Urlaubsvertretung planen

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Post-it UrlaubsvertretungFast jeder Vorgesetzte kennt die Probleme der Mitarbeiter Urlaubsplanung. Geht es darum, wer, wann und wie lange Urlaub erhält, kommt es in zahlreichen Betrieben zu großen Diskussionen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Urlaubsvertretung über die Bühne bekommen und am Ende immer noch motivierte Mitarbeiter haben.

Fair spielen und Alternativen anbieten

Denken Sie daran, meist wird der Mitarbeiter, die Urlaubsvertretung sein, der den Urlaub nicht zu seiner gewünschten Zeit erhalten hat. Deswegen sollten Sie bereits den ersten Fehler vermeiden, in dem Sie willkürlich einem Mitarbeiter ständig zustimmen und dem anderen nicht. Wenn sich wirklich die Wünsche zweier oder sogar mehrere Personen überschneiden, wiegen Sie ab, wer den Urlaub mehr verdient.

Arbeitskräfte mit Kindern sollten hier den Vorzug bekommen. Geht es jedoch um eine Hochzeitsreise oder ähnliches, hat natürlich derjenige die besseren Karten. Belohnen Sie den, der verzichten muss, mit einem extra freien Tag oder einer Prämie. Nicht vergessen, nur zufriedene Mitarbeiter leisten das, was sie sollen und gerade in der Urlaubszeit darf der Betrieb nicht still stehen.

Urlaubsvertretung im Vorfeld bestimmen

Ist bereits Wochen oder Monate vorher klar, wer als Urlaubsvertretung agiert, kann sich seelisch darauf vorbereiten. So ist ferner möglich, dass der Mitarbeiter in gewisse Abläufe eingeschult wird, die ihm zuvor unbekannt waren. Außerdem kann die Vertretung schon im Vorfeld mithelfen, dass sich die Aufgaben bis zum Urlaubsantritt nicht anhäufen.

Wichtig: Bestimmen Sie mindestens zwei Urlaubsvertretungen, wenn Sie einen größeren Betrieb haben. Nicht selten sind Mitarbeiter genau dann krank, wenn andere ihren Urlaub genießen. Um das totale Chaos zu vermeiden, sollten Sie auf solche Situationen vorbereitet sein.

Folgende Dinge sind im Vorfeld zu erledigen:

  • Aufgaben soweit erledigen, dass die Vertretung nicht im Chaos versinkt.
  • Im Vorfeld fragen klären, falls es sich um Aufgaben handelt, die die Vertretung nicht kennt.
  • Rechtzeitig ein, zwei Mitarbeiter als Urlaubsvertretung bestimmen.

In vielen Betrieben machen die Mitarbeiter untereinander aus, wie sie die Urlaubsvertretung handhaben. Das ist gut, darauf sollten Sie sich als Unternehmer aber nicht verlassen. Es kommt immer darauf an, ob es sich um ein selbstständiges Team handelt oder um Menschen, die Anweisungen gewöhnt sind. Diskutieren Sie diese Punkte im Vorfeld mit den Mitarbeitern, sodass keine Unklarheiten offen bleiben.

Bricht das Chaos im Büro aus, schadet das nicht nur der Firma an sich, auch kommt es vor, dass Mitarbeiter aus ihren verdienten Urlaub ins Büro kommen müssen. Dies ist sicherlich nicht im Interesse der Firmenleitung. Der Betroffene freut sich über solche Situationen ebenso wenig und nicht vergessen, irgendwann wird auch er die Vertretung sein. In Betrieben sollte immer fair gespielt werden, weil die Rollen bekanntlich immer wieder tauschen.

Diese Aufgabe sollte der Mitarbeiter im Vorfeld erledigen

Bevor es in den Urlaub geht, sollte der Abreisende vorab ein paar Dinge erledigen. Je besser vorbereitet, desto weniger Stress hat jene Person, die zur Vertretung antritt.

  1. Die Übergabe ordnungsgemäß durchführen

Jener Mitarbeiter der in den Urlaub geht, sollte die Vertretung einschulen. Nicht 2 Stunden vor Betriebsschluss, sondern besten falls schon einige Tage vorher. Besprechen werden aktuelle Projekte, welche Aufgaben anfallen, welche Deadlines bestehen und welche Dinge grundsätzlich zu beachten sind.

  1. Eine Abwesenheitsnachricht hinterlassen

Auf den Anrufbeantworter und auch im E-Mail-Postfach sollte immer eine Abwesenheitsnachricht vorhanden sein. Dort wird bekannt gegeben, wann der Mitarbeiter wieder zurück ist und an wen sich die Kunden wenden können.

  1. Wichtige Unterlagen und Kontaktinformationen vorbereiten

Findet die Vertretung gewisse Unterlagen nicht, muss sie den Urlauber stören. Dies lässt sich verhindern, in dem wichtige Dokumente vorbereitet werden. Am besten in eine extra Ablagebox mit Post-It versehen. Umgekehrt darf auch die Vertretung Ordnung halten und das System übernehmen. Sonst gibt es Probleme, wenn sich die Medaille umdreht und die Vertretung nicht da ist. Auch Telefonnummern von Ansprechpartnern müssen vorhanden sein.

Da es hin und wieder zu Mitarbeiterausfällen oder Problemen kommen könnte, ist es wichtig einen Notfallplan zu erstellen. Im besten Fall werden die Kunden vertröstet, bis der Mitarbeiter wieder zurück ist.

Tipp: Eine Urlaubssperre bei wichtigen Terminen könnte helfen. Dies ist natürlich immer von der Branche abhängig. Je mehr Menschen über bestimmte Projekte informiert sind, desto besser. Aber generell gilt, je wichtiger die Aufgabe, desto sinnvoller ist es, den Urlaub erst danach anzutreten. Beachten Sie dies auch bei der Projektvergabe. Wenn Ihr Mitarbeiter auf Urlaub geht, sollten Sie ihm nicht gerade da eine Aufgabe geben, die in diesen Zeitraum reinfällt. Wer vorher plant hat schon gewonnen.

Foto:#69373977 | © ginae014 – Fotolia.com

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