Getting Things Done – Dinge erledigt bekommen mit Listen

Jeder kennt es: Endlose To-Do-Listen im Kopf. Das ungute Gefühl, beim Jonglieren aller Aufgaben aus verschiedenen Lebensbereichen etwas zu vergessen. Und die hieraus entstehende unterschwellige Anspannung, die eine gesunde Work-Life-Balance verhindert. Mit der Getting-Things-Done-Methode können Sie diesem Kopfkarussell in fünf Schritten Herr werden, ihre Aufgaben ordnen, verwalten und bewältigen und dabei entspannt die Kontrolle behalten.

Was ist Getting Things Done?

Entwickelt von Produktivitätsberater, Coach und Autor David Allen beschreibt Getting Things Done (GDT) eine Methode zur stressfreien Produktivität. Sie basiert auf der Feststellung, dass das menschliche Gehirn sich zwar wunderbar dazu eignet, Dinge, mit denen es sich direkt beschäftigt, zu bewerten und kreativ zu bearbeiten. Darin, sich ohne äußeren Anstoß an Dinge zu erinnern, ist es jedoch schlecht. Genau das wird in unserer heutigen Arbeits- und Lebensweise aber ständig erwartet. Und dies erzeugt zwangsläufig Stress und Anspannung. Die Lösung ist das Einrichten eines „externen Gehirns“, welches das Erinnern für uns übernimmt und so die Basis für effizientes und produktives Arbeiten an aktuellen Aufgaben bildet. GDT beruht darauf, alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, auszulagern und damit das Gehirn zunächst vom ständigen Druck, sich alles merken zu müssen, zu befreien.

Die fünf Schritte des Getting Things Done

1. Sammeln

Zunächst werden alle Aufgaben, Einfälle, Termine etc. in „Eingangskörben“ gesammelt. Dies kann ein physischer Korb oder genauso ein digitaler Ordner sein. Wichtig ist, dass Sie möglichst viele Dinge an möglichst wenigen Orten sammeln.

2. Verarbeiten

Einmal notiert, können Aufgaben gewichtet und geordnet werden. Was muss und kann sofort erledigt werden? Was braucht Planung? Was ist ein ganzes Projekt und was nur ein nächster Handlungsschritt? Und was ist vielleicht gar nicht so wichtig und muss nicht weiter bearbeitet werden?

3. Organisieren

Alle Aufgaben, die einen nächsten Handlungsschritt erfordern, werden nun kategorisiert und auf unterschiedlichen Listen zwischengelagert. Nächste Aktionen, Termine, Projekte, Ideen und Dinge, die aktuell warten bzw. delegiert wurden, werden in unterschiedliche Listen eingetragen. Zudem wird eine Liste mit „Referenzmaterialien“ erstellt, in der Begleitinformationen gesammelt und ebenso Dinge archiviert werden können. Sinnvoll ist es auch, bei den kategorisierten Aufgaben nach Kontexten zu unterscheiden.

4. Durchsehen

Während sich die vorhergehenden Schritte vor allem auf das Ordnen der Dinge beziehen, geht es beim Durchsehen darum, das „externe Gehirn“ zu nutzen, um die eigene Produktivität auf hohem Niveau halten zu können. Sichten und pflegen Sie Ihre Listen regelmäßig mindestens einmal pro Tag und halten Sie diese unbedingt aktuell. Dazu gehört es, Erledigtes zu streichen und die nächste Aufgabe auszuwählen. Einmal wöchentlich erfolgt ein Wochenrückblick. Hier werden die Eingangskörbe geleert, nächste Schritte für jedes Projekt fixiert, der Terminkalender aktualisiert und der Stand der delegierten Aufgaben überprüft sowie neue Ideen notiert.

5. Erledigen

Nun geht es darum, die definierten Aufgaben zu priorisieren, um sie erledigen zu können. Drei Kriterien müssen hierbei berücksichtigt werden: der Kontext, die verfügbare Zeit und die verfügbare Energie. Welche Aufgabe als nächstes erledigt werden sollte, hängt auch davon ab, in welchem Kontext Sie sich aktuell bewegen und welche Aufgaben somit überhaupt bearbeitet werden können. Kontextlisten helfen, offene Zeitfenster effizient mit passenden Aufgaben zu füllen. Kalkulieren Sie zudem, wie viel Zeit Ihnen für die Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung steht und wie viel Energie Sie aufwenden können. So finden Sie schnell die passende Aufgabe und können diese direkt erledigen.

Zusammenfassung

Natürlich wird es zunächst etwas Zeit kosten, Getting Things Done in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Haben Sie aber einmal Ihr Ordnungssystem aus Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen erstellt und eingeführt, bedeutet GTD eine enorme Erleichterung in Ihrer täglichen Arbeit. Dieses System wird Ihnen helfen, nicht nur effizienter und produktiver zu arbeiten, sondern auch mit freiem Kopf entspannter und souveräner entscheiden und handeln zu können.

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