Die Teamführung in Remote Teams gibt es schon länger, seit die technischen Möglichkeiten dies zulassen. Eine vollkommen neue Brisanz erhielt die Aufgabe ab 2020 mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie. Plötzlich saßen die eigenen Mitarbeiter überwiegend bis ausschließlich im Home-Office. Für routinierte Führungskräfte kann das eine neue Erfahrung bedeuten.

Was ist schwierig an der Führung eines Remote Teams?

Bewährte Prinzipien und Methoden aus dem Büro funktionieren auf Distanz nicht wie gewohnt. Grundsätzlich ist Distanzführung möglich, nur eben anders als bei der Präsenzführung. Der Teamchef musst stets die Besonderheiten seines virtuellen Teams berücksichtigen.

Übrigens sind beide Seiten von dieser besonderen Situation betroffen: Der Teamchef genauso wie sämtliche MitarbeiterInnen. Letztere können das Home-Office als echten Benefit empfinden und auch die schiere Notwendigkeit dieser Arbeitsplatzgestaltung einsehen. Diese ergibt sich beispielsweise aus dem Vergrößern einer Abteilung ohne Umzug in ein neues, größeres Büro. Jedoch gibt es auch Kolleginnen und Kollegen, die den persönlichen Kontakt mit ihrem Team sehr schätzen und daheim schnell vereinsamen. Diese muss der Teamchef auf besondere Weise abholen.

Davon abgesehen ist die Gestaltung der Kommunikation in einem virtuellen Team eine neue Herausforderung. Soll unten rechts auf dem Desktop stets ein Chatfenster offenbleiben? Sollen die Mitarbeiter ständig ans Telefon gehen? Welche Bedeutung haben Videochats und -konferenzen? Welches Outfit wird von den Mitarbeitern verlangt? Es versteht sich von selbst, dass niemand im Schlafanzug an der Videokonferenz teilnehmen kann, doch welches Outfit ist für das Home-Office wirklich angemessen?

Top-Priorität: Kommunikation

Aus dem Gesagten ergibt sich schon, dass die Gestaltung der Kommunikation im virtuellen Raum höchste Priorität haben muss. Auch im Büro gibt es Regeln für die Kommunikation wie beispielsweise diejenige, nicht einen Kollegen spontan anzusprechen, der offenbar gerade über einer kniffligen Aufgabe brütet oder der gerade mit einem Kunden telefoniert.

Solche Regeln muss ein virtuelles Team auch einführen, doch es sind andere. Schließlich sieht niemand, dass der Kollege gerade einen Kunden in der Leitung hat. Wie schnell soll jemand auf eine Chatanfrage reagieren? Darf er sich für die nächsten fünf Minuten entschuldigen? Soll er vielleicht beim Kundenanruf gleich das Chatfenster schließen? Solche Regeln muss der Chef festlegen. Einige Grundregeln für die Führung von Remote Teams sind:

  • Videokonferenzen sollten Sie als regelmäßige Meetings ansetzen – zum Beispiel täglich 08.00 h.
  • Es gibt für Videokonferenzen einen Dresscode. Dieser könnte lauten: Ordentliche Alltagskleidung, im Hintergrund ein aufgeräumtes Home-Office (keine Videokonferenz mit dem Laptop am Küchentisch).
  • Chatfenster sollten anzeigen, wer gerade für den Chat verfügbar ist. Wer zu sehr beschäftigt ist, schließt sein Chatfenster. Die anderen Kollegen sehen das.
  • Telefonate könnten auf das Nötigste limitiert werden – zugunsten eines priorisierten Chats. Ob und wie genau so eine Regel eingeführt wird, hängt von der Branche ab. Wenn aber in einem Remote Team die Kollegen sehr häufig mit Kunden telefonieren, ist so eine Priorisierung höchst sinnvoll.
  • Es gibt Pausen und einen Feierabend. Ob sich die Kollegen nach Feierabend noch gegenseitig Mails schicken dürfen (mit der Option, dass der Empfänger sie erst am kommenden Tag liest), muss zwingend vereinbart werden.
  • Ebenso bedarf es einer zwingenden Vereinbarung, ob Messenger wie WhatsApp außerhalb der Dienstzeit für die Kommunikation genutzt werden dürfen. Der Chef sollte sich das verbieten und verbitten, also selbst niemals außerhalb der Dienstzeit ein Teammitglied kontaktieren, aber auch selbst Anfragen dieser Art nach Feierabend verweigern.

Wie viel soll man virtuell kommuniziert?

Ausdrücklich nicht zu viel. Wer glaubt, mit endlosen Nachrichtenbomben seine Kollegen anbinden zu können, wird sie in Wahrheit unerhört stressen. Fassen Sie sich kurz! Es dürfen auch etwas häufigere, müssen aber in jedem Fall kurze Nachrichten sein. Dennoch sollten die Kolleginnen und Kollegen stets das Gefühl haben, dass der Chef informiert ist und an sie denkt.

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