So gelingt die Urlaubsübergabe

Der Urlaub will ganz entspannt und ohne nervige Anrufe aus dem Büro verbracht werden. Und der Wiedereinstieg in den Job sollte ebenso unkompliziert ablaufen. Wir geben Tipps, wie die Urlaubsübergabe gelingt.

Auf diese Weise können Sie Ihren Urlaub genießen, die dringendsten Aufgaben bleiben dennoch nicht liegen. Und Sie müssen bei Ihrer Rückkehr keinen Scherbenhaufen zusammenfegen.

Frühzeitig mit den Planungen beginnen

Spätestens zwei bis drei Wochen vor dem letzten Arbeitstag gilt es, Kollegen und Kunden über Ihren Urlaub zu informieren. Verfassen Sie eine Notiz oder telefonieren Sie die wichtigen Ansprechpartner ab. Dann können die Kollegen sich auf Ihre Abwesenheit vorbereiten und in Ruhe den Übergang gestalten.

Begleitend sollten Altlasten abgetragen sein. Nicht mehr benötigte Ausdrucke schreddern Sie, Dokumente verstauen Sie in Ordnern. To-dos, die mehrere Kollegen betreffen, können Sie auf dem Whiteboard notieren. Als Projektleiter müssen Sie durch ausführliche Notizen sicherstellen, dass die Arbeit in Ihrem Team während Ihrer Abwesenheit wie gewohnt weiterlaufen kann.

Checkliste anfertigen und wichtige Daten hinterlegen

Soll der Kollege wichtige Aufgaben übernehmen, benötigt er eine Übersicht mit den wichtigsten Dokumenten und den zugehörigen Anweisungen, die klar und verständlich sein sollten. Umso besser, wenn ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, an dem sich die Vertretung orientieren kann. Je ausführlicher die Notizen sind, desto reibungsloser verläuft der Übergang. Im Zweifelsfall sollte aber eine Notfallnummer vorhanden sein, auf der Sie für Ihre Vertretung zu erreichen sind.

Ihre Urlaubsvertretung muss über die täglichen Aufgaben und laufende Projekte informiert sein. Legen Sie eine Mappe an, die alle notwendigen Dokumente enthält. Der Kollege benötigt unter Umständen Zugriff auf das PC-Konto oder den Firmen-Account. Hierfür gilt es, Passwörter und Zugänge zurücklegen. Auch kurzfristige Aufgaben sowie Termine dürfen Sie nicht vergessen. Gibt es Deadlines oder stehen wichtige Meetings an, über welche die Vertretung informiert sein muss? Notieren Sie alles Wichtige, um den Übergang möglichst unkompliziert zu gestalten.

Abwesenheitsnotiz erstellen

Am letzten Arbeitstag gilt es, eine Abwesenheitsnotiz für Telefon und E-Mail-Account zu erstellen. Das Telefon kann mit einer informativen Ansage bestückt sein und der E-Mail-Account sendet eine Abwesenheitsnotiz.

Die Vertretung benötigt genügend Zeit, um sich auf die zusätzlichen Aufgaben einzustellen. Vereinbaren Sie ein Gespräch mit dem zuständige Kollegen, damit Sie offene Fragen noch beantworten können. Am letzten Arbeitstag sollten Sie die Mitarbeiter noch einmal separat informieren, damit der Ablauf wirklich reibungslos ist.

Kurz vor dem Urlaub müssen die wichtigsten Projekte abgeschlossen oder mit einem sauberen Schnitt pausiert werden. Eine To-do-Liste hilft Ihnen, den Überblick über die wichtigsten Aufgaben zu behalten. Die „Pufferzone“ in der letzten Arbeitswoche sollte jedoch nicht zu stark gefüllt sein. Am besten wird der Arbeitsaufwand nach und nach reduziert, um dann ganz entspannt den verdienten Urlaub genießen zu können.

So bereiten Führungskräfte und Selbstständige die Urlaubsübergabe vor

Führungskräfte müssen meist auch im Urlaub erreichbar sein. Ein tägliches, genau festgelegtes Zeitfenster, in dem Sie E-Mails beantworten und Telefonate entgegennehmen, bringt auch in der Freizeit ein Mindestmaß an Kontrolle über die Vorgänge am Arbeitsplatz. Das Zeitfenster muss den Kollegen und Kunden bekannt sein. Arbeitsaufgaben sollten Sie dann aber auch tatsächlich nur in diesem Zeitrahmen erledigen.

Auch Selbstständige müssen ihren Urlaub vorausschauend planen. Etwaige Fristen und Termine müssen vorgezogen oder verschoben werden. Gleichzeitig gilt es, Geschäftspartner und Kunden proaktiv zu benachrichtigen.

Falls vorhanden, können Sie das Mitarbeiterportal nutzen, um sämtliche Kollegen über den anstehenden Urlaub zu informieren. Gleichzeitig müssen aber auch Firmen-externe Personen informiert Bescheid wissen, Informationskanäle sind etwa Mailbox-Nachrichten, E-Mails oder persönliche Treffen. Die wichtigsten Ansprechpartner sollten Sie persönlich informieren.

Übergabe-Mail: das muss drin stehen

Die Übergabe-Mail sollte für jeden Kunden und jedes Projekt individuell erstellt werden.

Diese Informationen sollten unbedingt enthalten sein:

• anstehende und erledigte Aufgaben
• Deadlines, Termine und wichtige Ansprechpartner
• wichtige Zugangsdaten, Telefonnummern und Mail-Adressen
• Ablageorte für wichtige Dokumente.

Die Liste informiert die Urlaubsvertretung über die wichtigsten Aufgaben, die sie dann gewissenhaft und vollständig erfüllen kann.

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