Fragen im Vorfeld ist unerlässlich, um einen reibungslosen Ablauf des Meetings zu garantieren.

Sind alle Hindernisse aus dem Weg geräumt, so kann das Governance Meeting beginnen.

Die Struktur von Governance Meetings inklusive Agenda

Den Anfang macht das sogenannte Check-in, das Teilnehmenden die Gelegenheit gibt, mental anzukommen. Ziel ist die Schaffung von Präsenz, Sicherheit und Fokus.

Im Anschluss an die Check-in-Runde wird eine Agenda erstellt, die von dem ebenfalls vom Team gewählten „Sekretär“ verwaltet wird.

Alle Teilnehmenden können ihre „Spannungen“/Probleme sowie Verbesserungsvorschläge in Form einer Strukturänderung vortragen. Durch den Prozess führt der Facilitator. Nachdem er einen Punkt der Agenda aufgerufen hat, trägt die einbringende Person das jeweilige Problem inklusive Lösungsvorschlag vor.

Die restlichen Teammitglieder können nun Verständnisfragen(Clarifying Questions) stellen. Sind diese geklärt, folgen im Einklang mit der vorgegebenen Struktur der Agenda Feedback-Runde, eventuelle Anpassungen (Amend & Clarify) und Einwände (Objections). Bleiben Letztere aus, so wird die jeweilige Änderung vom Sekretär in den sogenannten Governance Records festgehalten.

Das Governance Meeting endet mit einer vom Facilitator geleiteten Check-out-Runde, in der alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, ihre Gedanken zum Treffen zu äußern.

Tipps für Organisationen: ein Wort zum Schluss

Abschließend stellt sich die Frage, was Unternehmen, die noch nach traditionellen Führungsmustern operieren, mitnehmen können. Welche Vorteile bieten das hier vorgestellte Holakratie Governance Modell sowie die eingehend beschriebenen Meetings?

Gemäß dem angestrebten Ziel der Holakratie offeriert die dezentrale Organisation im Vergleich zu von traditionellen Hierarchien geprägten Strukturen ein höheres Maß an Transparenz und Flexibilität. Die Chance, sowohl im Team als auch im Ausüben der jeweiligen Rolle rasch autonome Entscheidungen treffen zu können, begünstigt die Beschleunigung von Arbeitsprozessen. Vergleichbares gilt für die fokussierte Struktur der vorgestellten Governance Meetings. Ein positiver Nebeneffekt ist ein oftmals verbessertes Arbeitsklima aufgrund größerer Eigenverantwortung und flacher Hierarchien.

Wer mit dem Gedanken spielt, vom klassischen Pendant auf Holakratie-Governance umzusteigen, findet in speziellen Holacracy-Coaches kompetente Unterstützung. Bei der Einführung von MitarbeiterInnen in die Struktur von Governance Meetings stehen diese Organisationen mit Rat und Tat zur Seite.

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