Zeitfresser Schaubild

Zeitdiebe erkennen und ausschalten

Effizienz ist für uns alle ein wichtiges Gut. Schließlich geht es darum, die Arbeit in einer bestmöglichen Zeit auf bestmögliche Art und Weise zu verrichten. Gleichzeitig sichern wir uns durch effizientes und zielgenaues Arbeiten freie Zeit im Anschluss. Diese ist mindestens genauso wertvoll. Gift für unsere Effizienz und für unser gelungenes Zeitmanagement sind die Zeitdiebe. Sie begegnen uns immer wieder und mit ihnen wollen wir uns auch in diesem Beitrag beschäftigen wollen. Wie die Zeitflussanalyse hilft, diese Diebe von sich fernhalten zu können und welche Strategie am Ende zum Erfolg führen kann, wird ebenfalls Bestandteil sein.

Worum handelt es sich bei der Zeitflussanalyse und wie werden Zeitdiebe erkannt?

Die Zeitflussanalyse hat das klare Ziel, Zeitdiebe zu erkennen, die dann im Anschluss ausgemerzt werden können. Die größten Diebe unserer Zeit sind tatsächlich die, welche wir gar nicht auf Anhieb erkennen. So gelingt es den Tätigkeiten im Stillen, unsere Effizienz zu beeinflussen und wir kommen gar nicht auf die Idee, das Verhalten diesbezüglich zu verändern. Daher ist zunächst eine genaue Analyse und Beobachtung des eigenen Arbeitsverhaltens notwendig, damit wir im Anschluss unser Zeitmanagement entscheidend verbessern können. Die Grundlage der Zeitflussanalyse ist das genaue Beobachten der eigenen Arbeitsweise und wenn es möglich ist, auch das Notieren von Tätigkeiten, die in die Zeit der Analysephase fallen. Zwar mag das genaue Beobachten und Notieren für den Zeitraum mühsam sein, jedoch ergeben sich aus der späteren Analyse wichtige Erkenntnisse, die dazu führen, dass die Zeit effizienter genutzt wird.

Diese Zeitdiebe stören unser Zeitmanagement

Zeitdiebe, gegen die es eine Strategie zu finden lohnt, gibt es in mannigfaltiger Art und Weise. Vor allem wer sich mit den beliebten sozialen Medien beschäftigt, dem droht, viel Zeit zu verlieren. Zwar ist es zweifellos in Ordnung, einen kurzen Blick auf diese zu werfen und ggf. auch einen Kontakt mit diesem Medium zu pflegen. Jedoch neigen wir häufig dazu, uns beim Scrollen in der Zeit zu verlieren und am Ende viel mehr dieser Zeit zu verlieren, als wir ursprünglich eingeplant haben. Auch das Nutzen von Nachrichtendiensten am Handy kann dazu führen, dass wir uns verlieren. Außerdem kann das dazu führen, dass wir die Ziele, die wir gerade mit unserer Arbeit verfolgen, zumindest für einige Augenblicke nicht mehr im Blick haben.

Eine solche Verfahrensweise führt zu immensen Zeitverlusten. Wer sich bei einer Zeitflussanalyse einmal aufgeschrieben hat, wie lange er wirklich mit dem Smartphone oder den sozialen Medien beschäftigt ist, der wird teilweise erschrecken. Doch nicht nur die digitale Welt liefert uns bei der Arbeit Hindernisse, die zu echten Zeitfressern werden können. Auch die klassische Kaffee- oder Teepause kann dazu ausufern, dass wir uns mit anderen Dingen beschäftigen und länger als ursprünglich gedacht nicht bei der Arbeit sind.

Dies bedeutet natürlich nicht, dass wir keine solcher Pausen mehr machen sollten. Jedoch kann eine echte Strategie im Zuge des Zeitmanagements dazu führen, dass hier mehr Effizienz gefördert wird und Klarheit entsteht. Ist die Analyse gelungen, so macht man sich selbstredend an eine Taktik, die am Ende zur größeren Effizienz führen soll.

Welche Strategie kann bei der perfekten Zeiteinteilung helfen

Bei der Zeitflussanalyse schreiben wir uns genau auf, welche Zeitdiebe im Laufe eines Arbeitsprozesses auftreten und stören. Dies kann auch beim Finden einer richtigen Strategie helfen, die uns am Ende weiterbringt. Einen Tagesablauf genau zu planen kann unterstützen, effizient zu sein und die Zeiten für die Arbeit genau einzuhalten. Besonders wichtig scheint es dabei zu sein, ganz bewusst Pausen einzubauen und dann im Gegenzug Zeitdiebe komplett vom Arbeitsplatz zu verbannen. Wer 2 Stunden arbeitet, im Anschluss 20 Minuten Pause macht und während der Arbeit kein Handy am Platz hat und andere Zeitdiebe konsequent vermeidet, der arbeitet in der Regel effizient und zielgerichtet.

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