Die Pomodoro-Methode

Pomodoro ist eine Methode bzw. Technik für das Zeitmanagement, die ab den 1980er-Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Die Arbeit wird dabei in Abschnitte von je 25 Minuten eingeteilt, danach erfolgt eine Pause. Für die Kontrolle können Anwender*innen idealerweise einen Kurzzeitwecker verwenden, der beispielsweise für das Kochen oder als Eieruhr zum Einsatz kommt. So einen Timer nutzte Cirillo bei der Entwicklung von Pomodoro. Dieser hatte die Form einer Tomate (italienisch: pomodoro), weshalb Cirillo die ganze Methode so titulierte. Er benannte dann die Arbeitsabschnitte als Pomodori.

Warum ist Pomodoro erfolgreich?

Cirillo ging vollkommen zu Recht davon aus, dass das häufigere Einlegen einer Pause unserer geistigen Beweglichkeit dient. Das stimmte schon in den 1980er-Jahren, inzwischen ist es noch relevanter geworden. Wir werden im Sekundentakt von Informationen geflutet, wenn wir beispielsweise das Internet für die Arbeit nutzen, wie es die meisten Menschen heute machen. Das stresst, macht uns müde und senkt unweigerlich die Aufmerksamkeitsspanne. Pomodoro dient dazu, unseren Geist einmal Luft holen zu lassen. Damit können wir deutlich effizienter arbeiten und schaffen mehr, selbst wenn durch die Pausen die Arbeitszeit insgesamt ein klein wenig verringert wird.

Vorgehensweise bei der Methode Pomodoro

Cirillo schlug damals die folgenden fünf Schritte vor, die prinzipiell – mit kleinen Abweichungen – immer noch nützlich sind:

• #1 Aufgabe schriftlich formulieren
• #2 Timer auf einen Klingelton nach 25 Minuten einstellen
• #3 an der Aufgabe bis zum Klingelton arbeiten und dann die Abbruchstelle markieren (zum Beispiel mit „X“)
• #4 fünf Minuten Pause einlegen
• #5 nach vier Pomodori für 15 bis 20 Minuten pausieren.

Die Arbeitszeit verkürzt sich um etwa 25 Prozent, was wiederum davon abhinge, wann die betreffende Person ansonsten pausiert hätte (und wie lange). Wer allerdings seine eigene Arbeitspraxis beobachtet, wird feststellen, dass nach einer Phase des längeren, intensiven Durcharbeitens über ein bis zwei Stunden und das wiederum über den ganzen Tag die Pausen dann immer länger werden. Zumindest sinkt die Konzentration so weit ab, dass wir nach einigen Stunden kaum noch effizient arbeiten können. Daher lohnt es sich, auch heute die Pomodoro-Methode anzuwenden. Lediglich das #1 schriftliche Formulieren der Gesamtaufgabe ist möglicherweise ein aufwendiger und nicht immer nötiger Schritt. Oft sind die Aufgaben schon als Briefing vorgegeben.

Auf welchen Prinzipien basiert Pomodoro?

Zunächst einmal geht die gesamte Methode davon aus, dass wir uns einfach in kleinen Häppchen besser konzentrieren. Doch damit allein ist es noch nicht getan: Wer sich einfach einen Timer auf den Schreibtisch stellt, muss damit nicht zwingend effizienter werden. Zum gesamten Arbeitsprinzip gehören fünf essenzielle Pfeiler, die nicht identisch mit den Arbeitsphasen nach #1 bis #5 sind:

• Planung
• Bearbeitung
• Nachverfolgung
• Aufzeichnung
• Visualisierung

Wer die Pomodoro-Methode anwendet, muss auch seinen gesamten Arbeitstag planen und den anstehenden Aufgaben eine Priorität geben. Die oben genannten Punkte #1 bis #5 beziehen sich wohlgemerkt auf eine einzige Aufgabe. Wenn nun alle Tagesaufgaben geordnet und priorisiert vorliegen, ist auch der jeweilige Aufwand pro Aufgabe abzuschätzen. Wenn Aufgaben erledigt wurden, dürfen wir sie abhaken. Dieses Grundprinzip ist von modernen To-do-Listen bekannt. Auch ein einzelnes erledigtes Pomodoro auf der mit #1 bis #5 bezifferten Schrittliste für die Einzelaufgabe darf durchgestrichen werden, um uns ein Erfolgserlebnis zu verschaffen. Gleichzeitig gewinnen wir Daten für eine spätere Selbstreflexion, die sich sogar für das Projektmanagement nutzen lassen. Wir sehen unsere Fortschritte und auch Hemmnisse, weil wir die Vorgänge aufgezeichnet haben, wir können unsere Aufwände nachverfolgen. Das dient dem immer effektiveren Arbeiten.

Gleichzeitig können wir bei guter Arbeitsorganisation und Anwendung dieser Technik internes Abschweifen und externe Unterbrechungen durch Telefon und E-Mail unterbinden. So wäre es möglich, das Telefon abzuschalten, es aber wieder in Betrieb zu nehmen und auch E-Mails zu checken, wenn der Wecker geklingelt hat. Unter Umständen sollte das aber erst in der längeren Pause von 15 bis 20 Minuten geschehen, weil sonst in den kurzen Pausen kein Erholungseffekt einsetzt.

Ein großer Vorteil der Pomodoro-Methode ist das sogenannte Timeboxing: Wir sperren Aufgaben in eine Zeitbox und verringern damit unseren inneren Widerstand gegen sie. Sie liegen nicht mehr wie ein riesiger Berg vor uns. Wir müssen immer exakt 25 Minuten daran arbeiten. Dieser Zeitrahmen kann natürlich an individuelle Konzentrationsphasen angepasst werden. Bei manchen Menschen sind es 20, bei anderen 30 Minuten.

Bildnachweis: #488800169 © VectorMine – stock.adobe.com