Trennungsgespräch richtig führen

Trennungsgespräche sind zur Standardpraxis geworden, unabhängig davon, ob Sie einem Beschäftigten kündigen oder ihm einfach eine neue Position in Ihrem Unternehmen anbieten. Allerdings werden nicht alle Trennungsgespräche auf die gleiche Weise geführt, noch folgen sie alle dem gleichen Protokoll.

Definition: Was ist ein Trennungsgespräch?

Ein Trennungsgespräch ist ein Gespräch zwischen einem Mitarbeitenden und seinem:r Vorgesetzten oder einer Person aus der Personalabteilung, in dem die bevorstehende Beendigung des Arbeitsverhältnisses besprochen wird. Solche Gespräche werden in der Regel geführt, wenn ein Mitarbeitende:r das Unternehmen aus verschiedenen Gründen verlässt, wie z.B. Kündigung, Ablauf eines befristeten Vertrags, Renteneintritt oder persönliche Gründe. Das Ziel des Trennungsgesprächs ist, die Gründe für die Trennung klarzustellen, etwaige Unstimmigkeiten oder offene Fragen zu klären und einen respektvollen Abschluss der Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Unterarten des Trennungsgesprächs

Ein Kündigungsgespräch ist ein spezifischer Typ des Trennungsgesprächs, bei dem ein:e Mitarbeitende:r darüber informiert wird, dass das Arbeitsverhältnis vom Arbeitgeber gekündigt wird. Dies kann aufgrund von wirtschaftlichen Gründen, betrieblichen Erfordernissen oder verhaltensbedingten Problemen erfolgen. In einem Kündigungsgespräch geht es darum, dem Mitarbeitenden die Kündigung mitzuteilen, die Gründe dafür zu erläutern und Informationen über die nächsten Schritte zu geben.

Ein Austrittsgespräch, auch Exit-Gespräch genannt, ist ein Gespräch, das normalerweise zwischen einem ausscheidenden Mitarbeitenden und einer Person aus der Personalabteilung oder dem Vorgesetzten geführt wird, um Feedback zur Arbeitsumgebung und -erfahrung des Mitarbeitenden im Unternehmen zu erhalten. Es wird in der Regel initiiert, wenn ein Mitarbeiter selbst kündigt oder das Unternehmen aus anderen Gründen verlässt. Das Ziel des Austrittsgesprächs ist es, wertvolle Informationen über Verbesserungsmöglichkeiten im Unternehmen zu sammeln, mögliche Probleme zu identifizieren und den ausscheidenden Mitarbeiter in einer positiven Atmosphäre zu verabschieden.

Hauptunterschiede der verschiedenen Typen

• Trennungsgespräch: Ein allgemeiner Begriff für Gespräche über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Kündigungsgespräch: Ein spezifischer Typ des Trennungsgesprächs, bei dem ein Mitarbeiter über seine Kündigung durch den Arbeitgeber informiert wird.
• Austrittsgespräch (Exit-Gespräch): Ein Gespräch, das mit einem ausscheidenden Mitarbeiter geführt wird, um Feedback zu sammeln und den Mitarbeiter in einer positiven Atmosphäre zu verabschieden.

Bereiten Sie sich auf das Treffen vor

Das Trennungsgespräch ist Ihre Chance, Fragen zu stellen, die Ihnen helfen könnten, die Umstände der Entlassung besser zu verstehen. Denken Sie daran, dass dies keine Zeit für Anschuldigungen oder Erklärungen ist, sondern eher zum Sammeln von Informationen.

Stellen Sie sich zur Vorbereitung auf das Meeting diese vier Fragen:

1. Was versuche ich herauszufinden?
2. Was werden meine nächsten Schritte sein?
3. Welche Perspektive hat der/die Mitarbeitende auf die Situation?
4. Bin ich bereit, diesem Mitarbeitende zu kündigen?

Überlegen Sie, was vor dem Trennungsgespräch passieren kann: Entwickeln Sie mindestens eine Woche vor dem Gespräch mit dem/der  Mitarbeitenden ein Skript mit den wichtigsten Punkten, die Sie während des Prozesses beachten sollten. Wenn Sie im Voraus wissen, was Sie sagen möchten, wird es Ihnen leichter fallen, dieses schwierige Gespräch zu führen. Beginnen Sie damit, dem Mitarbeiter für seine Arbeit zu danken und ihn wissen zu lassen, dass er entlassen wurde, weil seine Fähigkeiten nicht mehr mit den Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen. Lassen Sie ihn wissen, wie viel er zu Ihrer Organisation beigetragen hat, danken Sie noch einmal und drücken Sie aus, wie traurig Sie darüber sind, dass die Dinge so enden. Stellen Sie sicher, dass Klarheit über Abfindungen und Leistungen wie Urlaubstage und Krankenversicherung herrscht.

