Personal Kanban

Personal Kanban – Organisieren Sie sich selbst wie eine effiziente Fabrik

Effizientes Arbeiten hat viele Facetten: Es gibt die unterschiedlichsten Modelle, wie eine sinnvolle und effektive Nutzung der Arbeitszeit aussieht. Beim Personal Kanban greift man auf die Kanban-Methode zurück, die ursprünglich von Toyota entwickelt wurde. Dabei werden Aufgaben auf kleine Kärtchen geschrieben, die auf einem Board visualisiert werden. Mit einigen Abwandlungen kann es auch als Instrument fürs Zeitmanagement eingesetzt werden.

Warum ein ungeplantes Bearbeiten von Aufgaben Ihre Effizienz begrenzt

In einer Fabrik läuft eine Serienfertigung nach einem hocheffizienten und geordneten Vorgehen ab: eine Aufgabe wird zunächst begonnen, dann bearbeitet und schließlich beendet. Erst danach geht es mit der nächsten Aufgabe weiter. Im Vergleich dazu tendieren viele in ihrer persönlichen Arbeitsorganisation zu einem eher chaotischen Vorgehen: wir springen ständig zwischen Aufgaben hin und her. Das Problem dabei ist, dass jeder Wechsel des Kontextes für unser Gehirn einen gewissen Aufwand an Energie und Konzentration bedeutet. Durch den ständigen Wechsel verbrauchen wir viele Ressourcen, ohne tatsächlich Ergebnisse zu erzeugen.

Eine Ursache dieser schlechten Organisation ist, dass uns Aufgaben durch viele verschiedene Kanäle erreichen: Kalendereinträge, E-Mails, To-Do-Listen, Anrufe, mündliche Absprachen oder Notizen auf dem Schreibtisch. Das Gehirn wird dabei durch eine aufblinkende E-Mail stärker getriggert als durch eine trockene Denkaufgabe. Aber es ist wichtig zu erkennen, dass alle diese Aufgaben am Ende des Tages mit der gleichen Währung bezahlt werden: mit unserer Zeit. Wenn man sich in unwichtigen Aufgaben und Details verliert, ist man am Feierabend schlechter aufgestellt, als wenn man den Tag über die „richtigen“ Aufgaben angepackt hast.

Personal Kanban: Die Methode

Der Kern der Methode besteht darin, alle eingehenden Aufgaben in einer gleichen Art und Weise zu erfassen: mit einer Kanban Karte. Alle Kanban Karten werden dann auf einem Kanban Board angeordnet. Dieses Board kann zum Beispiel ein Whiteboard, eine Pinnwand oder ein großes Blatt Papier sein. Das Board ist dabei in drei Spalten aufgeteilt:

  • To Do“ für neue Aufgaben
  • Doing“ für aktive Aufgaben
  • Done“ für abgeschlossene Aufgaben

Die gleichzeitige Arbeit an zu vielen Aufgaben wird dadurch verhindert, dass die Spalte Doing zu jedem Zeitpunkt nur eine bestimmte Anzahl an Karten enthalten darf. Um die Methode in einem neuen oder aktiven Projekt anzuwenden, werden zunächst alle Aufgaben erfasst und der Spalte To Do zugeordnet. Auch alle weiteren Aufgaben, die während der Projektlaufzeit hinzukommen, landen in dieser Kategorie. Wenn eine Aufgabe dann begonnen und schließlich abgeschlossen wird, wechselt die zugehörige Karte jeweils die Spalte. Wer möchte kann die Karten farblich gestalten oder in einer bestimmten Reihenfolge in der Spalte sortieren, zum Beispiel nach Priorität oder Art der Aufgabe.

Vorteile von Personal Kanban

Bei der Personal Kanban Methode bekommt jede Aufgabe die gleiche Form. Nichts blinkt, nichts verschwindet im Postfach. Alles ist von der Erscheinung her erst einmal gleich gestaltet. Das schafft Ordnung im Arbeitsablauf und macht den Blick frei für die wichtigen Inhalte.

Bei einem naiven Ansatz neigen wir dazu, uns zuerst die angenehmsten Aufgaben rauszusuchen: wenig Aufwand, viel Effekt. So triggern wir unser Belohnungssystem im Gehirn. Bei der Personal Kanban Methode ist dieser Drang gebremst. Bearbeitet wird immer das, was gerade in der Doing Spalte steht.

Viele Vorgesetzte wollen gerne wissen, was ihre Mitarbeiter gerade bearbeiten. So können sie Einfluss auf die Priorisierung nehmen und den Fortschritt nachvollziehen. Wenn alle Mitarbeiter die Methode anwenden, entsteht mit wenig Aufwand viel Transparenz. Und die Karten können sogar durch Delegieren den Bearbeiter wechseln.

Nachteile der Methode

Im Vergleich zu einer unstrukturierten Arbeitsweise entsteht ein gewisser Aufwand für die Dokumentation. Insbesondere dann, wenn sehr kleine Aufgaben erfasst werden. Daher sollte jede Aufgabe einen gewissen Mindestaufwand haben, um erfasst zu werden.

Manchmal bleiben Aufgaben lange in einer Spalte hängen und bewegen sich nicht durch das System. Das schränkt die Freude und Effizienz der Methode ein. Häufig ist dann die Aufgabe zu groß gewählt und sollte in kleinere, leichter zu bearbeitende Aufgaben unterteilt werden.

Die Anwender werden vermutlich sehr von der geringen Anzahl an gleichzeitigen Aufgaben profitieren. Manchmal kann die Situation es aber erforderlich machen, dass man mehr Aufgaben als gewollt in der Bearbeitung hat. In diesem Fall kann es helfen die Methode bewusst pausieren zu lassen und sie zu einem passenden Zeitpunkt wieder aufzunehmen.

Zusammenfassung

  • Die Personal Kanban Methode kann dabei helfen, die eigene Arbeitsorganisation in den Griff zu bekommen. Der Kern dabei ist die Visualisierung der Aufgaben in Form von Kanban Karten.
  • Durch diese Methode kann man das ständige Springen zwischen Aufgaben reduzieren und hat einen klaren Blick für die aktuell anstehenden Themen
  • Durch einen Blick auf das Kanban Board kann man schnell Kollegen oder Vorgesetzten kommunizieren, woran man gerade arbeitet. Das erleichtert die Teamarbeit und schafft Transparenz.

Bildnachweis: #456405503 | © Vectors – stock.adobe.com

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