Optimiertes Zeitmanagement mit Hilfe der ABC Analyse

Stress, Hektik und einzuhaltende Deadlines sind ständige Begleiter im Berufsalltag. Nicht selten kommt es vor, dass einem die Dinge über den Kopf zu wachsen scheinen. Um auch in turbulenten Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren, haben sich unterschiedliche Zeitmanagement-Modelle etabliert. Eine der bekanntesten Formen stellt dabei das Prinzip der ABC Analyse dar. Wir möchten ihnen mit diesem Artikel das Rüstzeug an die Hand geben, um künftig Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen, ohne dabei qualitative Abstriche machen zu müssen.

Die Entstehung der Methode

Vilfredo Pareto (1848 – 1923), ein italienischer Soziologe, Ökonom und Ingenieur, legte mit seinen Arbeiten zum „Pareto Prinzip“ den Grundstein für die ABC Analyse. Es besagt, dass 80 % Ertrag mit nur 20 % Einsatz erreicht werden können. Im Umkehrschluss impliziert dies, dass 80 % Einsatz notwendig sind, um auch die restlichen 20 % des Ertrags zu realisieren. Darauf aufbauend entwickelte 1951 H. Ford Dickie – der damalige Manager von General Electric – die Methode der ABC-Analyse, die bis heute als Mittel zur Planung und Entscheidungshilfe im betriebswirtschaftlichen Kontext Anwendung findet. Dazu ist es erforderlich, Wertepaare aus Objekten und Kenngrößen zu bilden, um diese anschließend sortieren, priorisieren bzw. gewichten zu können. Wertepaare der ABC Analyse können beispielsweise sein:

• Umsatz und Kunden
• Einkaufsvolumen und Lieferanten
• Lagerbestand und Artikel

Ziel der ABC Analyse

Unternehmen nutzen die ABC Analyse primär um den Einsatz von materiellen und immateriellen Ressourcen zu optimieren. Zu diesen Ressourcen zählen u. a. Energie, Rohstoffe, Geld oder Mitarbeiter. Für Faktoren, die wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen, werden mehr Ressourcen zur Verfügung gestellt als für Faktoren, die nur unwesentlich einen Wertanteil stiften. Daher werden diese mittels Unternehmensdatenanalyse nach den Klassen A, B und C kategorisiert:

A: hohe Priorisierung, da hoher Wertanteil

B: mittlere Priorisierung, da mittlerer Wertanteil

C: geringe Priorisierung, da geringer Wertanteil

Als Beispiel kann hier die klassische Kundenanalyse angeführt werden. A-Kunden mit hohem Umsatzanteil werden mit großem Maßnahmenaufwand an das Unternehmen gebunden, während für B- und C-Kunden (mittlerer bzw. geringer Umsatzanteil) deutlich weniger Ressourcen zur Verfügung stehen. So wird sichergestellt, dass Aktivitäten sinnvoll und ressourcenschonend für den Unternehmenserfolg eingesetzt werden.

Die ABC Analyse als Zeitmanagement-Methode

Unsere Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren massiv verändert. Globalisierung, Digitalisierung und neue Technologien verlangen von Führungskräften und ihren Mitarbeitern eine strukturierte und effiziente Arbeitsweise, um komplexe Aufgabenstellungen optimal zu lösen. Wer sich oft verzettelt und zu viel Zeit für unnötige Aktivitäten verschwendet, wird früher oder später Probleme bei der Erreichung von gesteckten Zielen und der Einhaltung von Vorgaben haben. Aus diesem Grund kann auch in Bezug auf das eigene Zeitmanagement die ABC-Analyse dabei helfen, den Arbeitsalltag effizienter zu bewältigen. Anstehende Aktivitäten sollten wir folgt kategorisiert werden:

A-Kategorie: akuter Handlungsbedarf und wichtig -> sofort und selbst erledigen

Aktivitäten in dieser Kategorie stiften den größten Wertbeitrag. Daher ist hier keine Nachlässigkeit erlaubt. Ein Aufschieben könnte fatale Auswirkungen für das Unternehmen haben (z.B. einen Key-Account kontaktieren).

B-Kategorie: nicht dringend, aber wichtig -> terminieren und bestenfalls selbst erledigen

Eine klare Terminierungsstrategie, die dann auch konsequent umgesetzt wird, ist hier besonders wichtig. Ein aus Zeitgründen kurzfristiges Delegieren an andere Mitarbeiter sollte eher die Ausnahme sein! (z.B. das fristgerechte Bearbeiten von Kundenbestellungen)

C-Kategorie: nicht wichtig, aber dringend -> bestenfalls delegieren oder zuletzt machen

In diese Kategorie fallen u. a. der klassische Papierkram, die tägliche Ablage und allgemeine Verwaltungsaufgaben. Die dafür benötigte Zeit steht oftmals nicht im Verhältnis zum Wertbeitrag für das Unternehmen. Trotzdem müssen die Dinge erledigt werden.

Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind (und damit keiner Kategorie zugeordnet werden können), dürfen als sogenannte Zeitfresser deklariert werden. Diesbezüglich muss man sich überlegen, ob hierzu überhaupt Aktivitäten erforderlich bzw. sinnvoll sind, da kaum oder kein Wertbeitrag zu erwarten ist.

Zusammenfassung

Das ABC Prinzip kann ihnen als Zeitmanagement-Methode dabei helfen, ihren Arbeitsalltag effizienter und strukturierter zu gestalten. Sie trennen Wesentliches von Unwesentlichem und schaffen so die notwendigen Rahmenbedingungen für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag. Konzentrieren sie sich in erster Linie auf wichtige A-Aufgaben, die maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. B- und C-Aufgaben sollten terminiert und/oder delegiert werden. Auf Grund der einfachen Anwendbarkeit hat sich dieses Tool zur Aufgabenstrukturierung bereits in vielen Unternehmen etabliert.

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