Planen Sie das Treffen

Planen Sie ein Treffen mit dem Mitarbeiter, bei dem Sie seine Beschäftigung durchgehen und den Grund für die Kündigung besprechen. Anschließend schreiben Sie in Gedanken auf, was Sie sagen wollen. Bringen Sie alles offen heraus, damit beide Parteien einvernehmlich weitermachen können. Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht, wie es berechnet wird und wann sie es erhalten. Wenn sie wegen Pensionierung oder Invalidität ausscheiden, machen Sie klar, ob sie Anspruch auf Leistungen sowie auf andere Entschädigungen haben, die ihnen möglicherweise geschuldet werden. Teilen Sie ihm mit, wer der Ansprechpartner an seinem Arbeitsplatz ist, falls er in Zukunft Fragen haben sollte. Das Trennungsgespräch ist oft die letzte Interaktion, die Sie mit der Person haben werden, also stellen Sie sicher, dass Sie es professionell und nachdenklich handhaben. Denken Sie daran, dass es keinen einheitlichen Ansatz gibt; jedes Trennungsgespräch sollte auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten werden.

Das richtige Trennungsgespräch am Arbeitsplatz

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist nie einfach, aber es ist wichtig, es richtig zu machen. Wenn Sie einem Mitarbeiter kündigen, sollten Sie folgende Schritte einhalten:

1. Erklären Sie, warum die Entscheidung getroffen wurde, und machen Sie deutlich, wie es weitergeht.
2. Legen Sie fest, welche Unterstützung der Mitarbeiter von Ihnen erwarten kann, z. B. Referenzen oder Geld für Ausgaben.
3. Bieten Sie ein Feedback über die Leistungen des Mitarbeiters während seiner Zeit bei Ihnen an und sprechen Sie darüber, was Sie sich von ihm in Bezug auf zukünftige Aufgaben erhoffen.

Haben Sie ein klares Ziel

Ziel des Trennungsgesprächs ist es, Informationen über die Arbeit des Mitarbeiters und seine Erfahrungen mit dem Unternehmen zu sammeln. Dies kann als Referenz verwendet werden, wenn Sie versuchen, diese Position in Zukunft zu besetzen. Das Ziel dieses Treffens ist nicht herauszufinden, warum sie gegangen sind. Es ist jedoch wichtig zu wissen, ob Sie oder Ihr Team etwas anders hätten tun können, um sie am Verlassen zu hindern. Versuchen Sie, keine Fragen zu stellen, die zu einem Gespräch über persönliche Gründe für das Ausscheiden führen könnten, einschließlich: Glauben Sie, dass Sie ungerecht behandelt wurden?

Vergessen Sie den Papierkram nicht

Es ist wichtig, dass Sie das Trennungsgespräch korrekt führen, egal ob der Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis beenden möchte oder Sie einem Mitarbeiter kündigen. Führen Sie das Gespräch am besten persönlich und vergewissern Sie sich, dass beide Parteien sich darüber im Klaren sind, was die nächsten Schritte sind. Wenn es um Papierkram geht, vergewissern Sie sich, dass er unterschrieben und datiert ist. Schicken Sie sie mit einigen guten Erinnerungen an ihre Zeit in Ihrem Unternehmen sowie mit allen Materialien, die sie benötigen, nach Hause. Geben Sie ihnen genug Zeit, sich von allen zu verabschieden, mit denen sie zusammenarbeiten, und ihnen für all die Arbeit zu danken, die sie während ihrer Anstellung bei Ihnen geleistet haben.

Ein positives Ende

Führen Sie im Falle einer Entlassung ein Kündigungsgespräch mit Ihrem Mitarbeiter. Erklären Sie den Mitarbeitern den Ablauf. Sagen Sie ihnen, wie sie benachrichtigt werden und wie lange sie Zeit haben, bevor ihr Zugang abgeschaltet wird. Erklären Sie, welche Schritte sie als Nächstes unternehmen sollten, z. B. die Beantragung von Arbeitslosengeld und die Aufrechterhaltung ihrer anderen Verpflichtungen (Mietverträge, Telefondienst).

Nach dem Treffen

Nach dem Treffen ist es wichtig, detaillierte Aufzeichnungen über die Diskussion zu führen. Halten Sie fest, was besprochen wurde, wer teilgenommen hat und was Ihre nächsten Schritte sein werden. Es ist auch eine gute Idee, Ressourcen für Mitarbeiter anzubieten, um neue Arbeit zu finden.

Wenn sie Hilfe bei ihrem Lebenslauf oder ihren Bewerbungsgesprächen benötigen, gibt es zahlreiche Online-Ressourcen sowie lokale Agenturen, die ihnen helfen können. Wenn der Mitarbeiter Sie um Empfehlungen bittet, kann er auch schneller eine zukünftige Anstellung finden.

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